Pismo przewodnie

Pismo przewodnie jest rodzajem listu wyjaśniającego, dołączanego do jednego lub wielu dokumentów czy materiałów wysyłanych do adresata. Jego zadaniem jest przedstawienie liczby i rodzaju załączników oraz wskazanie ich przeznaczenia. Mogą nim być np. uzupełnienie dokumentacji sądowej, związanej z konkretnym procesem lub korekta faktury za przeprowadzoną transakcję.

W jakim celu sporządza się pismo przewodnie?

Pismo przewodnie jest rodzajem wprowadzenia w zawartość pliku wysyłanych dokumentów. Ma też wskazać, w jakim celu dokumenty czy materiały zostały przekazane i jakiej reakcji oczekuje nadawca. Pismo przewodnie jest sporządzanie zarówno na potrzeby firmy czy instytucji, jak i w formie prywatnej – np. podczas wysyłania aktu urodzenia czy innych dokumentów krewnym, w związku ze sprawą spadkową.

List przewodni można dołączyć, wysyłając dokumenty niezbędne do przeprowadzenia sprawy sądowej, zawarcia związku małżeńskiego, wyjaśnienia zeznania podatkowego, ale też do umowy kupna-sprzedaży, zgłoszenia udziału w konferencji czy pakietu materiałów reklamowych.

Co powinno zawierać pismo przewodnie?

Zależnie od przeznaczenia pisma wprowadzającego może ono przyjmować różne formy – od bardzo oficjalnej i sporządzanej zgodnie z przyjętym wzorem, po swobodną, ale z zachowaniem zasad kultury i szacunku. Do ogólnie przyjętych elementów składowych takiego pisma zaliczają się:

• miejscowość, data,
• dane adresata,
• dane nadawcy,
• opis celu i rodzaju wysyłanych dokumentów,
• pieczątka i podpis.

Jeśli pismo przewodnie jest kierowane do formalnej instytucji takiej jak np. sąd czy urząd miasta, niezbędne jest też podanie numery PESEL i ewentualnej sygnatury akt sprawy, której dotyczą dokumenty. Pisma przewodnie można wysyłać pocztą elektroniczną tradycyjną, kurierską lub faksem.