Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu
W firmach i instytucjach stosuje się instrukcję kancelaryjną, która określa, w jaki sposób mają być znakowane i ewidencjonowane dokumenty. Procedury te są ujednolicone dla administracji publicznej i zawierają wykaz symboli, według których nadaje się pismom identyfikator. Podobne zasady obowiązują podczas archiwizacji poszczególnych zbiorów.
Czym jest nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu?
Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek spraw zgodnie ze struktura organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. Ma to za zadanie utrzymanie porządku w zgromadzonych zasobach archiwum oraz ułatwienie dostępu do wybranej kategorii dokumentów.
W jaki sposób segreguje się materiały archiwalne?
Dokumenty, które mają być włączone do zbiorów archiwalnych, muszą być wcześniej odpowiednio opracowane. Wprowadza się je do ewidencji według ustalonej klasyfikacji, nadając im oznaczenia identyfikacyjne. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu to czynność, która określa sposób ich przechowywania. Zbiory muszą być zgromadzone według kategorii oraz rodzaju zawartości i ustawione według obowiązujących instrukcji. Mają tu zastosowanie nie tylko procedury archiwalne, ale także przepisy prawa. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu pozwala na lepsze kontrolowanie i uporządkowanie dokumentów.
Metody segregowania materiałów archiwalnych
Segregowanie jest niezbędne do nadania materiałom archiwalnym właściwego układu. Jest pierwszą czynnością, którą wykonuje się w archiwizacji. Każdy zasób musi zostać przyporządkowany do danej kategorii, a następnie opisany. Dzięki temu będzie można go łatwo i szybko odnaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Segregowanie materiałów można przeprowadzić dwoma metodami, czyli:
- podział materiałów archiwalnych przy ich porządkowaniu na zespoły,
- podział materiałów w obrębie zespołu przy ich porządkowaniu na komórki organizacyjne.
Wybranie jednej z nich powinno być uwarunkowane specyfiką działania danej jednostki. Niezależnie jednak od sposobu, w jakim przebiega nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu, musi być on zgodny z normatywami kancelaryjno-księgowymi (registraturalnymi).
Jak nadaje się materiałom właściwy układ w obrębie zespołu?
Warto przyjrzeć się, jak w praktyce wygląda nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu poprzez segregację dokumentacji w obrębie zespołu.
Archiwum przejmuje materiały archiwalne od poszczególnych komórek własnej jednostki organizacyjnej (zespołu firmy, wydziału urzędu, oddziału instytucji). Następnie przechowuje je, zabezpiecza oraz prowadzi ich ewidencję.
Ułożenie akt wewnątrz przejętych kompletnych roczników wynika z ustalonej instrukcji kancelaryjnej. Jeśli nie została opracowana, to podstawą staje się układ logiczno-wyrozumowany przyjęty przez archiwistę.
Teczki z dokumentami opisuje się na wierzchniej stronie w następujący sposób:
- u góry nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, w której powstały akta,
- w lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt,
- w prawym górnym rogu kategoria akt, a przy aktach kategorii B również symbol cyfrowy oznaczający okres przechowywania,
- na środku tytuł akt według wykazu,
- pod tytułem daty krańcowe sporządzenia dokumentów.
Taki system jest ogólnie przyjęty i pozwala na łatwe zlokalizowanie potrzebnego zasobu. Gotowe i opisane teczki układa się w porządku ustalonym w wykazie akt. Jeśli dokumenty należą do kategorii A, należy także podać w opisie liczbę stron, którą zawierają.
Nadanie materiałów archiwalnym właściwego układu jest niezwykle ważne. Bez przeprowadzenia właściwej segregacji odnalezienie poszczególnych zasobów jest bardzo trudne, a w przypadku dużych archiwów zwykle niewykonalne. Warto również podkreślić, że obowiązek właściwego przechowywania akt na wiele jednostek nakłada Ustawa o archiwach.