Przez jaki czas powinniśmy przechowywać dokumenty firmowe?

Okres, w którym firma zobowiązana jest do przechowywania swoich dokumentów archiwalnych wynika z polskiego prawodawstwa. Wymagany czas zależy od rodzaju dokumentów i dotyczy on przede wszystkim dokumentów księgowych, dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentów kadrowych. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z ich archiwizacją. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl znajdują się z kolei cenne wskazówki związane z zasadami archiwizacji dokumentów.

Dokumenty księgowe i podatkowe

Urząd Skarbowy to instytucja, która zwyczajowo nie wybacza podatnikom błędów, dlatego nawet po zakończeniu roku podatkowego i złożeniu zeznania, firma jest zobowiązana do przechowywania swoich ksiąg podatkowych lub ewidencji przychodów przez okres wynikający ze stosownej ustawy, po którym następuje przedawnienie. Zakończenie roku podatkowego nie oznacza, że firma nie może w przyszłości zostać poddana kontroli, a obecnie swoje dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres pięciu lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego.

Oprócz wyżej wspomnianych dokumentów w tym samym czasie należy archiwizować dodatkowo rejestry vat, faktury i związane z nimi dokumenty wewnętrzne, a także ewidencje środków trwałych, wyposażenia, kilometrówki (czyli ewidencję przebiegu pojazdów) i dokumenty inwentaryzacyjne. Zeznania roczne stanowią tu pewien wyjątek, ponieważ chociaż dotyczą poprzedniego roku, składane są w kolejnym. Zatem przykładowo: zeznanie za rok 2017, złożone w roku 2018 należy archiwizować do końca roku 2023, a nie 2022 jak w przypadku pozostałych dokumentów odnoszących się roku 2017.

Kadry

Znacznie dłuższym okresem przechowywania odznaczają się na mocy polskiego prawa dokumenty związane z kadrami – przede wszystkim dlatego, że w przyszłości stanowić one będą podstawę do określenia wysokości świadczenia emerytalnego pracownika. Do takich dokumentów zaliczają się karty ewidencji czasu pracy, imienne listy płac, czy akta osobowe pracowników. Należy je przechowywać w sposób niezagrażający uszkodzeniu przez okres aż 50 lat od czasu ustania stosunku pracy. Ze względu na tak długi czas obowiązku archiwizacji wspomnianych dokumentów przechowując je należy zadbać nie tylko w sposób uporządkowany, ale również w trosce o bezpieczeństwo. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl przedstawiamy między innymi materiały do archiwizacji, które pomagają przeciwdziałać degradacji dokumentów.

Dokumenty związane z ZUS

Osobną kategorię dokumentów firmowych stanowią dokumentu związane z ZUS. Należą do nich między innymi kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych. W ich przypadku aktualny okres przechowywania wynikający z prawodawstwa wynosi, podobnie jak w przypadku dokumentów księgowych 5 lat. Przepis dotyczy jednak wyłącznie dokumentów ZUS składanych od początku 2012 roku. Dokumenty składane wcześniej muszą być przechowywane przez firmę co najmniej 10 lat od daty ich przekazania.

Bezpieczne przechowywanie dokumentów – archiwizacjadokumentow.com.pl

Bezpieczne przechowywanie wyżej wymienionych kategorii dokumentów firmowych jest niezwykle ważne ze względu na możliwość kontroli lub konieczność wyjaśnienia nieścisłości z odpowiednimi urzędami. Zagubienie lub uszkodzenie dokumentów może okazać się bardzo kosztowne dla przedsiębiorstwa. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl przekazujemy wszystkie niezbędne wskazówki związane z archiwizacją dokumentów firmowych, a także nasze usługi polegające na wspieraniu klientów z całego kraju w profesjonalnym, bezpiecznym i zgodnym z prawem prowadzeniu własnych archiwów.