Dobrze zaplanowana organizacja archiwum zakładowego ułatwia przyjmowanie, gromadzenie i przechowywanie dokumentów, a także ich szybkie odnajdywanie. Od czego zacząć, aby archiwum działało zgodnie z przepisami i zapewniało odpowiednie zabezpieczenie akt? Kluczowe znaczenie mają jasno określone procedury, właściwie przygotowane pomieszczenie, odpowiednie wyposażenie oraz systematycznie prowadzona ewidencja dokumentacji.

Archiwum zakładowe czy składnica akt?

Podstawowym aktem prawnym regulującym funkcjonowanie archiwów jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Archiwum zakładowe tworzy się w jednostkach, które wytwarzają materiały archiwalne wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego. Jeżeli jednostka przechowuje wyłącznie dokumentację niearchiwalną, odpowiednią formą jest zazwyczaj składnica akt.

W większych jednostkach archiwum zakładowe może działać w kilku odpowiednio przygotowanych pomieszczeniach lub magazynach. Niezależnie od przyjętego rozwiązania zasady postępowania z aktami powinny być jednakowe dla wszystkich działów jednostki.

Organizacja i zadania archiwum zakładowego obejmują przede wszystkim przejmowanie dokumentacji zakończonych spraw z poszczególnych komórek organizacyjnych, jej porządkowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, udostępnianie oraz prowadzenie ewidencji. Obsługę zasobu należy powierzyć odpowiednio przygotowanej osobie, która odpowiada również za brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W jednostkach objętych nadzorem jej obowiązki mogą obejmować także przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania właściwemu archiwum państwowemu.

Jak powinien wyglądać lokal archiwum zakładowego?

Lokal archiwum powinien znajdować się w miejscu zabezpieczonym przed pożarem, włamaniem oraz działaniem wilgoci. Pomieszczenie powinno być suche, wentylowane, równomiernie ogrzewane i wyposażone w sprawną instalację elektryczną. Nie zaleca się urządzania magazynu na strychu, w piwnicy ani w bezpośrednim sąsiedztwie kuchni, łazienek i instalacji wodnych, ponieważ takie położenie zwiększa ryzyko uszkodzenia dokumentów.

Normy przechowywania dokumentów obejmują między innymi kontrolę temperatury i wilgotności powietrza. Lokal powinien zapewniać stabilne warunki bez gwałtownych wahań, natomiast dokładne wartości należy dostosować do rodzaju zgromadzonej dokumentacji i obowiązujących instrukcji.

Zabezpieczenia należy dostosować do rodzaju i wartości przechowywanej dokumentacji. Mogą one obejmować odpowiednie zamki, kontrolę dostępu, alarm antywłamaniowy lub monitoring. Po zakończeniu pracy pomieszczenie należy zamykać, a klucze przechowywać w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym. Dodatkową ochronę ewidencji i dokumentów zapewnia zamykana szafa.

Jak rozmieścić regały i dokumentację?

Podstawowe wyposażenie magazynu stanowią metalowe regały stacjonarne lub przesuwne, dostosowane do wielkości pomieszczenia i wytrzymałości stropu. Powinny być stabilne i zabezpieczone przed korozją. Między regałami należy pozostawić przejścia umożliwiające wygodne korzystanie z akt, a także zachować odpowiedni odstęp od ścian, podłogi i źródeł ogrzewania.

Regały można oznaczyć cyframi rzymskimi, a półki – cyframi arabskimi. Dokumenty w teczkach należy przechowywać w pozycji pionowej, o ile pozwalają na to ich format i stan. Akta układa się zgodnie z przyjętym systemem, kategoriami archiwalnymi oraz numerami nadanymi w spisach zdawczo-odbiorczych.

Każde przekazanie dokumentacji z komórek organizacyjnych powinno odpowiadać zawartości wykazanej w spisie. W przypadku wznowienia sprawy teczkę można czasowo wycofać z archiwum, jednak takie działanie należy odnotować w ewidencji.

Brakowanie dokumentacji i kontrola zasobu

Dokumentację niearchiwalną można przeznaczyć do zniszczenia dopiero po upływie obowiązującego okresu przechowywania i przeprowadzeniu wymaganej procedury brakowania. Obejmuje ona wytypowanie akt, sporządzenie ich spisu, ocenę zawartości teczek oraz udokumentowanie zniszczenia. W jednostkach objętych nadzorem archiwalnym brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wymaga uzyskania zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego. W ewidencji należy wskazać między innymi rodzaj i ilość wybrakowanej dokumentacji.

Osoba odpowiedzialna za zasób powinna regularnie sprawdzać stan dokumentów, warunki panujące w magazynach oraz zgodność przechowywanych akt z ewidencją. Porządek, odpowiednie wyposażenie i prawidłowe przygotowanie dokumentacji pozwalają zapewnić jej bezpieczne przechowywanie oraz sprawne odnajdywanie.