Aprobata

Słowo aprobata jest mocno zakorzenione i bardzo rozpowszechnione w języku polskim i wciąż pozostaje bardzo często używane. Każdy intuicyjnie zna jego znaczenie, nawet jeśli nie zapoznał się ze ścisłą definicję tego słowa. Jednocześnie słowo aprobata pojawia się w znacznie węższym znaczeniu w wielu branżach, naukach i dziedzinach życia. Dobrym tego przykładem może być aprobata techniczna stanowiąca bardzo istotny termin w budownictwie. Nic więc dziwnego, że termin aprobata występuje również w archiwistyce jako nauce, gdzie stanowi jedno z podstawowych pojęć archiwistycznych.

Bez aprobaty codzienna, zgodna z przepisami i zasadami, praca archiwów nie byłaby możliwa. Jego znaczenie jest zbieżne z używanym na co dzień. Pracownicy archiwów wykorzystują procedurę związaną z aprobatą. Czym zatem dokładnie jest aprobata z punktu widzenia archiwistyki jako nauki? Czy jego znaczenie odbiega w jakiś sposób od pojęcia, którym posługujemy się w codziennym języku? Jakie znaczenie ma aprobata w procedurach związanych z obiegiem dokumentów?

Czym jest aprobata w języku polskim?

W języku polskim słowo aprobata oznacza zgodę na coś, akceptację lub uznanie czegoś za prawidłowe i dobre. W ten sposób swoją aprobatę możemy wyrażać w mowie i piśmie, a nawet przy pomocy dobrze zakorzenionych w kulturze gestów. Do wyrażenia aprobaty często wystarczy choćby kciuk uniesiony w gorę. Słowa bywają zbędne do wyrażenia aprobaty, którą każdy odbiorca zrozumie. Aprobata może dotyczyć między innymi czynów, postaw i postępowania, ale nie tylko. Pokrewnym do aprobaty wyrazem jest czasownik aprobować, który najprościej wytłumaczyć jako popierać, wyrażać na coś zgodę, albo zgadzać z czyjąś decyzją, opinią, czy postępowaniem. Przeciwieństwem terminu aprobata jest słowo dezaprobata, które wyraża brak zgody lub niezadowolenie czy uznanie jakiejś rzeczy za niesłuszną lub nieprawidłową. To słowo podobnie jak aprobata także doskonale zakorzeniło się w języku polskim i jest używane powszechnie. Dezaprobata bywa synonimem wyrażanego sprzeciwu.

Pojęcie „aprobata” w archiwistyce

Słowo aprobata jest także powszechnie używane przez archiwistów, gdzie stanowi jedno z podstawowych pojęć archiwistyki jako nauki. Jego znaczenie jest w tym przypadku nieco inne – choć pokrewne – ale na pewno znacznie węższe. Według najprostszej definicji aprobata oznacza dla archiwistów wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy. Termin ten standardowo pojawia się w każdej instrukcji kancelaryjnej, chociaż niekiedy jest wymieniany z terminem akceptacja.

Aprobata a akceptacja

Aprobata często występuje zamiennie z terminem akceptacja jako wyrażenie zgody przez przełożonego lub osobę przez niego upoważnioną na treść i sposób rozwiązania danej sytuacji. Chociaż przyjęto takie zastosowanie, oba te słowa mają nieco inne znaczenie. O akceptacji można mówić wtedy, gdy dokument został podpisany przez przełożonego, ponieważ zezwala on na wykonanie określonej procedury bądź przeprowadzenie sprawy. Nie jest jednak równoznaczny z aprobowaniem metody czy sprawy w ogóle. Jednym słowem: akceptacja ma charakter formalny. Aprobata natomiast wyraża nie tylko akceptację, ale również zgodę z własnymi przekonaniami, wiedzą, czy poglądami przełożonego.

W niektórych instrukcjach kancelaryjnych terminy akceptacja i aprobata są traktowane rozdzielnie. Pierwsze odnosi się wyłącznie do formalnego wyrażenia zgody przez osobę uprawnioną do załatwienia tematu. Drugie jest tożsame z zatwierdzeniem przez tę osobę treści pisma, które akceptuje. Zarówno aprobata, jak i akceptacja może być wyrażona przez złożenie podpisu własnoręcznego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub resortowego podpisu elektronicznego.

Terminem archiwistycznym powiązanym z aprobatą jest też parafowanie. Polega ono na sygnowaniu dokumentu ustalonym wcześniej sposobem i oznacza aprobatę treści projektu dokumentu w zakresie kompetencji parafującego. Warunkiem jej wyrażenia jest wynikanie z przepisów prawa, zakresu obowiązków, upoważnień, czy regulaminów.

Aprobata a procedury obiegu dokumentów w kancelariach

Pojęcie aprobata jest również dobrze znane z procedur obowiązujących formalnie w obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach, organizacjach czy instytucjach – wszędzie tam, gdzie odbywa się on w sposób uporządkowany i usystematyzowany. Aprobata wiąże się między innymi z poprawnymi zasadami funkcjonowania kancelarii. W tym przypadku obieg dokumentów rozumiemy jako drogę, które pokonują one od chwili wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy wraz z wysłaniem odpowiedzi. Wbrew pozorom jest to proces dość złożony, w którym aprobata odgrywa bardzo istotną rolę. Termin aprobata wiąże się ściślej z przeglądaniem i przydzielaniem korespondencji. W praktyce kierownik jednostki decyduje, które sprawy załatwia samodzielne, a które przydziela określonym wydziałom lub osobom zajmującym konkretne stanowiska w ramach podziału kompetencji danej jednostki organizacyjnej. Zanim jednak dokument trafi do odpowiedniego stanowiska, kierownik wydaje odpowiednie dyspozycje pisemne. Jedną z nich jest właśnie aprobata, której definicja, podobnie jak w archiwistyce jest nieco węższa. Co dziej się dalej? Aprobatę, podobnie jak inne dyspozycje, wydaje się za pomocą określonego skrótu, w tym przypadku m.a. – „moja aprobata„. Co to oznacza w praktyce? Chodzi o sytuację, w której osoba wydająca dyspozycję zachowuje możliwość podjęcia decyzji o ostatecznym sposobie załatwienia sprawy związanej z dokumentem. Znaczenie aprobaty w obiegu dokumentów w kancelarii jest więc bardzo zbliżone do terminu aprobaty funkcjonującego w archiwistyce jako nauce.

Sposoby aprobaty w obiegu korespondencji

Aprobata jest też terminem związanym z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji w danej jednostce. Procedury związane z tymi czynnościami są ściśle określone i dotyczą między innymi sposobów i dróg dostarczania korespondencji, jej sortowania, otwierania, segregowania, rejestrowania, czy wstępnego opracowywania. Aprobata jest jedną z czynności wykonywanych na etapie rozwiązywania spraw, zarówno ustnie, jak i pisemnie.

Aprobata może przyjmować jedną z dwóch form:

  • aprobata wstępna – polega na wstępnym zaakceptowaniu sposobu i formy załatwienia sprawy i jest udzielana przez bezpośredniego przełożonego,
  • aprobata ostateczna – jest podejmowania nieodwołalnie, zazwyczaj przez kierownika komórki organizacyjnej

Za wyrażenie aprobaty odpowiada aprobant, którym jest osoba będąca przełożonym pracownika zajmującego się danym tematem. W przypadku młodszego referenta aprobantem wstępnym może być starszy referent, a aprobantem ostatecznym wspomniany wcześniej kierownik.