Dokumentacja niearchiwalna -materiały archiwalne i wszystkie najważniejsze informacje z tym związane
W tym krótkim artykule postanowiliśmy skupić się na opisie dokumentacji niearchiwalnej wraz z najważniejszymi informacjami, związanymi z tym tematem. Zawarte tutaj informacje pozwolą na zrozumienie tego czym jest dokumentacja niearchiwalna i jakie prawa jej dotyczą.
Co rozumiemy pod pojęciem dokumentacji niearchiwalnej?
Dokumentacją niearchiwalną oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji B. Pod pojęciem dokumentacji niearchiwalnej rozumie się materiały użyte czasowo, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania, tracą ważność i ich przechowywanie nie ma sensu. Są to więc dokumenty, które mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne.
Do tej kategorii zaliczamy jednak również dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym co do których ciężko jest podjąć jednoznaczną decyzję i należy je odłożyć do ponownego rozpatrzenia (kategoria BE), oraz dokumenty do natychmiastowego zniszczenia (BC).
Czym są dokumenty wieczyste – kategoria A materiałów archiwalnych
Pod kategorią dokumentów archiwalnych rozumiemy, taką dokumentację, która otrzymała kategorię. Są to więc dokumenty, które mają wartość historyczną. Do tych dokumentów zaliczyć możemy między innymi mapy, plany, sprawozdania sądowe, raporty, protokoły, ważną dokumentację techniczną itd.
Jest to o tyle ważne, że mamy w Polsce szereg przepisów dotyczących materiałów archiwalnych. Materiały archiwalne nie mogą na przykład zostać zniszczone i nie podlegają procesowi brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Kwalifikacja archiwalna i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
O brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej mówimy szerzej w innym tekście związanym z tym tematem. Tak więc ten akapit jest jedynie w ramach przypomnienia. Za przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i określenie charakteru danej dokumentacji (czy jest archiwalna czy niearchiwalna), odpowiada kwalifikacja archiwalna, która dokonuje oceny przydatności dokumentacji i zaliczeniu jej do odpowiedniej kategorii.
Takie dokumenty trafiające do jednostek archiwalnych zyskują odpowiednie symbole kategorii archiwalnych (które opisaliśmy powyżej). Decyzja o wydanie opinii następuje w oparciu o obowiązujące obecnie przepisy prawa.
Warto przy tym zauważyć ponownie, że symbolem „BE” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która to po upływie obowiązującego okresu przechowywania, który jest liczony w sposób określony jak przy kategorii B, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe.
Warto zauważyć jednocześnie, że wszystkie dokumenty przeznaczone na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej muszą być ocenione pod względem przydatności do celów praktycznych. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej nie może się więc odbyć bez decyzji podjętej w danej jednostce organizacyjnej.
Dokumentacja niearchiwalna – dodatkowe informacje
Warto zauważyć, że dokumentacja niearchiwalna zazwyczaj podlega procesowi brakowania mniej więcej raz do roku. Brakowanie, a następnie niszczenie dokumentacji niearchiwalnej w samorządach, a także w jednostkach państwowych odbywa się zawsze za zgodą dyrektora miejscowego Archiwum Państwowego.
Inaczej sprawa wygląda w przypadku jednostki organizacyjnej wnioskującej, która stanowi własność prywatną. Tam proces brakowania dokumentacji odbywa się we własnym zakresie.