Punkt zatrzymania

Mianem punktu zatrzymania jest określane każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem. Pisma czy dokumenty mogą pokonywać krótką lub długą drogę, zanim trafią do właściwej jednostki czy zostaną zarchiwizowane. Można wówczas określić, ile punktów zatrzymania miały po drodze. Czasem jest ich kilkanaście, nierzadko więcej niż 20. Oznacza to, że im więcej osób i jednostek dokonuje dekretacji pism, tym dłużej trwa cały proces obiegu dokumentów.

Każdy z punktów zatrzymania kształtuje ogólny obieg pisma, będący realizacją zapisów praktykowanych przez kancelarie. Inaczej można określić, że są to etapy, które pokonuje dokumentacja wchodząca na drogę urzędową i poddawana kolejnym czynnościom kancelaryjnym przewidzianym przez ustawodawcę.

Punkty zatrzymania a wewnętrzny obieg dokumentów w instytucji

Punkty zatrzymania stanowią element systemu obiegu dokumentacji w instytucji. Każda jednostka administracyjna ma z góry ustaloną drogę, którą pokonują napływające pisma. Rozpoczyna się ona w chwili pojawienia się dokumentu (na przykład dostarczonego przez pocztę), a kończy na załatwieniu sprawy i wysłaniu odpowiedzi do nadawcy.

System obiegu dokumentacji w instytucji jest kształtowany przez:

• regulamin organizacyjny (opisuje strukturę organizacyjną, kompetencje poszczególnych jednostek),
• instrukcję kancelaryjną (zbiór szczegółowych wytycznych dotyczących postępowania z dokumentami, wzory dokumentów i narzędzi pomocniczych),
• dodatkowe regulaminy (mające na celu przypisanie pracownikom pełnej odpowiedzialności za wykonywane obowiązki).

Stworzenie spójnego systemu jest niezbędne do tego, by obieg pism był sprawny i skuteczny. Zapobiega również zgubieniu dokumentów, ponieważ można łatwo określić, gdzie trafiły po raz ostatni.

Każda osoba obsługująca punkt zatrzymania powinna otrzymać dokładne instrukcje, jak ma postępować z konkretnym rodzajem dokumentacji. Musi także wiedzieć, do kogo ją przekazać po wykonaniu czynności służbowych.

Punkt zatrzymania a ogniwa obiegu dokumentów

W każdej instytucji, niezależnie od pełnionej funkcji, struktury czy wielkości, występują podstawowe ogniwa obiegu dokumentacji. Są to niewielkie „odcinki”, które dane pismo pokonuje podczas swojej drogi po urzędzie, firmie czy jednostce administracyjnej.

Zatrzymują się one w poszczególnych komórkach organizacyjnych, w których są wykonywane z góry przewidziane czynności służbowe. Te komórki nazywa się właśnie punktami zatrzymania.

Aby obieg dokumentów odbywał się sprawnie, powinien być bezpośredni. To oznacza, że droga danego pisma powinna być skrócona do niezbędnego minimum. Ma to na celu zapobieganie przekazywaniu dokumentu pomiędzy poszczególnymi punktami zatrzymania, w których nie podejmuje się żadnych czynności służbowych.

Głównym celem praktykowania bezpośredniego obiegu dokumentów jest skrócenie czasu załatwienia sprawy.

Przykłady punktów zatrzymania

Punkty zatrzymania występują w każdej jednostce organizacyjnej, niezależnie czy mowa o urzędzie państwowym, prywatnej firmie czy placówce edukacyjnej lub medycznej.

Do typowych punktów zatrzymania należą:

• kancelaria ogólna,
• sekretariat komórki organizacyjnej,
• kierownik komórki organizacyjnej,
• pracownik referatu.

Warto również zwrócić uwagę na pojęcie dekretacji, czyli skierowania sprawy do odpowiedniej komórki organizacyjnej. Tym zadaniem najczęściej zajmują się sekretariaty i kancelarie.