Przekazanie dokumentów do Archiwum Państwowego nie zaczyna się od transportu teczek, lecz od prawidłowego ustalenia, które akta mają status materiałów archiwalnych, a które pozostają dokumentacją niearchiwalną. Zasady te wynikają przede wszystkim z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z rozporządzenia ministra kultury i dziedzictwa narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. To właśnie te przepisy określają tryb przekazywania, standardy przygotowania akt i rolę właściwego Archiwum Państwowego.

Kto odpowiada za przygotowanie akt

Za cały proces odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej, a w praktyce także archiwum zakładowe lub składnica akt. To kierownik jednostki decyduje o uruchomieniu procesu przygotowania materiałów archiwalnych, zapewnia środki organizacyjne i finansowe oraz czuwa nad zgodnością działań z przepisami kancelaryjnymi. Przepisy kancelaryjne i archiwalne określa się w porozumieniu z organami sieci Archiwów Państwowych, zwykle z udziałem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych albo upoważnionego przedstawiciela Dyrektora Archiwum Państwowego.

Kwalifikowanie dokumentacji przed przekazaniem

Pierwszym etapem jest kwalifikowanie dokumentacji, czyli ustalenie jej wartości archiwalnej. Na tym etapie oddziela się akta kategorii A, czyli materiały archiwalne, od dokumentacji niearchiwalnej. Ta druga – po uzyskaniu wymaganej zgody właściwego Archiwum Państwowego – może zostać przeznaczona do brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Gdy pojawiają się wątpliwości, możliwe jest przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej. Ma to znaczenie zwłaszcza przy nietypowych zespołach akt, dokumentacji odziedziczonej po przekształceniach lub przy materiałach o szczególnej właściwości rzeczowej, takich jak dokumentację techniczną.

Zawiadomienie archiwum o rozpoczęciu prac

W przypadku jednostek publicznych procedura jest jasna: przed rozpoczęciem porządkowania trzeba poinformować Dyrektora Archiwum Państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów. Innymi słowy, podmiot składa informację o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych do właściwego Archiwum Państwowego. Następnie przygotowuje roboczy wykaz akt, odrębny dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych i przekazuje go do weryfikacji. To ważny etap, bo już wtedy Archiwum może wskazać uwagi dotyczące układu serii, opisu jednostek archiwalnych czy zakresu ewidencji.

Porządkowanie, ewidencjonowanie i zabezpieczenie techniczne

Sednem procedury jest kwestia uporządkowania materiałów archiwalnych zgodnie z wymaganiami załącznika do rozporządzenia. Obejmuje ono proces porządkowania ewidencjonowania i technicznego przygotowania akt, a więc ułożenie dokumentacji, opis teczek, nadanie sygnatur, paginację, eliminację pustych stron tylko tam, gdzie jest to dopuszczalne, a także usunięcie elementów metalowych. Ważnym elementem tego etapu jest także odpowiednie przygotowanie fizycznej struktury teczek – opisy dokumentów powinny znajdować się nie tylko na ich grzbiecie, ale również w wewnętrznej części teczki, co ułatwia późniejszą identyfikację materiałów archiwalnych podczas ich udostępniania. Działania te mają na celu zapewnienie czytelności układu akt oraz ułatwienie ich późniejszej identyfikacji w zasobie archiwalnym. Jednocześnie stanowią element technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych, który ma znaczenie dla ich trwałości i bezpiecznego przechowywania.

W praktyce obejmuje to również działania związane z technicznym zabezpieczaniem materiałów archiwalnych, takim jak stosowanie bezkwasowych teczek, właściwych pudeł archiwalnych oraz przygotowanie dokumentacji do przechowywania w odpowiednich opakowaniach zbiorczych. Istotny jest również właściwy rodzaj opakowania, który powinien być dostosowany do charakteru materiałów archiwalnych oraz ich formatu.

Spis zdawczo-odbiorczy i komplet dokumentów

Po wykonaniu prac następuje sporządzenie ostatecznej ewidencji. Najważniejszym dokumentem jest spis zdawczo-odbiorczy. Jednostka przedstawia ewidencję w kilku egzemplarzach oraz przekazuje ją także jako edytowalną wersją elektroniczną. W takim spisie powinny znaleźć się następujące dane: tytuł jednostki, daty skrajne, liczba i oznaczenie jednostek archiwalnych, a w razie potrzeby również uwagi dotyczące formy i stanu zachowania, a także informacje wskazujące, czy przekazywany zespół obejmuje np. dokumentację techniczną. To właśnie poprawny spis stanowi podstawę formalnego przekazania materiałów archiwalnych. Dokument ten umożliwia Archiwum Państwowemu weryfikację kompletności przekazywanych materiałów oraz zgodność opisu z rzeczywistą zawartością jednostek archiwalnych. Stanowi on również podstawę do potwierdzenia przyjęcia akt i wpisania ich do ewidencji zasobu danego archiwum.

Zawiadomienie o zakończeniu przygotowań

Kolejny krok następuje po zakończeniu czynności porządkowania. Przepisy wymagają, aby po zakończeniu czynności ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania kierownik zawiadomił archiwum, że materiały są gotowe. Do takiego zawiadomienia dołącza się finalne spisy. Dopiero wtedy archiwum uzgadnia termin i miejsce odbioru lub dostarczenia akt. Właśnie na tym etapie formalnie domyka się zasadnicza część przygotowania materiałów archiwalnych i można przejść do fizycznego przekazania archiwalnych do Archiwum Państwowego. Samo przekazanie odbywa się na podstawie zatwierdzonego spisu zdawczo-odbiorczego, który potwierdza zakres i strukturę przekazywanego zasobu. Po przyjęciu akt Archiwum Państwowe włącza je do własnej ewidencji, dzięki czemu materiały stają się częścią narodowego zasobu archiwalnego.

Przekazanie wersji papierowych i dokumentów elektronicznych

Dzisiejszy model obejmuje zarówno akta tradycyjne, jak i dokumenty cyfrowe. Jeśli chodzi o wersję papierową, przekazanie polega na dostarczeniu uporządkowanych akt do wskaanego miejsca. Z kolei dla dokumentów elektronicznych liczy się nie nośnik, ale forma zapisu, komplet metadanych i prawidłowa paczka archiwalna. Archiwa Państwowe prowadzą w tym celu system ADE, który obsługuje cały proces przekazywania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej. Przy takich zasobach porządkowanie dotyczy danych opisowych, a nie fizycznych teczek. To ważne rozróżnienie dla każdej jednostki prowadzącej działalność w EZD lub w modelu mieszanym. W praktyce oznacza to konieczność zachowania odpowiednich standardów struktury danych oraz zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizacji cyfrowej. Dzięki temu materiały archiwalne zachowują swoją integralność, autentyczność i możliwość długoterminowego odczytu.

Szczególne przypadki: jednostki niepaństwowe i likwidacja

Odrębnie wygląda sytuacja, jeśli chodzi o niepaństwowy zasób archiwalny lub w przypadku trwałego zakończenia działalności. W razie likwidacji organu lub gdy następuje koniec działalności organu, materiały kategorii A trzeba przekazać niezwłocznie do archiwum. Jeśli chodzi o jednostki niepubliczne, o tym, do którego archiwum trafią akta, rozstrzyga często decyzja Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Szczegółowe reguły określa odrębne rozporządzenie w sprawie warunków i trybu przekazywania materiałów tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny. Zdarza się też, że dla kolejnego przekazania albo przy materiałach nietypowych stosuje się uzgodnienia indywidualne i przepisy szczególne, zwłaszcza gdy materiały odzwierciedlają specyfikę działalności organu lub zawierają dokumentację techniczną.

Najważniejsza zasada praktyczna

W praktyce skuteczne przekazywanie materiałów archiwalnych oznacza dobre przygotowanie jeszcze przed kontaktem z archiwum: poprawne klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, oddzielenie akt do brakowania, właściwe opisy, bezpieczne opakowanie i rzetelny spis.

Ważne jest także odpowiednie rozmieszczenie teczek w opakowaniach zbiorczych, które chronią dokumentację podczas transportu do Archiwum Państwowego oraz ułatwiają jej dalsze magazynowanie. Należy również zwrócić uwagę na właściwy rodzaj opakowania, dostosowany do wielkości i charakteru przekazywanych materiałów.

Bezpieczne przechowywanie i archiwizacja dokumentów.

Cały proces, od zamiaru przekazania materiałów archiwalnych po odbiór przez organy Archiwum Państwowego, powinien być traktowany jako element odpowiedzialnego zarządzania dokumentacją i ochrony dziedzictwa narodowego. To nie tylko obowiązek wynikający z przepisów ministra kultury i dziedzictwa, ale też realny wkład jednostki w zabezpieczenie źródeł o trwałej wartości historycznej dla państwa i obywateli. Właściwie przeprowadzony proces przekazania zwiększa również przejrzystość obiegu dokumentacji w instytucji i ułatwia późniejsze korzystanie z materiałów archiwalnych. Jednocześnie pozwala Archiwom Państwowym skuteczniej gromadzić i chronić dokumenty stanowiące część narodowego zasobu archiwalnego.