Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny
Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny stanowi jedną z części narodowego zespołu archiwalnego. Obejmuje on wszystkie materiały archiwalne, których formalnymi właścicielami są jednostki państwowe. Jego uzupełnieniem są zespół państwowy ewidencjonowany i nieewidencjonowany oraz zespół państwowy nieewidencjonowany. Wspólnie tworzą one dokumentację zakwalifikowaną do wieczystego przechowywania w archiwach.
Rodzaje materiałów w zbiorze
Do ewidencjonowanego zbioru niepaństwowego są kwalifikowane wszystkie te materiały, które zawierają istotne informacje o wszelkich przejawach życia narodu w przeszłości i obecnie. Jednocześnie powstały one w wyniku działalności i stanowią własność:
- partii i organizacji politycznych,
- organizacji spółdzielczych
- innych organizacji społecznych,
- kościołów i związków wyznaniowych,
- innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych.
Własność materiałów archiwalnych
Wymienione w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jednostki pozostają właścicielami materiałów archiwalnych ze zbioru niepaństwowego ewidencjonowanego do momentu ich rozwiązania. W tym okresie materiały te nie mogą być przedmiotem obrotu. Po ustaniu działalności jednostek organizacyjnych właścicielem zbioru staje się Państwo. Zasoby zostają przekazane do właściwej jednostki państwowej, którą wskaże Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Uzupełnieniem zbioru materiałów niepaństwowych stanowi Zasób nieewidencjonowany. Tworzą go archiwa należące do osób fizycznych lub ich prawnych następców.
Nowelizacja ustawy w 2015 roku i nowe zasady
Stanowiąca podstawę prawną do klasyfikowania i przechowywania archiwaliów Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach została znowelizowana w 2015 roku. Wprowadzone
zmiany dotyczą również ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Najważniejszą z nich jest ta obejmująca rozszerzenie zakresu regulacji, które wskazują na sposoby i okoliczności przejmowania materiałów archiwalnych niepaństwowych jednostek organizacyjnych. Do tej grupy zaliczają się przede wszystkim stowarzyszenia, partie polityczne, związki wyznaniowe oraz kościoły.
Nowa zasada, która już wcześniej była wprowadzona przez Rozporządzenie Ministra Kultury z 16.9.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167, poz. 1375), nakazuje przejęcie materiałów archiwalnych takiej jednostki przez państwo, po zakończeniu jej działalności. Przejęcie to oznacza:
- przejście materiałów archiwalnych na własność państwa,
- włączenie ich do państwowego zasobu archiwalnego,
- przekazanie do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej wskazanej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Przejmowanie materiałów archiwalnych dotyczy też jednostek niepaństwowych, które na zlecenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych realizują zadania publiczne obejmujące ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, udostępnianie lub zabezpieczenie materiałów archiwalnych.
Procedura przejmowania materiałów archiwalnych
W Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz.U. z 2015 poz. 1733) określono procedury postępowania z dokumentacją w przypadku likwidacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych. Obejmują one:
- powiadomienie NDAP o zamiarze likwidacji jednostki,
- wskazanie przez NDAP archiwum państwowego właściwego do oceny dokumentacji,
- ocenę dokumentacji pod kątem jej przydatności, włącznie z przeprowadzeniem ekspertyzy archiwalnej,
- przekazanie dokumentacji w sposób ustalony z dyrektorem wskazanego archiwum.
Należy podkreślić, że czynności przygotowawcze dokumentacji do przekazania są dokonywane z uwzględnieniem standardów porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych wymienionych w załączniku 4 do Ustawy.