Jak ułatwić sobie przechowywanie dokumentów? Oznakowanie i klipsy archiwizacyjne

W każdym przedsiębiorstwie kolejne lata stają pod znakiem rosnącej liczby dokumentów, które chociaż nie są używane w bieżącej działalności firmy, powinny być odpowiednio przechowywane ze względu na wymogi prawne, możliwość przeprowadzania audytu w przyszłości lub konieczność powołania się na dane z przeszłości.
W związku z tym wygodne i bezpieczne przechowywanie dokumentów staje się sporym wyzwaniem. Z pomocą przychodzą tutaj na szczęście materiały do archiwizacji, takie jak klipsy archiwizacyjne, pudła, segregatory, koperty i teczki. 

Przechowywanie dokumentów – teczki, segregatory i pudła

Modelowe archiwum firmowych dokumentów mieści się w specjalnie wyodrębnionym do tego dużym pomieszczeniu, w dodatku takim, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy firmy, dzięki czemu nie istnieje ryzyko, że kluczowe dla przedsiębiorstwa informacje nie wpadną w ręce osób niepowołanych.

W pomieszczeniu powinny się znajdować liczne regały z półkami rozmiarem dostosowanymi do segregatorów i pudeł, w których przechowywane są dokumenty. Swoboda dostępu polega na odpowiednim uporządkowaniu dokumentacji. Pojedyncze umowy, podobnie jak zamówienia, czy faktury powinny być umieszczone w teczkach lub koszulkach, te zaś wpięte w segregatory. Większe partie dokumentów można zaś umieścić w specjalnie przeznaczonych do tego pudłach, które zapewnią im bezpieczeństwo przed uszkodzeniami.

Wygodne przenoszenie dokumentów z użyciem klipsów archaizacyjnych

W dobrze działającym archiwum niezwykle ważne jest sprawne przenoszenie dokumentów. W tym przypadku najlepsze rozwiązanie stanowią klipsy archiwizacyjne. Klipsy o długich „wąsach” np. 10-centymetrowe, zapewniają komfortowe przenoszenie nawet bardzo obszernych plików dokumentów.
Klipsy zapinane na zaczep zwiększają komfort użytkowania, ponieważ uniemożliwiają wypięcie się dokumentów ze spinacza i ich chaotyczne rozsypanie się w pomieszczeniu.

Prawidłowe oznakowanie dokumentów

Prawidłowo działające archiwum opiera się również na dokładnym posegregowaniu dokumentów oraz ich bardzo szczegółowym oznaczeniu. Bez tego archiwizowanie dokumentów nie ma sensu, ponieważ i tak trudno byłoby znaleźć w nim interesujące nas w danym momencie informacje.

Pudła i segregatory powinny zatem zawierać informacje takie jak zakres czasowy (np. lata lub miesiące), rodzaj dokumentów, którego dotyczą (faktury, zamówienia, umowy). W większym archiwum osobne segregatory mogą dotyczyć np. poszczególnych klientów lub dostawców. Ważnym elementem, który ułatwia przeszukiwanie dokumentacji jest również alfabetyczne uszeregowanie i oznaczenie plików dokumentów znajdujących się archiwum.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.