Pismo okólne

Pismo okólne jest też nazywane pismem obiegowym, cyrkularzem, kurendą lub okólnikiem. Jest to rodzaj listu lub dokumentu sporządzanego z przeznaczeniem dla wielu czytelników, których bezpośrednio dotyczy jego treść. Sposób przekazywania pisma może się odbywać na kilka sposobów – przez wykonanie i rozesłanie wielu kopii o tej samej treści, drogą elektroniczną lub metodą przekazywania jednego egzemplarza do kolejnych adresatów.

Kto i w jakich okolicznością sporządza pismo okólne?

Okólnik może być przygotowywany i rozsyłany w każdej jednostce społecznej, gospodarczej, politycznej czy kulturalnej. Zazwyczaj sporządza go osoba zajmująca nadrzędne stanowisko (dyrektor, kierownik, rektor, burmistrz) lub wyznaczony do tego celu pracownik, umieszczając w treści informacje, wskazówki lub zalecenia w konkretnej sprawie. Przykładowo: okólnik rektora uczelni skierowany do kierowników katedr może zawierać obowiązujący wzór sprawozdania egzaminacyjnego czy wskazówki dotyczące organizacji międzyuczelnianego zjazdu.

Pismo okólne (cyrkularz) jest skierowane do konkretnej grupy odbiorców. Mogą nimi być pracownicy działu, firmy, kierownicy, członkowie klubu lub organizacji, które łączy wspólny element. Może nim być wykonywane zadanie czy praca w tej samej placówce.

Co powinno zawierać pismo okólne?

Okólnik zazwyczaj ma charakter urzędowy, formalny. Prawidłowo sporządzony powinien zawierać:

• informację o nadawcy,
• formuła początkowa informująca o celu przesłania okólnika (np. „informuję”, „zapraszam”)
• opis problemu (wskazówki, polecenia, informacje),
• informacja o adresatach (kogo w szczególności dotyczy pismo),
• formalny podpis (w okólnikach elektronicznych podpis kwalifikowany),
• ewentualne dane kontaktowe.

Okólnik przygotowany w jednym egzemplarzu i przesyłany pomiędzy adresatami wymaga potwierdzenia jego przeczytania przez złożenie podpisu lub pieczęci.

Pismo okólne jest również nazywane kurendą (łac. currenda – obiegać). Nazwa jest związana z historyczną specyfiką takich dokumentów. Były one przekazywane z rąk do rąk. Odbiorcy zapoznawali się z treścią obwieszczenia i podawali je dalej.

Okólnik – specyfika jego treści i formy

Pismo okólne zawsze ma formę zawiadomienia. Jest informacją dotyczącą różnych kwestii – bardziej lub mniej sformalizowanych. Okólnik jest skierowany do grona ściśle określonych i współpracujących ze sobą osób, na przykład urzędników, pracowników instytucji, członków klubu.

Pisma kierowane do zamkniętej społeczności odbiorców zwykle mają charakter półprywatny. To oznacza, że treść może być sformułowana w sposób indywidualny, czytelny wyłącznie dla określonego grona adresatów. Forma okólników jest najczęściej charakterystyczna dla korespondencji urzędowej.

W każdym piśmie okólnym muszą zostać zawarte jego podstawowe elementy, czyli informacja o nadawcy i adresatach, a także krótki opis sprawy. Są one kluczowe dla zachowania czytelności przekazu.

Przykłady pism okólnych

Okólniki są bardzo często wykorzystywane na uczelniach, w szkołach, urzędach i innych instytucjach państwowych. Tworzy się je między innymi w celu poinformowania pracowników o aktualnym trybie pracy lub wprowadzonych zmianach (na przykład o skróceniu godzin urzędowania).

Popularnym przykładem pisma okólnego jest obwieszczenie rektora uczelni o zarządzeniu godzin rektorskich w związku ze świętami państwowymi lub innymi okolicznościami.

Okólniki są również wykorzystywane jako zaproszenia do nadsyłania prac konkursowych lub publikacji w czasopismach. Najczęściej taką formę można spotkać w instytucjach państwowych (na przykład uczelnia zaprasza doktorantów do publikowania swoich prac).

Pisma okólne są również charakterystyczne dla komunikacji urzędów lokalnych z mieszkańcami danego obszaru (wsi, gminy, dzielnicy). Takie ogłoszenia mogą dotyczyć na przykład planowania remontu ulic, zmiany trybu odbioru odpadów i innych kwestii istotnych dla społeczności lokalnej.

Czasami okólniki stosują również redakcje czasopism, zachęcając odbiorców do przesyłania sprawozdań, recenzji czy artykułów.