Czy pracodawca naprawdę musi przechowywać dokumenty pracownicze przez 50 lat?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres aż 50 lat od czasu ustania zatrudnienia wynika z bardzo restrykcyjnych przepisów pochodzących z kodeksu pracy. Ich nieprzestrzeganie wiąże się z poważnymi konsekwencjami, jakie może ponieść przedsiębiorstwo. Jakiego rodzaju dokumenty obejmuje wspomniane prawo? Czy całość dokumentacji pracowniczej jest objęta takim obowiązkiem?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – które dokumenty należy przechowywać przez 50 lat?
Jako dokumentację pracowniczą w świetle prawa należy traktować dokumenty związane z samym stosunkiem pracy. Należą do niej dokumenty związane z okresami zatrudnienia, a także wynagrodzenia za pracę oraz wszystkie pozostałe dokumenty, które mogą stanowić podstawę do obliczania wymiaru renty lub emerytury. Ponadto obowiązkowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej obejmuje również między innymi imienne listy wypłaty wynagrodzeń i pozostałych świadczeń, ewidencję czasu pracy, akta osobowe oraz karty ewidencji przydziału odzieży. W ich przypadku rzeczywiście istnieje obowiązek przechowywania przez pracodawcę pełnej dokumentacji w stanie umożliwiającym ich odczytanie przez okres 50 lat od czasu ustania stosunku pracy.
Jakie dokumenty można przechowywać krócej?
Jednak nie wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem są objęte wyżej wymienionym obowiązkiem. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat nie dotyczy między innymi wniosków urlopowych, które pracodawca musi przechowywać tylko 2 lata. Z kolei dokumentację związaną z wypadkami zbiorowymi powodującymi śmierć lub inwalidztwo należy przechowywać przez okres 25 lat, zaś pozostałymi wypadkami – 10 lat.
Inna kategoria związana z zatrudnieniem to dokumenty ZUS takie jak deklaracje rozliczeniowych, czy raporty miesięczne. Jeżeli pochodzą one sprzed roku 2012 obowiązek ich przechowywania trwa 10 lat, natomiast w przypadku dokumentów późniejszych jest to tylko 5 lat.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat nie odnosi się także do Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dokumenty na podstawie której pracownikom zostały ewentualnie przyznane świadczenia z tego funduszu pracodawca musi przechowywać również prze okres 5 lat. Przepis odnosi się również do wniosków składanych przez pracowników oraz protokołów posiedzeń komisji socjalnej i innych dokumentów związanych ze wspomnianym funduszem.
Czym grozi nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób nieprawidłowy lub zagubienie dokumentów grozi przedsiębiorstwu surowymi karami. Przewidziana za uchybienia kara finansowa wedle aktualnych przepisów może wynieść nawet 30 tys. zł, ale to nie wszystko. Pracownik, który został w ten sposób poszkodowany może wytoczyć przedsiębiorstwu proces cywilny i ubiegać się o znaczne odszkodowanie. Z tego względu przechowywanie dokumentacji pracowniczej to aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa, którego nie warto lekceważyć.