Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy to nie formalność „na koniec”, ale obowiązek, który może trwać jeszcze wiele lat po zamknięciu działalności gospodarczej albo po zakończeniu likwidacji spółki. Co ważne, po ustaniu działalności gospodarczej nie znika ani obowiązek wobec byłych pracowników, ani obowiązki podatkowe. Dlatego przechowywanie dokumentów po likwidacji trzeba zaplanować jeszcze przed wykreśleniem przedsiębiorcy z ewidencji albo przed wykreśleniem spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. Wynika to z obowiązujących przepisów prawa oraz zasad dotyczących archiwizacji, dokumentacji pracowniczej, rozliczeń i obowiązków przedsiębiorców po zakończeniu działalności.

Kto odpowiada za dokumenty po zakończeniu działalności

Po likwidacji firmy nadal trzeba zadbać o przechowywanie dokumentów i ich właściwe zabezpieczenie. W przypadku likwidacji spółki odpowiada za to likwidator, a w razie ogłoszenia upadłości – syndyk. Jeżeli chodzi o jednoosobowe działalności gospodarcze, obowiązki po zamknięciu firmy co do zasady pozostają po stronie przedsiębiorcy. Dokumentacja musi być przekazana do dalszego przechowywania jeszcze przed wykreśleniem pracodawcy z KRS lub CEIDG.

Dokumentacja pracownicza po likwidacji – czego dotyczy obowiązek

Najbardziej wrażliwa jest dokumentacja pracownicza po likwidacji, czyli przede wszystkim akta osobowe, ewidencje i dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, wynagrodzeniami oraz ustaniem stosunku pracy. Kodeks pracy i rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określają zasady w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i pozostałej dokumentacji pracowniczej. W praktyce chodzi o akta osobowe pracownika, pozostałe dokumenty pracownicze oraz dokumentację dotyczącą pracowników zatrudnionych. To właśnie tutaj pojawia się podstawowy obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Ile lat trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia i od tego, czy pracodawca skorzystał z mechanizmu skrócenia okresu przechowywania. Dla nowszych stanów prawnych zasadą jest 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, ale w wielu przypadkach starsza dokumentacja nadal podlega przechowywaniu przez 50 lat. ZUS wyjaśnia, że skrócenie z 50 do 10 lat jest możliwe po złożeniu formularza oświadczenie ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA. Sam raport informacyjny nie wystarczy – najpierw musi zostać złożone oświadczenie ZUS, a potem raporty za właściwe osoby.

Kto może legalnie przechowywać cudzą dokumentację pracowniczą

Jeśli przedsiębiorca nie chce lub nie może samodzielnie prowadzić dalszego przechowywania dokumentacji pracowniczej, może zlecić przechowywanie dokumentów pracowniczych wyspecjalizowanemu podmiotowi. Trzeba jednak pamiętać, że działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej jest działalnością regulowaną. Taki podmiot musi działać jako przedsiębiorca będący osobą prawną albo jednostka organizacyjna posiadającą zdolność prawną, a samo prowadzenie tej działalności wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych.

Co zrobić, jeśli brakuje pieniędzy na dalsze przechowywanie

Przepisy przewidują rozwiązanie na wypadek, gdy firma nie ma pieniędzy na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji. Jeżeli w stanie majątkowym firmy nie ma środków na dalsze archiwizowanie akt, można wystąpić do sądu o stwierdzenie braku środków. W takim przypadku pracodawca albo syndyk składa wniosek do właściwego sądu rejestrowego, a po wydaniu postanowienia albo – ściślej – po jego uzyskaniu, przekazuje dokumenty zgodnie z decyzją sądu. Archiwa Państwowe wskazują, że po takim rozstrzygnięciu dokumentacja trafia do wyspecjalizowanej jednostki państwowej utworzonej przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego; praktycznie dokumenty przekazuje się dyrektorowi archiwum państwowego zgodnie z procedurą. To rozwiązanie dotyczy także sytuacji, gdy brak środków finansowych uniemożliwia opłacenie dalszego przechowywania.

Archiwum państwowe, sąd rejestrowy i inne miejsca, gdzie można szukać akt

Gdzie trafią dokumenty po likwidacji? To zależy od sytuacji. W przypadku likwidacji spółki albo upadłości likwidator lub syndyk może przekazać dokumentację do podmiotu uprawnionego do jej dalszego przechowywania. Może to być prywatny przechowawca, archiwum państwowe lub inna jednostka wskazywana jako właściwa do realizacji takich zadań. Informacji o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej można szukać również w bazach ZUS, w bazie Archiwum Państwowego w Warszawie, a niekiedy także w wydziale KRS właściwego sądu. Dla starszych podmiotów pomocne bywają również dane w urzędach skarbowych oraz wpisy z ewidencji działalności gospodarczej.

Księgi rachunkowe i dokumenty podatkowe po zamknięciu firmy

Nie tylko dokumentacja osobowa i płacowa wymaga ochrony. Po zamknięciu biznesu trzeba nadal przechowywać dokumenty firmowe, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe i dokumenty podatkowe. Ustawa o rachunkowości przewiduje co do zasady 5-letni okres dla ksiąg rachunkowych, a ordynacja podatkowa wiąże przechowywanie z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, który co do zasady wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. To ważne także z uwagi na uprawnienia organu podatkowego do weryfikacji rozliczeń. Innymi słowy, po zamknięciu działalności nadal należy przechowywać dokumenty podatkowe i rachunkowe tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa.

Likwidacja spółki a zamknięcie JDG – najważniejsze różnice

W przypadku likwidacji spółki wpisanej do KRS ważną rolę odgrywa sąd rejestrowy, bo to przed nim toczy się procedura związana z wykreśleniem z rejestru i to on może orzekać w sprawie braku środków na dalsze przechowywanie akt. W przypadku osoby fizycznej wpisanej do CEIDG formalności przebiegają inaczej, ale sam obowiązek archiwizacji dokumentów nie znika. Zarówno spółki, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze muszą zadbać o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i o to, aby dokumentacja była zabezpieczona jeszcze przed formalnym zakończeniem bytu prawnego albo wpisu ewidencyjnego. W praktyce oznacza to, że sposób zamknięcia firmy jest różny, lecz zasady odpowiedzialności za dalsze przechowywanie dokumentacji pozostają bardzo podobne.

Co z byłymi pracownikami i ich prawem do dokumentów

Po latach najwięcej problemów budzi nie samo przechowywanie, lecz odebranie swoich dokumentów albo uzyskanie kopii potrzebnych do emerytury czy ustalenia kapitału początkowego. Archiwa przypominają, że pracodawca, następca prawny, syndyk lub likwidator, jeśli posiadają dokumentację, mają obowiązek udostępnić byłym pracownikom kopie i zaświadczenia. Przy końcu ustawowego okresu przechowywania pracownik powinien też otrzymać informację o możliwości odbioru dokumentacji. Dlatego dokumentacja osobowa i płacowa pracodawców nie może „zniknąć” wraz z firmą – to część bezpieczeństwa prawnego byłych zatrudnionych.

O czym trzeba pamiętać w praktyce

Najbezpieczniejszy model jest prosty: jeszcze przed zamknięciem firmy trzeba ustalić, jakie dokumenty związane z zatrudnieniem, ZUS, podatkami i rachunkowością pozostają do archiwizacji; określić, jaki jest okres przechowywania dla każdej kategorii; policzyć wysokość środków finansowych potrzebnych na ten cel; a następnie wybrać legalnego przechowawcę albo – przy braku środków – uruchomić procedurę sądową. W razie likwidacji spółki trzeba to zrobić przed jej wykreśleniem z KRS, a w razie zamknięcia JDG – przed definitywnym zakończeniem rozliczeń. W rozumieniu przepisów ustawy archiwalnej brak planu nie zwalnia z odpowiedzialności, a w przypadku stwierdzenia naruszeń mogą pojawić się poważne problemy dowodowe i organizacyjne.

Podsumowanie

Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy nie ogranicza się wyłącznie do akt osobowych. Obejmuje również dokumentację podatkową, księgową i ZUS, a także pełną dokumentację osobową i płacową byłych pracowników. Jeśli firma kończy działalność, trzeba odpowiedzieć na trzy pytania: co trzeba zachować, do kiedy i komu to przekazać. Prawidłowo zorganizowane przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy zabezpiecza interesy przedsiębiorcy, byłych pracowników oraz instytucji publicznych. Z kolei błędy w tym procesie mogą prowadzić do poważnych trudności, od problemów z rozliczeniami po komplikacje przy ustalaniu uprawnień emerytalnych.