Czy archiwizacja dokumentów w firmie jest bezpieczna?

Odpowiedzi na postawione w tytule pytanie mogą być różne. Wszystko zależy od tego, jaki rodzaj dokumentów zamierzamy archiwizować, a jeśli pragniemy stworzyć takie archiwum w siedzibie własnej firmy, czy jest ona do tego prawidłowo przystosowana. Niektóre dokumenty musimy przechowywać i archiwizować przez wiele lat ze względu na wymogi prawne. Inne stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie powinny trafić w niepowołane ręce. Nieodpowiednia archiwizacja dokumentów naraża firmę na dodatkowe koszty. Dowiedz się jak prawidłowo archiwizować dokumenty i poznaj więcej szczegółów na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl, by uniknąć potencjalnych problemów.

Na czym polega prawidłowa archiwizacja?

Wiele dokumentów wymaga archiwizacji określonej przez prawo nie tylko w formie czasowej, ale również w kwestii ich prawidłowego przechowywania. Znajomość prawa jest wymagana w celu przygotowania elementów do archiwizacji, a następnie ich przechowywania zgodnie z obowiązującymi zasadami. Przed przystąpieniem do archiwizacji dokumentację poddaje się brakowaniu, czyli ocenie przydatności poszczególnych dokumentów. Następnie odbywa się ich klasyfikacja, czyli podział na grupy rzeczowe poprzez nadanie im symboli zgodnie z przyjętym standardem.

Prawidłowa ochrona treści dokumentów jest w wielu przypadkach ważna ze względu na wspomniane już wymogi prawne, w innych przypadkach obowiązek wynika z klauzuli poufności, tajności lub zastrzeżenia. Wówczas archiwum należy chronić zarówno przed potencjalnym uszkodzeniem, jak i dostępem osób niepowołanych.

Jak przechowywać dokumenty, by były bezpieczne?

Przechowywanie cennych dokumentów we własnej firmie jest bezpieczne, o ile zorganizowane archiwum jest w wystraczającym stopniu chronione przed potencjalnymi zagrożeniami. Bardzo ważne jest zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem, bądź dostępem osób, które nie są do tego upoważnione. Archiwum powinno być zatem strzeżone, a także monitorowane. Dodatkową gwarancję stanowi ubezpieczenie dokumentów. Samo pomieszczenie najlepiej zabezpieczyć alarmem oraz instalacją przeciwpożarową.

Bezpieczna archiwizacja dokumentów – archiwizacjadokumentow.com.pl

Niestety nie wszystkie budynki są dobrze przygotowane do pełnienia roli firmowych archiwów. Jeśli tak nie jest przydatnym rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia archiwum firmie zewnętrznej, co przy okazji stanowi doskonałą sposobność do ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl przedstawiamy dokładnie nasze usługi związane z archiwizacją, które przekładają się na gwarancję bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów, a jednocześnie swobodny dostęp do nich dla wybranych, upoważnionych do tego pracowników firmy.

Archiwizacjadokumentow.com.pl – profesjonalne doradztwo w kwestii tworzenia archiwum

Nasza oferta znajdująca się na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl obejmuje również profesjonalne doradztwo w kwestii archiwizacji dokumentów. Tę usługę kierujemy do wszystkich klientów, którzy pragną stworzyć archiwum na własną rękę i skorzystać z naszego bogatego doświadczenia. Oferujemy między innymi szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją i obsługę archiwum mieszczącego się u klienta, a także pomoc w digitalizacji i prawidłowym transporcie dokumentów. Wszystko po to, by Państwa archiwa były w pełni bezpieczne.