Każda firma – niezależnie od tego, czy jest dużą korporacją, czy niewielką działalnością gospodarczą – generuje ogromną ilość dokumentów. Wśród nich znajdują się dokumenty księgowe, dokumenty podatkowe, akta pracownicze czy sprawozdania finansowe. Wszystkie te materiały muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami i w taki sposób, aby zapewnić łatwy dostęp uprawnionym osobom, a jednocześnie chronić dokumenty przed nieuprawnionym dostępem. Pojawia się więc kluczowe pytanie: jak archiwizować dokumenty w firmie, aby uniknąć problemów prawnych, zapewnić bezpieczeństwo i sprawne wyszukiwanie potrzebnych dokumentów?

Czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów to proces polegający na systematycznym gromadzeniu, porządkowaniu, zabezpieczeniu i przechowywaniu określonych dokumentów przez wymagany prawem lub praktyką biznesową okres. Obejmuje on zarówno papierowe dokumenty, jak i dokumenty elektroniczne.

W praktyce oznacza to:

• odpowiednie oznaczanie teczek i segregatorów,
• przechowywanie dokumentacji w porządku chronologicznym,
• tworzenie kopii zapasowych dokumentów w wersji elektronicznej,
• opracowanie procedur dotyczących niszczenia dokumentacji niearchiwalnej po upływie wymaganego czasu.

Dzięki archiwizacji można mieć pewność, że ważne dokumenty takie jak dowody księgowe, listy płac, umowy o pracę czy akty notarialne, będą dostępne w razie kontroli lub potrzeby biznesowej.

Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak istotna?

Spełnianie wymogów prawa
Prawo jasno określa, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe, dokumenty podatkowe czy dokumenty inwentaryzacyjne. Na przykład:

• księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe muszą być przechowywane przez 5 lat od dnia zakończenia roku obrotowego,
• karty wynagrodzeń i dokumenty pracownicze w systemie ubezpieczeń społecznych mogą wymagać archiwizacji nawet przez 10–50 lat, w zależności od daty zatrudnienia ubezpieczonego pracy i danego płatnika.

Bezpieczeństwo i ochrona przed ryzykiem
Archiwizacja zmniejsza ryzyko utraty poufnych informacji, pozwala chronić dokumenty przed niedozwolonymi zmianami i zapewnia, że dokumenty archiwalne będą dostępne wyłącznie uprawnionym osobom.

Efektywna organizacja
Proces archiwizacji pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów, niezależnie od tego, czy chodzi o deklaracje podatkowe, noty korygujące, rejestry VAT czy wyciągi bankowe.

Jak archiwizować dokumenty papierowe?

Mimo rozwoju technologii wiele firm nadal korzysta z papierowych dokumentów. Dlatego tak ważne jest, aby wiedzieć, jak je prawidłowo przechowywać.

• Segregacja i opis – dokumenty papierowe powinny znajdować się w segregatorach lub teczkach, opisanych zgodnie z typem dokumentów, rokiem i numeracją.
• Porządek chronologiczny – ułatwia sprawne wyszukiwanie i szybkie odnalezienie np. dowodów wewnętrznych czy dokumentów kosztowych.
• Bezpieczne przechowywanie – papierowe dokumenty muszą być przechowywane w formie tradycyjnej w zamkniętych szafach, aby nie naruszać bezpieczeństwa i chronić je przed dostępem osób trzecich.
• Określony czas – należy pamiętać, że różne typy dokumentów muszą być przechowywane przez inny okres. Na przykład: dokumenty księgowe przez 5 lat, a roczne sprawozdania finansowe – również 5 lat od dnia zakończenia roku obrotowego.

Archiwizacja dokumentów elektronicznych

Coraz więcej firm decyduje się archiwizować dokumenty w formie elektronicznej. Dokumenty elektroniczne mogą być przechowywane w systemach informatycznych lub z użyciem specjalnych programów komputerowych.

Zalety:

• łatwy dostęp do dokumentów firmowych za pośrednictwem internetu,
• możliwość tworzenia kopii zapasowych,
• szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów dzięki wyszukiwarce,
• mniejsze ryzyko zniszczenia niż w przypadku papierowych dokumentów.

Wadą może być konieczność inwestycji w bezpieczne systemy i ochronę przed cyberatakami, aby nie naruszać bezpieczeństwa poufnych informacji.

Archiwizacja dokumentów księgowych i podatkowych

Jednym z kluczowych obszarów jest archiwizacja dokumentów księgowych. W tej kategorii znajdują się:

• księgi rachunkowe i księgi podatkowe,
• dokumentacja księgowa: dowody księgowe, noty korygujące, rejestry VAT, dokumenty kosztowe, wyciągi bankowe,
• deklaracje podatkowe, sprawozdania finansowe i roczne sprawozdania finansowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne i dowody wewnętrzne.

Jak długo należy przechowywać księgi podatkowe?

• Księgi rachunkowe – 5 lat od dnia zakończenia roku obrotowego.
• Deklaracje podatkowe – co najmniej 5 lat, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku związanego ze zobowiązania podatkowego.
• Dokumenty inwentaryzacyjne – do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Archiwizując tego typu materiały, należy przechowywać dokumenty księgowe w sposób zapewniający prawidłowe przechowywanie i łatwy dostęp dla osób uprawnionych.

Dokumenty firmowe pracownicze i kadrowe

Szczególne miejsce w archiwum zajmują dokumenty pracownicze: umowy o pracę, listy płac, karty wynagrodzeń czy dokumentacja związana z ubezpieczeniami społecznymi.

Zgodnie z przepisami:

• dokumenty pracownicze muszą być przechowywane od 10 do 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia ubezpieczonego pracy,
• akta osobowe i listy płac są dokumentami o wartości historycznej, dlatego ich archiwizacja wymaga szczególnej uwagi.

Dokumentacja niearchiwalna – co z nią zrobić?

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane wiecznie. Dokumentacja niearchiwalna to taka, której okres przechowywania już minął i nie posiada wartości historycznej, dowodowej ani prawnej. Przykładem mogą być np. dokumenty podatkowe, których czas przechowywania liczony jest od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku związanego ze zobowiązania podatkowego. Gdy wymagany okres minie, dokumenty te mogą zostać przekazane do zniszczenia.

Warto jednak pamiętać, że proces likwidacji dokumentacji musi być przeprowadzony w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami. Papierowe dokumenty (np. wyciągi bankowe, dowody księgowe, listy płac czy umowy o pracę, które straciły znaczenie) powinny być niszczone w specjalistycznych niszczarkach lub przez firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem akt. Dzięki temu poufne informacje nie trafią w niepowołane ręce i nie będą narażać firmy na ryzyko prawne.

W przypadku dokumentów elektronicznych sytuacja jest podobna – samo skasowanie pliku nie wystarczy. Konieczne jest trwałe usuwanie danych z nośników, np. poprzez nadpisywanie sektorów dysku, używanie certyfikowanych programów komputerowych lub fizyczne zniszczenie nośnika. Takie działania minimalizują ryzyko, że ktoś odtworzy poufne informacje.

Dobrą praktyką jest opracowanie w firmie procedury niszczenia dokumentacji niearchiwalnej. Powinna ona jasno określać: jakie typy dokumentów podlegają brakowaniu, kto odpowiada za proces, w jaki sposób wybiera się metodę niszczenia i jak dokumentuje się fakt likwidacji. Dzięki temu firma może udowodnić, że działa zgodnie z prawem i dba o zabezpieczenie dokumentów, których nie trzeba już przechowywać.

Wybór metody archiwizacji – na co zwrócić uwagę?

Każda firma powinna podjąć decyzję o wybranej metody przechowywania dokumentów, dostosowanej do charakteru działalności, liczby generowanych akt oraz obowiązków prawnych. Najczęściej do wyboru są trzy rozwiązania:

W formie tradycyjnej

Wciąż bardzo popularna, zwłaszcza w małych firmach lub w przypadku dokumentów, które muszą być przechowywane w formie papierowej, np. niektóre akty notarialne czy umowy o pracę. Taka archiwizacja wymaga odpowiednich warunków: zamykanych szaf, zabezpieczenia dokumentów przed wilgocią, pożarem i nieuprawnionym dostępem. Choć jest to rozwiązanie stosunkowo proste, to generuje koszty związane z wynajmem powierzchni biurowej czy magazynowej.

W formie elektronicznej

Coraz częściej wybierana przez przedsiębiorstwa inwestujące w nowoczesne programy komputerowe. Dokumenty elektroniczne można przechowywać w chmurze lub na serwerach lokalnych, z dostępem wyłącznie dla uprawnionych osób. Atutem jest szybkie wyszukiwanie, możliwość tworzenia kopii zapasowych i udostępniania danych za pośrednictwem internetu. Wymaga jednak wdrożenia zabezpieczeń przed niedozwolonymi zmianami i cyberatakami.

Model hybrydowy

Łączy zalety obu metod. Najważniejsze dokumenty papierowe przechowywane są w archiwum firmowym, a równocześnie powstają ich wersje elektroniczne, które ułatwiają codzienną pracę. To rozwiązanie szczególnie polecane w dużych firmach, które muszą przechowywać dokumenty kosztowe, rejestry VAT czy księgi rachunkowe przez określony czas, ale chcą mieć szybki i wygodny dostęp do danych w wersji elektronicznej.

Należy pamiętać, że bez względu na formę archiwizacji wszystkie dokumenty firmowe muszą być przechowywane zgodnie z przepisami prawa i w sposób, który nie będzie naruszać bezpieczeństwa ani poufnych informacji. Kluczowe jest także przeszkolenie pracowników, aby wiedzieli, jak archiwizować dokumenty w firmie i jak chronić dokumenty przed nieuprawnionym dostępem. Dzięki temu proces archiwizacji nie tylko spełni wymogi formalne, ale też usprawni codzienną pracę i zabezpieczy firmę przed problemami prawnymi.

Podsumowanie

Archiwizacja dokumentów to obowiązek i odpowiedzialność każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy chodzi o dokumenty archiwalne, dokumenty podatkowe czy dokumenty pracownicze, muszą być one przechowywane przez określony czas, w formie papierowej lub elektronicznej, w warunkach gwarantujących bezpieczeństwo i łatwy dostęp.

Prawidłowe przechowywanie dokumentacji to inwestycja w bezpieczeństwo firmy, ochronę przed problemami prawnymi i sprawną organizację pracy. Proces archiwizacji warto oprzeć zarówno na tradycyjnych metodach, jak i nowoczesnych systemach informatycznych, które umożliwiają sprawne wyszukiwanie i przechowywanie dokumentów firmowych w wersji elektronicznej.

Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje pewność, że ważna dokumentacja – od ksiąg rachunkowych po umowy o pracę – zawsze będzie dostępna i zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem czy niedozwolonymi zmianami.