Zespół archiwalny zamknięty

W archiwistyce pojęcie zespołu archiwalnego odnosi się wyłącznie do tych materiałów, które zostały uznane za archiwalne, oznaczone kategorią A, a następnie opracowane i zaewidencjonowane. Nie są to wszystkie materiały gromadzone w jednym archiwum, np. zakładowym. Pozostałe dokumenty aktowe tworzą zbiór archiwalny. Zespół archiwalny zamknięty odnosi się wyłącznie do tych materiałów, których twórca działał wiele lat temu, a obecnie już nie istnieje.

Czym różni się zespół zamknięty od otwartego?

W rozróżnieniu zespołu archiwalnego otwartego i zamkniętego pojawiają się problemy, które wynikają z nazewnictwa. Pierwszym skojarzeniem, jakie pojawia się przy słowie „otwarty”, jest założenie, że zespół wciąż jest tworzony i rozbudowywany. W rzeczywistości jest to niezgodne z definicją tego tworu, który z założenia ma być zakończony i zarchiwizowany.

Czym więc wyróżnia się zespół archiwalny zamknięty? Otóż ma on wymiar historyczny i dokumentuje działalność jego twórcy, która nie ulegnie już w żaden sposób zmianie. W przyszłości nie powstają też nowe zespoły obejmujące dokumentację tego twórcy i wnoszące nowe treści do jego historii.

Podobnie jak w przypadku zespołu otwartego twórcą zespołu zamkniętego może być:

• osoba fizyczna,
• firma,
• urząd,
• organizacja społeczna lub polityczna,
• instytucja.

Przykładem zespołu archiwalnego zamkniętego jest dokumentacja przedstawiająca działalność nieistniejącej już partii PZPR. Podział na zespół otwarty i zespół zamknięty opiera się na kryterium okresu działalności. Każdy z tych dwóch rodzajów zespołów można jeszcze podzielić ze względu na strukturę, na prosty lub złożony. Wyróżnia się też zespoły przykładowe, typowe oraz szczątkowe.