Outsourcing archiwizacji dokumentów pozwala sprawniej zarządzać firmową dokumentacją bez utrzymywania własnego archiwum. Zewnętrzna firma może przejąć cały proces – od pomocy w przygotowaniu dokumentów i indeksowania akt, przez ich bezpieczne przechowywanie i digitalizację, aż po zgodne z przepisami prawa niszczenie po upływie wymaganego okresu. Kiedy takie rozwiązanie się opłaca i czym kierować się przy wyborze wykonawcy?

Na czym polega outsourcing archiwizacji dokumentów?

Outsourcing archiwizacji polega na przekazaniu wyspecjalizowanej firmie części lub całości zadań związanych z zarządzaniem dokumentacją. Zakres prac może obejmować analizę zasobów, porządkowanie dokumentów papierowych, sporządzenie ewidencji, opisanie teczek, indeksowanie, transport, przechowywanie, digitalizację i niszczenie.

Przed przekazaniem dokumentacji należy ją uporządkować i podzielić na kategorie zgodnie z obowiązującymi terminami przechowywania. Usługi mogą dotyczyć faktur, akt osobowych, dokumentacji płacowej, umów oraz akt podmiotów istniejących. Właścicielem akt pozostaje klient, a firma zewnętrzna odpowiada za ich zabezpieczenie, obsługę zamówień i udostępnianie upoważnionym pracownikom. 

Kiedy outsourcing archiwizacji się opłaca?

To dobre rozwiązanie, gdy przedsiębiorstwo gromadzi duże ilości dokumentów, nie ma odpowiednich pomieszczeń lub zatrudnienie własnego archiwisty byłoby nieopłacalne. Outsourcing pozwala zaoszczędzić miejsce w biurze, ograniczyć wydatki na regały, ochronę i systemy alarmowe, a także poprawić efektywność pracy.

Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym sprawdza się również podczas przeprowadzki, reorganizacji firmy, likwidacji oddziału lub porządkowania wieloletnich zaległości. Analiza zasobów pozwala ocenić dokumentację pod kątem kończenia okresu obowiązkowego przechowywania wraz z możliwością dalszego przechowywania albo przeznaczenia akt do zniszczenia.

Korzyścią jest także sprawniejszy dostęp do dokumentacji. Upoważnieni pracownicy mogą zamówić potrzebne akta, skan lub kopię elektronicznie albo telefonicznie, również z możliwością wydruku. Pozwala to szybciej odnaleźć potrzebne informacje i ograniczyć czas poświęcany na obsługę archiwum.

Jak powinno wyglądać bezpieczne przechowywanie akt?

Dokumentacja papierowa powinna być przechowywana w pomieszczeniach odpowiednio chronionych przed pożarem, zalaniem, kradzieżą, uszkodzeniem i dostępem osób nieupoważnionych. Firma archiwizacyjna powinna stosować następujące zabezpieczenia m.in. monitoring, kontrolę dostępu, system alarmowy, ochronę przeciwpożarową oraz ewidencję udostępnień akt.

Warto także sprawdzić, czy magazyny są monitorowane przez całą dobę, a system alarmowy wyposażono w moduł GPRS, który w razie zagrożenia automatycznie wysyła powiadomienie do ochrony lub wskazanych osób. Dokumenty powinny być przechowywane w warunkach zgodnych z ich rodzajem i wymaganiami prawnymi. W przypadku dokumentacji cyfrowej równie ważne są szyfrowanie danych, regularne kopie zapasowe oraz ograniczenie dostępu do upoważnionych użytkowników.

Digitalizacja i szybki dostęp do dokumentacji

Digitalizacja ogranicza konieczność korzystania z papierowych oryginałów i usprawnia zarządzanie aktami. Dokumenty mogą zostać zeskanowane, opisane i udostępnione w bezpiecznym archiwum elektronicznym. Warto ustalić sposób indeksowania, format plików, poziom szczegółowości opisów i zasady dostępu, tak aby system odpowiadał procedurom danej firmy.

Niszczenie dokumentów po upływie okresu przechowywania

Po upływie wymaganego okresu należy sprawdzić akta i przedstawić ich spis właścicielowi dokumentacji. Dopiero po przedstawieniu spisu i podjęciu decyzji o brakowaniu dokumenty mogą zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji. Proces powinien zakończyć się sporządzeniem protokołu potwierdzającego zakres i sposób zniszczenia.

Jak wybrać firmę oferującą outsourcing archiwizacji?

Przy wyborze wykonawcy warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę, ale przede wszystkim na jego doświadczenie, znajomość przepisów oraz sposób zabezpieczania dokumentacji. Dobrze, jeśli firma może potwierdzić jakość swoich usług referencjami i oferuje rozwiązania dopasowane do rodzaju oraz ilości przechowywanych akt.

Przed podpisaniem umowy należy również sprawdzić, jak wygląda dostęp do dokumentów, ile trwa realizacja zamówień i jakie procedury obowiązują w razie zagrożenia. Jasno określone zasady współpracy, wysoki poziom bezpieczeństwa i sprawna obsługa pomagają ograniczyć ryzyko oraz usprawnić cały proces archiwizacji.