Dlaczego archiwizacja dokumentów jest aż tak ważna?

Przechowywanie dokumentów to w wielu przypadkach obowiązek ustawowy. Dokumentacja dzieli się na archiwalną i niearchiwalną. Do tej pierwszej kategorii zaliczają się wszystkie dokumenty, które w świetle prawa należy przechowywać wieczyście. Pozostałe to takie, których obowiązek przechowywania upływa w określonym terminie. W prawidłowym i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów pomaga ich archiwizacja.

Przechowywanie dokumentów to obowiązek prawny

Oprócz ksiąg wieczystych i aktów sądowych, czyli pism, które należy przechowywać wieczyście, polskie prawo wymaga również przechowywania dokumentów niearchiwalnych przez pewien czas. Dla firm będą to między innymi dokumenty księgowe i związane z ZUS (5 lat), czy też kadrowe (50 lat). W podanych okresach dokumentacja może zostać poddana kontroli przez odpowiednie urzędy, dlatego ich przechowywanie powinno być zewidencjonowane i bezpieczne. Ogranicza to zbędne ryzyko ponoszone przez przedsiębiorstwa.

Archiwizacja dokumentów ułatwia ich przechowywanie

Archiwizacja dokumentów to proces polegający na klasyfikacji, oznaczaniu i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów, tak aby w wymaganym prawnie okresie nie uległy one zniszczeniu lub kradzieży, a osoby do tego upoważnione posiadały do nich szybki dostęp dzięki uporządkowaniu, oznaczeniu i zewidencjonowaniu dokumentacji, obecnie przynajmniej w większych archiwach w sposób komputerowy. Jednym z elementów archiwizacji jest brakowanie, które polega na odnalezieniu dokumentów przedawnionych, które można usunąć już z archiwum. Skorzystanie z usług firmy lub instytucji zajmującej się archiwizacją to gwarancja bezpieczeństwa, porządku i ograniczenia ryzyka związanego ze zniknięciem lub zniszczeniem określonej dokumentacji.

W jaki sposób odbywa się profesjonale i bezpieczne przechowywanie dokumentów?

Chociaż firmy przechowujące dokumenty niearchiwalne z odpowiednim okresem ważności i obowiązkiem przechowywania przez wiele lat mają sporą dowolność w metodzie ich archiwizacji, istnieje zbiór dobrych praktyk, które warto stosować. Podział na teczki, segregatory i pudła oznaczone i ustawione chronologicznie to jedna z nich. Warto również wybierać materiały chroniące papier przed degradacją, a także wykonywać kopie cyfrowe tych dokumentów, które mogą szybko ulec naturalnemu wyblaknięciu. Doskonały przykład to paragony i faktury. Duże archiwum powinno być ponadto monitorowane, strzeżone i chronione przed pożarem lub innymi groźnymi zdarzeniami.

Konsekwencje braku archiwizacji dokumentów

Przechowywane dokumentów oraz ich archiwizacja jest bardzo ważne również ze względu na przykre konsekwencje ewentualnych zaniedbań. Te zaś zależą oczywiście od rodzaju i wartości dokumentacji. Grzywny, kary, procesy cywilne i karne to z pewnością wystarczające argumenty, by prawidłowo i bezpiecznie przechowywać i archiwizować dokumenty firmowe, na przykład powierzając się wyspecjalizowanej w tym instytucji.