Zespół archiwalny

Każda jednostka organizacyjna bez względu na jej wielkość, charakter czy okres działalności, tworzy dokumentację aktową. Część tej dokumentacji ma wartość jedynie dla tej jednostki i jest przydatna w krótkim okresie, po którym może być zniszczona. Natomiast materiały o wartości archiwalnej zaliczane do kategorii A są przeznaczone do wieczystego przechowywania. Tworzą one zespół archiwalny, którego twórcą jest wspomniana jednostka.

Jakie cechy musi mieć zespół archiwalny?

Zespół archiwalny nie jest dowolnym zbiorem dokumentów, lecz zawiera materiały, które spełniają określone warunki. Jego istnienie jest również uwarunkowane cechami podmiotu uważanego za twórcę zespołu. Cechami, które go charakteryzują, są:

• przynależność dokumentacji do kategorii archiwalnej A,
• gromadzenie dokumentacji przez jednego twórcę zespołu,
• odrębność ustrojowa twórcy (urząd, osoba fizyczna).

W zespole mogą się znaleźć wyłącznie materiały zarchiwizowane. Mogą to być zarówno dokumenty wytworzone przez twórcę zespołu, jak i przekazane przez osoby trzecie lub przejęte w drodze sukcesji.

Rodzaje zespołów archiwalnych

Zespoły archiwalne mogą mieć różną formę. W praktyce stosuje się dwa kryteria podziału. Pierwsze pozwala wyróżnić zespół archiwalny prosty i złożony. Jego rodzaj zależy od tego, jak na przestrzeni lat zmieniła się działalność twórcy. Archiwistyka wyróżnia też zespoły archiwalne otwarte i zamknięte. Pierwsze są tworzone na bieżąco przez jednostki, które nadal istnieją. Ich zasoby są systematycznie wydzielane i archiwizowane. Natomiast zespoły zamknięte są tworami firm, organizacji czy instytucji, które już nie istnieją. Ich przejmowanie następuje przez sukcesję.