Zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych
O tym, w jaki sposób odbywa się prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych decyduje przede wszystkim ustawa o rachunkowości, jak również inne akty prawne, w tym Ordynacja Podatkowa. Przepisów prawa nie warto lekceważyć, ponieważ nieprawidłowe przechowywanie dokumentów grozi wysokimi grzywnami oraz innymi przykrymi skutkami dla przedsiębiorstwa. Dziś przedstawiamy najważniejsze zasady związane z archiwizacją.
Archiwizacja dokumentów księgowych – najważniejsze zasady
Zbiory danych o rachunkowości przedsiębiorstwa należy przechowywać tak, aby były odpowiednio chronione. Dotyczy to między innymi ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, dowodów księgowych, czy dokumentów inwentaryzacyjnych. Archiwizacja powinna należycie ochronić dane przed zmianami, zniszczeniem uszkodzeniem i rozpowszechnianiem.
Duże znaczenie ma również odpowiednie oznaczenie dokumentacji, czyli uwzględnienie końcowych lat oraz symboli w zbiorze, a także podział na okresy sprawozdawcze. W razie konieczności sposób przechowywania dokumentów powinien pozwalać na ich szybkie odszukanie w archiwum. Dokumenty powinny spoczywać w odpowiedzialnej za nie jednostce lub siedzibie firmy świadczącej usługi związane z archiwizacją dokumentów księgowych.
Czy archiwizacja dokumentów księgowych może być prowadzona cyfrowo?
Po zakończeniu sprawozdania finansowego dowody księgowe mogą zostać przeniesione na cyfrowe nośniki danych, jednak spod takiej możliwości wyłączone są między innymi dokumenty przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości składników aktywów. Komputerowa archiwizacja dokumentów księgowych jest jednak dość restrykcyjnie określana przez prawo w zakresie ich ochrony. Przede wszystkim obowiązkiem jest systematyczne tworzenie kopii zapasowych, a także stosowanie oprogramowania chroniącego dane przed dostępem osób nieupoważnionych.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych wiąże się również z ustawowym okresem konieczności przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. Czas ten liczy się zawsze w pełnych latach począwszy od zakończenia roku obrotowego.
Dla ksiąg rachunkowych, dokumentów inwetaryzacyjnych, dokumentacji sposobu prowadzenia rachunkowości (od czasu upływu jej ważności) wspomniany okres wynosi 5 lat. Dla dokumentów związanych z rękojmią lub reklamacją jest 1 rok od czasu ich – odpowiednio – upływu lub rozliczenia. Dowody księgowe związane z roszczeniami, umowami handlowymi, budowami, kredytami i pożyczkami należy przechowywać przez 5 lat od ich zakończenia.
Co dzieje się z dokumentami, gdy przedsiębiorstwo przestaje istnieć?
Osobną kwestię stanowi sytuacja, w której przedsiębiorstwo przestaje istnieć, przynajmniej w dotychczasowej formie prawnej. Dzieje się tak najczęściej za sprawą jego likwidacji, procesu przekształcenia lub połączenia. Archiwizacja dokumentów księgowych musi odbywać się w sposób ciągły. W dwóch ostatnich przypadkach będzie za nią odpowiedzialna jednostka kontynuująca wcześniejszą działalność, a w przypadku likwidacji wyznaczona do tej roli jednostka lub osoba.