Prowadzenie firmy wiąże się w Polsce z wieloma obowiązkami, w tym również podatkowymi. Jednym z nich jest odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych, które będą niezbędne w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Które dokumenty księgowe należy przechowywać? W jaki sposób powinny one zostać zarchiwizowane i gdzie spoczywać? Czy to prawda, że dokumenty można przechowywać również w formie elektronicznej?

Elektroniczny obieg dokumentów w większości firm rozpatrywano dotychczas raczej jako melodię przyszłości. Obecnie, w 2018 roku, nadchodzi czas, w którym staje się on standardem. Wdrożenie tego rozwiązania zwłaszcza w dużych i średnich przedsiębiorstwach może okazać się bardzo opłacalne ze względu na szereg korzyści. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i co zyskują firmy oraz instytucje, które go wprowadzają?

Prawidłowe, uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko wymóg prawny, ale również dobra praktyka, która zdecydowanie ułatwia późniejsze przeszukiwanie archiwum i pozwala oszczędzić sporo czasu, a niekiedy również nerwów. Tym razem skupimy się nie na procedurach, a przydatnych akcesoriach służących do archiwizacji dokumentów. Teczki, pudła archiwizacyjne i inne materiały pozwalają zachować porządek w biurze oraz chronić papier przed uszkodzeniem i przebarwieniem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od czasu ustania zatrudnienia wynika z bardzo restrykcyjnych przepisów pochodzących z kodeksu pracy. Ich nieprzestrzeganie wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jakie może ponieść przedsiębiorstwo. Jakiego rodzaju dokumenty obejmuje wspomniane prawo? Czy całość dokumentacji pracowniczej jest objęta takim obowiązkiem?

O tym, w jaki sposób odbywa się prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych decyduje przede wszystkim ustawa o rachunkowości, jak również inne akty prawne, w tym Ordynacja Podatkowa. Przepisów prawa nie warto lekceważyć, ponieważ nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grozi wysokimi grzywnami oraz innymi przykrymi skutkami dla przedsiębiorstwa. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z archiwizacją.

Przechowywanie dokumentów to w wielu przypadkach obowiązek ustawowy. Dokumentacja dzieli się na archiwalną i niearchiwalną. Do tej pierwszej kategorii zaliczają się wszystkie dokumenty, które w świetle prawa należy przechowywać wieczyście. Pozostałe to takie, których obowiązek przechowywania upływa w określonym terminie. W prawidłowym i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów pomaga ich archiwizacja.

Okres, w którym firma zobowiązana jest do przechowywania dokumentów archiwalnych wynika z polskiego prawodawstwa. Wymagany czas zależy od rodzaju dokumentów i dotyczy on przede wszystkim dokumentów księgowych, dokumentów związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz dokumentów kadrowych. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z ich archiwizacją. Na stronie archiwizacjadokumentow.com.pl znajdują się z kolei cenne wskazówki związane z zasadami archiwizacji dokumentów.