Obsługa archiwum u klienta

Przedstawiamy Państwu ofertę współpracy w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego bądź składnicy akt

W ramach usługi prowadzenia Archiwum Zakładowego, realizowane są wszystkie zadania wynikające z „Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego”. Wykonywanie czynności objętych zakresem funkcjonowania Archiwum Zakładowego, odbywa się z respektowaniem zapisów rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1743) oraz Ustawą z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2015 poz. 566) oraz innych stosownych ustaw i przepisów obejmujących daną jednostkę organizacyjną.

Zakres usługi obejmuje:

  • Porządkowanie akt przekazanych do archiwum.
  • Udostępnianie i wypożyczanie akt do celów służbowych.
  • Sporządzanie wykazu akt przeznaczonych do brakowania po upływie każdego roku kalendarzowego.
  • Dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym – zabezpieczanie akt.
  • Prowadzenie kwerend archiwalnych do celów służbowych i innych zleconych komórki organizacyjne.
  • Prowadzenie pomiaru temperatury i poziomu wilgotności w archiwum.
  • Kserowanie oraz skanowanie akt.
  • Zapewnienie ochrony informacji zawartych w dokumentach przechowywanych w archiwum podczas udostępniania ich osobom trzecim – zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz.U. nr 112, poz. 1198).
  • Wypożyczanie akt z archiwum.
  • Prowadzenie ewidencji akt w postaci: spisów zdawczo odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych – w wersji papierowej i elektronicznej.
  • Sporządzanie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisów dokumentacji niearchiwalnej.
  • Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek oraz sprawne ich przygotowanie do przekazania archiwum.
  • Przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych, wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi akt.
  • Przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt.
  • Porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych, prace konserwatorskie.
  • Prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
  • Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
  • Sporządzenie rocznego sprawozdania statystyczno-opisowego.