W jakim miejscu przechowywać dokumenty?

Mimo postępującej cyfryzacji, nie istnieją przedsiębiorstwa, które funkcjonowałyby wyłącznie w oparciu o informacje elektroniczne. Przede wszystkim dokumenty księgowe i urzędowe, wszelkie umowy z klientami, pracownikami i współpracownikami, poszczególne zamówienia i kontrakty, wymagają sporządzenia w formie papierowej, bowiem są ważne dzięki podpisom osób za nie odpowiedzialnych. Z tego względu nawet w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw przechowywanie dokumentów jest sporym wyzwaniem zwłaszcza, że rocznie „produkują” one po kilkadziesiąt pełnych segregatorów.

Przestrzeń do przechowywania dokumentów

O tym, w jaki sposób firma przechowuje dokumenty decydują przede wszystkim możliwości logistyczne wynikające z rozmiarów przedsiębiorstwa, jak również specyfiką zajmowania powierzchni biurowej.
Idealnym rozwiązaniem jest możliwość wygospodarowania oddzielnego pomieszczenia, do którego z czasem trafia cała dokumentacja, która nie ma aktualnie większego znaczenia dla bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Jednocześnie ze względu na wymogi prawne i urzędowe, ale także ich potencjalne znaczenie w przyszłości, tych dokumentów nie można po prostu zutylizować, ani umieścić gdziekolwiek. Jest bardzo ważne, by do wydzielonej na archiwum przestrzeni nie miały dostępu osoby niepowołane.

Wygodne przechowywanie dokumentów

Miejsce przeznaczone na archiwum dokumentów, powinno spełniać kilka kryteriów. Warto umieścić w nim regały rozmiarem dopasowane do standardowych rozmiarów segregatorów i pudeł, w których spoczywa dokumentacja. Jednocześnie bardzo ważny jest swobodny dostęp do dokumentów – nigdy nie wiadomo, kiedy w firmie nastąpi audyt lub określone umowy sprzed kilku lat okażą się potrzebne. To może zagwarantować odpowiednie usytuowanie regałów, a także ich oznaczenie i klarowny podział ze względu na daty i charakter dokumentów.
Jeśli w budynku firmy nie istnieje takie archiwum, poszczególne działy przechowują dokumentację we własnym zakresie, jednak to rozwiązanie krótkowzroczne, ponieważ kuleje wówczas proces przekazywania dokumentacji między działami, a rosnąca przez lata liczba segregatorów powoduje chaos w codziennej pracy.

Przechowywanie dokumentów w archiwum depozytowym

Aby uniknąć wspomnianego chaosu, coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów w profesjonalnym zewnętrznym archiwum depozytowym. To rozwiązanie wygodne i bezpieczne, ponieważ dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującym prawodawstwem, odpowiednio oznakowana i niedostępna dla osób trzecich.
Profesjonalne archiwum depozytowe dokonuje ponadto archiwizacji elektronicznej przechowywanych dokumentów, dzięki czemu uprawnieni pracownicy firmy mają stały dostęp do skanów, oraz możliwość zamówienia oryginałów w dowolnym momencie. W dłuższej perspektywie takie rozwiązanie oznacza zaś nie tylko wygodę, ale również obniża koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo z tytułu archiwizacji.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.