Słownik pojęć archiwalnych

Please select from the menu above

  • Abator

    jest to aparat do katalitycznego utleniania tlenku etylenu

  • Adnotacja

    dopisek, dodatkowa notatka, krótka informacja zwykle na określonym piśmie lub dokumencie

  • Aerator

    Komora do przewietrzania zbiorów

  • Akta

    dokumentacja pisana twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności

  • Akta specyficzne

    stanowią odbicie podstawowej, statutowej działalności danej jednostki organizacyjnej i w rzeczowym wykazie akt są klasyfikowane w klasach od 4 wzwyż

  • Akta sprawy

    cała dokumentacja, niezależnie od jej formy, która była, jest lub może być istotna przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej spraw

  • Akta wieczyste

    akta kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj, oznaczone symbolem A

  • Aktotwórca

    wytwórca akt, szerzej całej dokumentacji; określona jednostka organizacyjna

  • Algorytm kryptograficzny

    metoda działania przekształcająca dane w celu ukrycia lub ujawnienia ich zawartości informacyjnej

  • Aneks

    dokument dołączony do głównego dokumentu ze względu na merytoryczny z nim związek

  • Aprobata

    wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy

  • Archiwa państwowe

    archiwa podległe Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, gromadzą, opracowują, przechowują i udostępniają archiwalia wytworzone przez centralne i lokalne władze i urzędy państwowe, instytucje wymiaru sprawiedliwości, organy samorządu terytorialnego, instytucje i przedsiębiorstwa różnych działów gospodarki narodowej, oraz przechowują i udostępniają archiwa rodów i majątków ziemskich, akta grodzkie i cechowe, spuścizny osób prywatnych, zbiory regionalne, a także nadzorują archiwa zakładowe i prowadzą działalność informacyjną

  • Archiwa państwowe wyodrębnione

    są to archiwa: Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta i Urzędu Ochrony Państwa; Wchodzą one do państwowej sieci archiwalnej ale nie podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych; gromadzą głównie akta wytworzone przez te organy i podległe im jednostki organizacyjne

  • Archiwa zakładowe samorządowe

    archiwa urzędów i organów samorządu terytorialnego wszystkich szczebli oraz ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe

  • Archiwista

    pracownik realizujący zadania z zakresu kształtowania narastającego zasobu w składnicy akt bądź w archiwum zakładowym

  • Archiwistyka

    całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne. dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych

  • Archiwoznawstwo

    dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów (zbiorów) archiwalnych z uwzględnieniem ich zawartości treściowej

  • Archiwum

    Instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki; Komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji; Gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum

  • Archiwum prywatne

    [glossaryzespół archiwalny[/glossary] powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania

  • Archiwum przejściowe

    archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie

  • Archiwum zakładowe

    wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A” plus kat. „B”) jednostki organizacyjnej  uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych

  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    polega na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę

  • Brulion

    koncepcja pisma, wszelki brudnopis przygotowany dla sporządzenia z niego wersji czystopisowej

  • Czystopis

    tekst dokumentu, pisma urzędowego lub opracowania w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę

  • Dekretacja

    odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej, wskazująca komórkę organizacyjną lub referenta, który ma załatwić sprawę, ewentualnie sposób jej załatwienia albo zawierająca decyzję

  • Dokument

    akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim faktów i zdarzeń bądź danych

  • Dokumentacja

    zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. – niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy fotografie, taśmy magnetofonowe

  • Dokumentacja archiwalna

    Patrz: Materiały archiwalne

  • Dokumentacja audiowizualna

    utrwalona na takich nośnikach mechanicznych, jak fotografie, filmy, obrazy, nagrania telewizyjne i radiowe

  • Dokumentacja budowy

    obejmuje pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne, książkę obmiarów i dziennik montażu

  • Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna

    zbiór map oraz materiałów fotogrametrycznych, teledetecyjnych, rejestrów, wykazów, katalogów danych geodezyjnych i innych opracowań powstałych w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych

  • Dokumentacja inwestycyjna

    ogół dokumentów niezbędnych do realizacji zamierzonej inwestycji

  • Dokumentacja jawna

    dokumentacja nie zawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami

  • Dokumentacja konstrukcyjna

    ogół dokumentów, określających jednoznacznie wyrób (urządzenie), jego części składowe oraz wymagania jakościowe dotyczące wykonania i działania

  • Dokumentacja księgowa

    ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych a niekiedy także pisemne zlecenia dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operacji gospodarczych

  • Dokumentacja niearchiwalna

    dokumentacja mająca tylko czasowe, praktyczne znaczenie dla jej twórcy i podlegająca wybrakowaniu po upływie określonych przepisami okresów jej przechowywania

  • Dokumentacja niejawna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, chroniona stosownymi klauzulami tajności

  • Dokumentacja poufna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, objęta klauzulą „poufne”

  • Dokumentacja powykonawcza

    obejmuje dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi

  • Dokumentacja ściśle tajna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, objęta klauzulą „ściśle tajne”

  • Dokumentacja tajna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, objęta klauzulą „tajne”

  • Dokumentacja techniczna

    ogół dokumentów w formie rysunków, kalki, opisów i obliczeń niezbędnych do realizacji projektowanego obiektu, urządzenia, wyrobu lub procesu technologicznego

  • Dokumentacja technologiczna

    ogół dokumentów, zawierających dane dotyczące procesu technologicznego obróbki lub montażu oraz dane odnoszące się do pomocy używanych w tych procesach

  • Dokumentacja zastrzeżona

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczona klauzulą „zastrzeżone”

  • Dokumenty brakowania

    obejmują protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej sporządzony na formularzu Pu-A-34 oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę, sporządzony na formularzu Pu-A-33a dla dokumentacji aktowej i na formularzu Pu-A-33b dla dokumentacji technicznej

  • Działalność archiwalna

    obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej

  • Dziedziczenie materiałów archiwalnych

    przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora

  • Dziennik podawczy

    księga kancelaryjna służąca do rejestrowania w układzie chronologiczno-numerycznym pism wpływających i pism wychodzących oraz do kontroli ich obiegu

  • Ekspedycja

    wysyłka przez kancelarię lub sekretariat korespondencji i innych przesyłek

  • Ekspertyza archiwalna

    badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego w celu oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej

  • Ewidencjonowanie

    rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism

  • Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności, ważnych dla życia publicznego i gospodarczego, niepaństwowych jednostek organizacyjnych takich, jak partie polityczne, związki zawodowe, kościół katolicki oraz inne kościoły i związki wyznaniowe, fundacje, różnego rodzaju stowarzyszenia i towarzystwa, organy samorządu gospodarczego i zawodowego, organizacje społeczne i spółdzielcze, a także prywatne uczelnie, instytuty naukowe, banki, instytucje ubezpieczeniowe oraz wielkie przedsiębiorstwa i korporacje gospodarcze

  • Granice zespołu archiwalnego

    zakres materiałów archiwalnych zespołu wyznaczony przez związek zachodzący między materiałami archiwalnymi zespołu a jego twórcą. Granice zespołu wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych

  • Gromadzenie zasobu archiwalnego

    uzupełnianie państwowego zasobu archiwalnego lub zasobu archiwum przez dopływy i nabytki materiałów archiwalnych

  • Inne komórki

    pozostałe komórki organizacyjne aktotwórcy, w których występują akta o tym samym haśle klasyfikacyjnym co w komórce merytorycznej, lecz stanowią materiał cząstkowy, pomocniczy lub powtarzalny

  • Instrukcja archiwalna

    obejmuje przepisy określające cele i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt

  • Instrukcja kancelaryjna

    obejmuje przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

  • Inwentarz kartkowy

    inwentarz zespołu (zbioru) lub jego części sporządzony na znormalizowanych kartach inwentarzowych, stanowiący podstawę do opracowania inwentarza książkowego danego zespołu archiwalnego

  • Inwentarz zespołu archiwalnego

    systematyczny ciąg opisu jednostek archiwalnych wytworzonych przez twórcę zespołu i zgodny zazwyczaj z układem tych jednostek w kancelarii lub registraturze

  • Jednolity rzeczowy wykaz akt

    wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt

  • Jednostka archiwalna

    odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (księga, teczka, poszyt, mapa, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej i filmowej, dyskietka itp.)

  • Kancelaria

    wewnętrzna komórka organizacyjna wykonująca czynności kancelaryjne takie, jak przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom, ekspedycja przesyłek wychodzących itp.

  • Kancelaria tajna

    wyodrębniona komórka organizacyjna podległa bezpośrednio pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych, odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentacji niejawnej zawierającej informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową

  • Klasyfikacja

    podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt prze nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych

  • Klucze kryptograficzne

    ciąg symboli, od którego w sposób istotny zależy wynik działania algorytmu kryptograficznego

  • Komórka merytoryczna

    właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, do zadań której – zgodnie z regulaminem organizacyjnym – należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów (akt) w tym zakresie

  • Komórka organizacyjna

    departament, biuro, zespół, wydział, referat lub inna komórka wewnętrzna w instytucji

  • Komórka pocztowa

    kancelaria, ekspedycja lub inna komórka odbierająca i wysyłająca przesyłki

  • Konkordancja

    wykaz kolejnych sygnatur jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru) zestawiający sygnatury nowe z dawnymi lub dawne z nowymi

  • Konserwacja materiałów archiwalnych

    ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne; w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci

  • Korespondencja

    każde pismo wpływające do urzędu i instytucji lub przez nie wysłane

  • Księga

    grupa dokumentów zszyta i ujęta w trwałą oprawę

  • Księga nabytków i ubytków

    księga, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum lub wyłączone na stałe z zasobu archiwum

  • Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego

    oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów archiwalnych o wartości historycznej

  • Kwalifikacja archiwalna

    ocena wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych

  • Kwerenda archiwalna

    poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby

  • Lustracja

    forma kontroli archiwalnej dokonywanej przez archiwum państwowe w celu sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych tegoż archiwum przez nadzorowaną jednostkę organizacyjną

  • Luzy

    luźne, nie uporządkowane i najczęściej chaotycznie rozproszone pojedyncze dokumenty

  • Mapa

    graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru

  • Materiały archiwalne

    przekazy źródłowe określonych twórców zespołów archiwalnych mające znaczenie historyczne i z tego tytułu wieczyście przechowywane najpierw u ich twórców, później w archiwach państwowych

  • Metodyka archiwalna

    dział archiwistyki zajmujący się ustalaniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostępniania i konserwacji materiałów archiwalnych

  • Metr bieżący

    jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie

  • Obieg pism

    obieg pism w urzędzie (instytucji) od momentu ich otrzymania lub sporządzenia, przechodzących przez niezbędne punkty zatrzymania, do momentu załatwienia sprawy lub wysłania pisma do adresata

  • Ocena wartości dokumentacji

    Patrz: Ekspertyza archiwalna

  • Operat ewidencyjny

    zbiór złożony z map, rejestrów, zestawień gruntów, spisów alfabetycznych, skorowidzów, działek oraz dokumentów uzasadniających wpisy do rejestrów dotyczy jednego obrębu

  • Opis jednostki archiwalnej

    informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentaryzacji archiwalnej

  • Opisanie materiałów archiwalnych

    polega na umieszczeniu na każdej teczce aktowej: nazwy jednostki organizacyjnej, w której dane materiały powstały; symbolu klasyfikacyjnego i kwalifikacyjnego według wykazu akt; tytułu teczki tożsamego z hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt; rocznych dat krańcowych; sygnatury teczki; liczby stron w teczce

  • Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego

    dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych

  • Państwowy zasób archiwalny

    obejmuje materiały archiwalne stanowiące zasób archiwów państwowych, przechowywane w archiwach państwowych wyodrębnionych, w archiwach zakładowych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz przejmowane przez archiwa państwowe od niepaństwowych jednostek organizacyjnych w momencie ustania ich działalności, a także materiały archiwalne wybitnych osób fizycznych oraz znaczących dla historii Polski rodzin i rodów, uzyskiwane w drodze kupna lub darowizn

  • Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

    składa się z zasobu centralnego i zasobów wojewódzkich, stanowi własność Skarbu Państwa i jest gromadzony w ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej

  • Pertynencja

    zasada przynależności terytorialnej nakazująca ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały

  • Pieczęć

    stempel lub jego wizerunek na nośniku elektronicznym; nagłówkowa, stanowiskowa, wpływu itp

  • Pieczęć urzędowa

    pieczęć okrągła z wizerunkiem herbu państwa lub gminy pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym

  • Pion ochrony

    wyodrębniona, wyspecjalizowana komórka organizacyjna do spraw ochrony informacji niejawnych, kierowana przez pełnomocnika ochrony

  • Pismo

    pisemna forma wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy

  • Pismo okólne

    pismo oficjalne identycznej treści skierowane do większej ilości adresatów

  • Pismo przewodnie

    pismo informujące adresata o przesłaniu załączonych do tego pisma dokumentów

  • Pismo urzędowe

    pismo sporządzone w urzędzie (instytucji) z zachowaniem ustalonych form uwierzytelniających pismo

  • Pismo wychodzące

    pismo oficjalne skierowane do adresata (odbiorcy)

  • Plik

    kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego

  • Podteczki

    teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej

  • Pomoce kancelaryjne

    księgi, repertoria, kartoteki, spisy, rejestry, skorowidze służące w kancelarii lub registraturze do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu dokumentacji

  • Poprzedniki

    akta lub pisma poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie

  • Porządkowanie materiałów archiwalnych

    polega na prawidłowym ich ułożeniu wewnątrz teczek aktowych, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu

  • Poszyt

    grupa akt zszyta i oprawiona zazwyczaj w półsztywny karton, będąca najczęściej jednostką archiwalną lub jej częścią

  • Prawo archiwalne

    zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją oraz określający system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie

  • Proweniencja

    zasada przynależności zespołowej nakazująca ścisły związek materiałów archiwalnych tworzących zespół archiwalny z jego twórcą

  • Przesyłka

    pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy

  • Przetwarzanie danych osobowych

    jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych

  • Punkt zatrzymania

    każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem

  • Referent

    pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę lub przygotowujący wnioski do decyzji przełożonych

  • Registratura

    miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

  • Rejestr kancelaryjny

    zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny

  • Rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego

    ewidencja materiałów archiwalnych ważnych instytucjonalnie niepaństwowych jednostek organizacyjnych, prowadzony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i podległe mu archiwa

  • Rejestracja pism

    wpisywanie do dziennika podawczego pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru

  • Rejestracja spraw

    wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy

  • Repertorium

    pomoc kancelaryjna, najczęściej w sądzie, notariacie i hipotece, zbliżona do dziennika podawczego, zawierająca zwięzłe adnotacje o rozpatrywanych sprawach, nazwiska stron, datę itp., stanowiąca jednocześnie podstawę do nadania aktom spraw właściwego układu

  • Reprografia

    ogół technik do sporządzania kopii (wtórników)

  • Rewers

    wypełniony blankiet stwierdzający wypożyczenie określonej dokumentacji poza archiwum lub składnicę akt

  • Rewindykacja materiałów archiwalnych

    odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywiezionych poza granice państwa

  • Roczne daty krańcowe

    daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w danej teczce aktowej, umieszczane pod tytułem teczki

  • Rozsyp

    akta poza teczkami, segregatorami i poszytami, rozsypane, nieuporządkowane

  • Scalanie

    łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych

  • Segregacja materiałów archiwalnych

    podział materiałów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespoły archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne

  • Sekretariat

    stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownika jednostki organizacyjnej, wykonujące niekiedy także czynności kancelaryjne

  • Selekcja (archiwalna) twórców zespołów

    dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania, wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych

  • Seria

    szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów

  • Sieć archiwalna

    organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej

  • Sieć teleinformatyczna

    organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych wraz z łączącymi je urządzeniami i liniami telekomunikacyjnymi

  • Składnica akt

    komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców

  • Skontrum

    kontrola stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegająca na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi

  • Skorowidz

    pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczny spis nazwisk, nazw miejscowości, terminów i innych haseł rzeczowych występujących w określonym zespole lub zbiorze archiwalnym, z podaniem stron, na których każde hasło spisu można znaleźć

  • Spis spraw

    formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

  • Spis zdawczo-odbiorczy akt

    formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego bądź składnicy akt, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

  • Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych

    polega na zarejestrowaniu ich w stosownym spisie zdawczo-odbiorczym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem

  • Sprawa

    zdarzenie lub stan rzeczy; podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych

  • Spuścizna archiwalna

    termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza się do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny

  • Stempel wpływu

    datownik wraz z nazwą bądź skrótem komórki organizacyjnej, odciśnięty mechanicznie na dokumencie wpływającym

  • Sukcesja bierna

    przejęta przez sukcesora dokumentacja, która obejmuje tylko sprawy zamknięte, już niepotrzebne do jego bieżącej działalności

  • Sukcesja czynna

    dokumentacja spraw niezakończonych przez sukcesodawcę przejęta przez sukcesora, nieodzowna do jego dalszej bieżącej działalności

  • Sukcesodawca

    aktotwórca przekazujący swoją dokumentację sukcesorowi

  • Sukcesor

    aktotwórca przejmujący dokumentację sukcesodawcy

  • Sumariusz

    zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym

  • Sygnatura archiwalna

    znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie: w archiwum zakładowym, składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w wykazie tych spisów i liczby porządkowej, pod którą w tym spisie dana jednostka archiwalna została wpisana

  • Symbol klasyfikacyjny

    oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt

  • Symbol kwalifikacyjny

    oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Bc” dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt

  • System kancelaryjny bezdziennikowy

    system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy, a nie pojedyncze pisma

  • System kancelaryjny dziennikowy

    system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu wszystkich pism w dzienniku podawczym według kolejnej liczby dziennika

  • System kancelaryjny mieszany

    system kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacji, raz pojedynczych pism w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat i drugi raz w spisie spraw prowadzonym przez referentów

  • System teleinformatyczny

    system, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w celu wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji

  • Teczka spraw (aktowa)

    teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną

  • Twórca zespołu

    jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego

  • Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)

    wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki


Wszystkie pojęcia:

  • Abator

    jest to aparat do katalitycznego utleniania tlenku etylenu

  • Adnotacja

    dopisek, dodatkowa notatka, krótka informacja zwykle na określonym piśmie lub dokumencie

  • Aerator

    Komora do przewietrzania zbiorów

  • Akta

    dokumentacja pisana twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności

  • Akta specyficzne

    stanowią odbicie podstawowej, statutowej działalności danej jednostki organizacyjnej i w rzeczowym wykazie akt są klasyfikowane w klasach od 4 wzwyż

  • Akta sprawy

    cała dokumentacja, niezależnie od jej formy, która była, jest lub może być istotna przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej spraw

  • Akta wieczyste

    akta kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj, oznaczone symbolem A

  • Aktotwórca

    wytwórca akt, szerzej całej dokumentacji; określona jednostka organizacyjna

  • Algorytm kryptograficzny

    metoda działania przekształcająca dane w celu ukrycia lub ujawnienia ich zawartości informacyjnej

  • Aneks

    dokument dołączony do głównego dokumentu ze względu na merytoryczny z nim związek

  • Aprobata

    wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy

  • Archiwa państwowe

    archiwa podległe Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych, gromadzą, opracowują, przechowują i udostępniają archiwalia wytworzone przez centralne i lokalne władze i urzędy państwowe, instytucje wymiaru sprawiedliwości, organy samorządu terytorialnego, instytucje i przedsiębiorstwa różnych działów gospodarki narodowej, oraz przechowują i udostępniają archiwa rodów i majątków ziemskich, akta grodzkie i cechowe, spuścizny osób prywatnych, zbiory regionalne, a także nadzorują archiwa zakładowe i prowadzą działalność informacyjną

  • Archiwa państwowe wyodrębnione

    są to archiwa: Ministerstwa Obrony Narodowej, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta i Urzędu Ochrony Państwa; Wchodzą one do państwowej sieci archiwalnej ale nie podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych; gromadzą głównie akta wytworzone przez te organy i podległe im jednostki organizacyjne

  • Archiwa zakładowe samorządowe

    archiwa urzędów i organów samorządu terytorialnego wszystkich szczebli oraz ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe

  • Archiwista

    pracownik realizujący zadania z zakresu kształtowania narastającego zasobu w składnicy akt bądź w archiwum zakładowym

  • Archiwistyka

    całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne. dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych

  • Archiwoznawstwo

    dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów (zbiorów) archiwalnych z uwzględnieniem ich zawartości treściowej

  • Archiwum

    Instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki; Komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji; Gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum

  • Archiwum prywatne

    [glossaryzespół archiwalny[/glossary] powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania

  • Archiwum przejściowe

    archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie

  • Archiwum zakładowe

    wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A” plus kat. „B”) jednostki organizacyjnej  uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych

  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    polega na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę

  • Brulion

    koncepcja pisma, wszelki brudnopis przygotowany dla sporządzenia z niego wersji czystopisowej

  • Czystopis

    tekst dokumentu, pisma urzędowego lub opracowania w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę

  • Dekretacja

    odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej, wskazująca komórkę organizacyjną lub referenta, który ma załatwić sprawę, ewentualnie sposób jej załatwienia albo zawierająca decyzję

  • Dokument

    akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim faktów i zdarzeń bądź danych

  • Dokumentacja

    zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. – niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy fotografie, taśmy magnetofonowe

  • Dokumentacja archiwalna

    Patrz: Materiały archiwalne

  • Dokumentacja audiowizualna

    utrwalona na takich nośnikach mechanicznych, jak fotografie, filmy, obrazy, nagrania telewizyjne i radiowe

  • Dokumentacja budowy

    obejmuje pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne, książkę obmiarów i dziennik montażu

  • Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna

    zbiór map oraz materiałów fotogrametrycznych, teledetecyjnych, rejestrów, wykazów, katalogów danych geodezyjnych i innych opracowań powstałych w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych

  • Dokumentacja inwestycyjna

    ogół dokumentów niezbędnych do realizacji zamierzonej inwestycji

  • Dokumentacja księgowa

    ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych a niekiedy także pisemne zlecenia dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operacji gospodarczych

  • Dokumentacja niearchiwalna

    dokumentacja mająca tylko czasowe, praktyczne znaczenie dla jej twórcy i podlegająca wybrakowaniu po upływie określonych przepisami okresów jej przechowywania

  • Dokumentacja tajna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, objęta klauzulą „tajne”

  • Dokumentacja techniczna

    ogół dokumentów w formie rysunków, kalki, opisów i obliczeń niezbędnych do realizacji projektowanego obiektu, urządzenia, wyrobu lub procesu technologicznego

  • Dokumentacja technologiczna

    ogół dokumentów, zawierających dane dotyczące procesu technologicznego obróbki lub montażu oraz dane odnoszące się do pomocy używanych w tych procesach

  • Dokumentacja zastrzeżona

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczona klauzulą „zastrzeżone”

  • Dokumenty brakowania

    obejmują protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej sporządzony na formularzu Pu-A-34 oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę, sporządzony na formularzu Pu-A-33a dla dokumentacji aktowej i na formularzu Pu-A-33b dla dokumentacji technicznej

  • Działalność archiwalna

    obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej

  • Dziedziczenie materiałów archiwalnych

    przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora

  • Dziennik podawczy

    księga kancelaryjna służąca do rejestrowania w układzie chronologiczno-numerycznym pism wpływających i pism wychodzących oraz do kontroli ich obiegu

  • Ekspedycja

    wysyłka przez kancelarię lub sekretariat korespondencji i innych przesyłek

  • Ekspertyza archiwalna

    badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego w celu oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej

  • Ewidencjonowanie

    rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism

  • Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności, ważnych dla życia publicznego i gospodarczego, niepaństwowych jednostek organizacyjnych takich, jak partie polityczne, związki zawodowe, kościół katolicki oraz inne kościoły i związki wyznaniowe, fundacje, różnego rodzaju stowarzyszenia i towarzystwa, organy samorządu gospodarczego i zawodowego, organizacje społeczne i spółdzielcze, a także prywatne uczelnie, instytuty naukowe, banki, instytucje ubezpieczeniowe oraz wielkie przedsiębiorstwa i korporacje gospodarcze

  • Granice zespołu archiwalnego

    zakres materiałów archiwalnych zespołu wyznaczony przez związek zachodzący między materiałami archiwalnymi zespołu a jego twórcą. Granice zespołu wyznaczają daty powstania i likwidacji twórcy zespołu, zakres jego funkcji oraz kompetencji rzeczowych i terytorialnych

  • Gromadzenie zasobu archiwalnego

    uzupełnianie państwowego zasobu archiwalnego lub zasobu archiwum przez dopływy i nabytki materiałów archiwalnych

  • Inne komórki

    pozostałe komórki organizacyjne aktotwórcy, w których występują akta o tym samym haśle klasyfikacyjnym co w komórce merytorycznej, lecz stanowią materiał cząstkowy, pomocniczy lub powtarzalny

  • Instrukcja archiwalna

    obejmuje przepisy określające cele i zadania archiwum zakładowego lub składnicy akt

  • Instrukcja kancelaryjna

    obejmuje przepisy normujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowania z dokumentacją do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego lub składnicy akt

  • Inwentarz kartkowy

    inwentarz zespołu (zbioru) lub jego części sporządzony na znormalizowanych kartach inwentarzowych, stanowiący podstawę do opracowania inwentarza książkowego danego zespołu archiwalnego

  • Inwentarz zespołu archiwalnego

    systematyczny ciąg opisu jednostek archiwalnych wytworzonych przez twórcę zespołu i zgodny zazwyczaj z układem tych jednostek w kancelarii lub registraturze

  • Jednolity rzeczowy wykaz akt

    wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt

  • Kancelaria tajna

    wyodrębniona komórka organizacyjna podległa bezpośrednio pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych, odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentacji niejawnej zawierającej informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową

  • Klasyfikacja

    podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt prze nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych

  • Klucze kryptograficzne

    ciąg symboli, od którego w sposób istotny zależy wynik działania algorytmu kryptograficznego

  • Komórka merytoryczna

    właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, do zadań której – zgodnie z regulaminem organizacyjnym – należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów (akt) w tym zakresie

  • Konkordancja

    wykaz kolejnych sygnatur jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru) zestawiający sygnatury nowe z dawnymi lub dawne z nowymi

  • Konserwacja materiałów archiwalnych

    ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne; w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci

  • Korespondencja

    każde pismo wpływające do urzędu i instytucji lub przez nie wysłane

  • Księga

    grupa dokumentów zszyta i ujęta w trwałą oprawę

  • Lustracja

    forma kontroli archiwalnej dokonywanej przez archiwum państwowe w celu sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych tegoż archiwum przez nadzorowaną jednostkę organizacyjną

  • Luzy

    luźne, nie uporządkowane i najczęściej chaotycznie rozproszone pojedyncze dokumenty

  • Mapa

    graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru

  • Materiały archiwalne

    przekazy źródłowe określonych twórców zespołów archiwalnych mające znaczenie historyczne i z tego tytułu wieczyście przechowywane najpierw u ich twórców, później w archiwach państwowych

  • Metodyka archiwalna

    dział archiwistyki zajmujący się ustalaniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostępniania i konserwacji materiałów archiwalnych

  • Metr bieżący

    jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie

  • Nośnik papierowy

    zgodny z Polskimi Normami arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, opracowania itp.

  • Obieg pism

    obieg pism w urzędzie (instytucji) od momentu ich otrzymania lub sporządzenia, przechodzących przez niezbędne punkty zatrzymania, do momentu załatwienia sprawy lub wysłania pisma do adresata

  • Opis jednostki archiwalnej

    informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentaryzacji archiwalnej

  • Opisanie materiałów archiwalnych

    polega na umieszczeniu na każdej teczce aktowej: nazwy jednostki organizacyjnej, w której dane materiały powstały; symbolu klasyfikacyjnego i kwalifikacyjnego według wykazu akt; tytułu teczki tożsamego z hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt; rocznych dat krańcowych; sygnatury teczki; liczby stron w teczce

  • Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego

    dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych

  • Państwowy zasób archiwalny

    obejmuje materiały archiwalne stanowiące zasób archiwów państwowych, przechowywane w archiwach państwowych wyodrębnionych, w archiwach zakładowych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz przejmowane przez archiwa państwowe od niepaństwowych jednostek organizacyjnych w momencie ustania ich działalności, a także materiały archiwalne wybitnych osób fizycznych oraz znaczących dla historii Polski rodzin i rodów, uzyskiwane w drodze kupna lub darowizn

  • Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

    składa się z zasobu centralnego i zasobów wojewódzkich, stanowi własność Skarbu Państwa i jest gromadzony w ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej

  • Pertynencja

    zasada przynależności terytorialnej nakazująca ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały

  • Pieczęć

    stempel lub jego wizerunek na nośniku elektronicznym; nagłówkowa, stanowiskowa, wpływu itp

  • Pieczęć urzędowa

    pieczęć okrągła z wizerunkiem herbu państwa lub gminy pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym

  • Pion ochrony

    wyodrębniona, wyspecjalizowana komórka organizacyjna do spraw ochrony informacji niejawnych, kierowana przez pełnomocnika ochrony

  • Pismo

    pisemna forma wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy

  • Plik

    kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego

  • Podteczki

    teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej

  • Pomoce kancelaryjne

    księgi, repertoria, kartoteki, spisy, rejestry, skorowidze służące w kancelarii lub registraturze do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu dokumentacji

  • Poprzedniki

    akta lub pisma poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie

  • Porządkowanie materiałów archiwalnych

    polega na prawidłowym ich ułożeniu wewnątrz teczek aktowych, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu

  • Poszyt

    grupa akt zszyta i oprawiona zazwyczaj w półsztywny karton, będąca najczęściej jednostką archiwalną lub jej częścią

  • Prawo archiwalne

    zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją oraz określający system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie

  • Proweniencja

    zasada przynależności zespołowej nakazująca ścisły związek materiałów archiwalnych tworzących zespół archiwalny z jego twórcą

  • Przesyłka

    pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy

  • Przetwarzanie danych osobowych

    jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych

  • Punkt zatrzymania

    każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem

  • Referent

    pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę lub przygotowujący wnioski do decyzji przełożonych

  • Registratura

    miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

  • Rejestr kancelaryjny

    zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny

  • Rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego

    ewidencja materiałów archiwalnych ważnych instytucjonalnie niepaństwowych jednostek organizacyjnych, prowadzony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i podległe mu archiwa

  • Rejestracja pism

    wpisywanie do dziennika podawczego pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru

  • Rejestracja spraw

    wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy

  • Repertorium

    pomoc kancelaryjna, najczęściej w sądzie, notariacie i hipotece, zbliżona do dziennika podawczego, zawierająca zwięzłe adnotacje o rozpatrywanych sprawach, nazwiska stron, datę itp., stanowiąca jednocześnie podstawę do nadania aktom spraw właściwego układu

  • Reprografia

    ogół technik do sporządzania kopii (wtórników)

  • Rewers

    wypełniony blankiet stwierdzający wypożyczenie określonej dokumentacji poza archiwum lub składnicę akt

  • Rozsyp

    akta poza teczkami, segregatorami i poszytami, rozsypane, nieuporządkowane

  • Scalanie

    łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych

  • Segregacja materiałów archiwalnych

    podział materiałów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespoły archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne

  • Sekretariat

    stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownika jednostki organizacyjnej, wykonujące niekiedy także czynności kancelaryjne

  • Selekcja (archiwalna) twórców zespołów

    dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania, wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych

  • Seria

    szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów

  • Sieć archiwalna

    organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej

  • Sieć teleinformatyczna

    organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych wraz z łączącymi je urządzeniami i liniami telekomunikacyjnymi

  • Składnica akt

    komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców

  • Skontrum

    kontrola stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegająca na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi

  • Skorowidz

    pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczny spis nazwisk, nazw miejscowości, terminów i innych haseł rzeczowych występujących w określonym zespole lub zbiorze archiwalnym, z podaniem stron, na których każde hasło spisu można znaleźć

  • Spis spraw

    formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

  • Sprawa

    zdarzenie lub stan rzeczy; podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych

  • Spuścizna archiwalna

    termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza się do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny

  • Stempel wpływu

    datownik wraz z nazwą bądź skrótem komórki organizacyjnej, odciśnięty mechanicznie na dokumencie wpływającym

  • Sukcesja bierna

    przejęta przez sukcesora dokumentacja, która obejmuje tylko sprawy zamknięte, już niepotrzebne do jego bieżącej działalności

  • Sukcesor

    aktotwórca przejmujący dokumentację sukcesodawcy

  • Sumariusz

    zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym

  • Sygnatura archiwalna

    znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie: w archiwum zakładowym, składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w wykazie tych spisów i liczby porządkowej, pod którą w tym spisie dana jednostka archiwalna została wpisana

  • Symbol klasyfikacyjny

    oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt

  • Symbol kwalifikacyjny

    oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Bc” dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt

  • System kancelaryjny bezdziennikowy

    system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy, a nie pojedyncze pisma

  • System kancelaryjny dziennikowy

    system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu wszystkich pism w dzienniku podawczym według kolejnej liczby dziennika

  • System kancelaryjny mieszany

    system kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacji, raz pojedynczych pism w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat i drugi raz w spisie spraw prowadzonym przez referentów

  • System teleinformatyczny

    system, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w celu wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji

  • Teczka spraw (aktowa)

    teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną

  • Twórca zespołu

    jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego

  • Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)

    wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki

  • Wystawca

    instytucja lub osoba fizyczna, która sporządziła określone pismo, dokument

  • Załącznik

    każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem merytorycznym całość z pismem przewodnim

  • Zbiór dokumentacji

    całość dokumentacji obejmująca zarówno materiały archiwalne, jak dokumentację niearchiwalną

  • Zespół archiwalny

    całość kancelaryjnej produkcji aktowej, niezależnie od jej formy, powstałej w trakcie wykonywania przez jednostkę organizacyjną jej zadań statutowych

  • Znak akt

    zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt