Przechowywanie dokumentów księgowych – jak to robić?
Prowadzenie firmy wiąże się w Polsce z wieloma obowiązkami, w tym również podatkowymi. Jednym z nich jest odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych, które będą niezbędne w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej. Które dokumenty księgowe należy przechowywać? W jaki sposób powinny one zostać zarchiwizowane i gdzie spoczywać? Czy to prawda, że dokumenty można przechowywać również w formie elektronicznej?
Które dokumenty księgowe należy przechowywać?
W przypadku kontroli skarbowej urzędnicy będą bezlitośni, dlatego każdy przedsiębiorca powinien starannie pochodzić do przechowywania swoich dokumentów księgowych. Stanowią one jedyny dowód poprawnego prowadzenia księgowości. Które konkretnie dokumenty są objęte takim obowiązkiem? Do tej grupy należą: podatkowa księga przychodów i rozchodów, rejestry VAT dotyczące sprzedaży i zakupów, ewidencje sprzedaży, deklaracje, kopia rocznego zeznania podatkowego, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe, czyli wszystkie dokumenty potwierdzające zakupy i sprzedaż (również korekty i duplikaty). Oczywiście nie wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązania do prowadzenia pełnej księgowości, dlatego w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, szczególnie gdy podatnik nie jest płatnikiem VAT liczba wspomnianych dokumentów będzie ograniczona.
O czym należy pamiętać?
Dokumenty księgowe przedsiębiorstwo może przechowywać samodzielnie, zlecić tę usługę swojemu księgowemu, bądź instytucji specjalizującej się w przechowywaniu i archiwizowaniu dokumentacji. O miejscu, w którym spoczywają dokumenty powinien zostać powiadomiony Urząd Skarbowy, któremu jednocześnie należy zapewnić swobodny dostęp do firmowych dokumentów księgowych w dowolnym momencie.
Bardzo ważną kwestią jest okres, w którym dokumenty księgowe muszą być przechowywane do celów podatkowych. Wynosi on 5 lat liczone od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. Jak należy interpretować tę zasadę? Jeśli chodzi o podatek dochodowy, bierzemy pod uwagę termin złożenia rozliczenia podatkowego, który zawsze przypada 30 kwietnia. Jeśli więc podatek za 2017 rok zostanie uregulowany 30 kwietnia 2018 roku, dokumenty dotyczące roku 2017 powinny zostać zachowane do 31 grudnia 2023 roku.
Pudła archiwizacyjne czy forma elektroniczna?
To na podatniku spoczywa obowiązek zachowania dokumentów księgowych w nienaruszonym stanie, dlatego należy do tej czynności podejść skrupulatnie. Dokumenty powinny być uporządkowane według lat rozliczeniowych i dobrze zabezpieczone, w czym bardzo pomogą segregatory, teczki i pudła archiwizacyjne. Warto postawić na bezkwasowe materiały do archiwizacji, które nie wpłyną negatywnie na papier.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej teoretycznie jest możliwe, jednak ma kilka ograniczeń i wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Przede wszystkim w całości nie mogą z tej formy korzystać jednoosobowe działalności gospodarcze, które nie są objęte ustawą o rachunkowości. Na pozostałych przedsiębiorstwach, które przechowują dokumenty w formie cyfrowej spoczywa obowiązek ich dodatkowego zabezpieczenia przed rozpowszechnianiem, uszkodzeniem i dokonywaniem zmian. Ponadto należy wykonać ich kopię zapasową. W przypadku kontroli skarbowej w każdej chwili powinno być możliwe swobodne przeglądanie i wydruk tych dokumentów. Dlatego przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej warto dobrze przemyśleć i w razie potrzeby zdecydować się na wsparcie wyspecjalizowanej firmy.