Instrukcja kancelaryjna

Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna.

Co zawiera instrukcja kancelaryjna?

Z definicji instrukcji kancelaryjnej wynika, że jest ona dokumentem normatywnym, czyli takim, który określa zasady i normy postępowania przy wykonywaniu określonych zadań. Jest on sporządzony w formie zestawu norm opisanych z wykorzystaniem terminologii prawnej. Jego zadaniem jest szczegółowe opisanie tzw. procedury administracyjnej dotyczącej postępowania z dokumentem. W prawidłowo sporządzonej instrukcji kancelaryjnej powinny się znaleźć następujące elementy:

• zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
• ogólne reguły postępowania z dokumentacją (bez uwzględniania sposobu jej tworzenia czy formy),
• zasady postępowania na każdym etapie kontaktu z dokumentem, od momentu jego wpłynięcia czy utworzenia do archiwizacji,
• wzory formularzy i stempli, jakie są stosowane w danej jednostce.

Instrukcja kancelaryjna jest normatywem, który opisuje system kancelaryjny, jaki obowiązuje w danej jednostce administracyjnej, przedsiębiorstwie czy urzędzie. Definiuje obieg dokumentów, wskazuje na sposób załatwiania spraw oraz ich rejestracji oraz zasady postępowania z dokumentami po zakończeniu procesu.