Brakowanie dokumentacji

Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa.

Zarówno organy państwowe, jak również przedsiębiorstwa, które chcą przeprowadzić utylizację dokumentów, muszą ubiegać się o stosowną zgodę. Poprzedza ją proces brakowania. Złożony przez kierowników wniosek podlega rozpatrzeniu przez dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego lub – w wyjątkowych sytuacjach – przez dyrektora naczelnego.

Procedura brakowania dokumentacji

Brakowanie dokumentacji to skomplikowany proces, którego efektem jest zniszczenie konkretnej puli dokumentów. Przebiega on wieloetapowo:

• dokumenty należy w pierwszej kolejności wybrakować ze zbioru całej dokumentacji,
• w dalszej części zostają przygotowane protokoły do podpisania,
• po uzupełnieniu protokołów wnioski o zniszczenie dokumentów są przesyłane do archiwum państwowego,
• po otrzymaniu zgodny z jednostki decyzyjnej realizowana jest procedura niszczenia dokumentów, która również przebiega zgodnie z obowiązującymi instrukcjami.

Proces brakowania dokumentacji nadzoruje powołana komisja. Jeśli potwierdzi, że dokumentacja ma symbol B, czyli nadaje się do utylizacji, wówczas uruchamiają procedurę brakowania. Na koniec sporządza stosowny protokół opatrzony podpisami, który zostaje przekazany do właściwej jednostki archiwum państwowego.

Cały proces zakłada regularne czyszczenie archiwów i zmniejszanie zasobów, które muszą być w nim przechowywane.