Dokumenty księgowe

Zasady i terminy przechowywania dokumentów księgowych

Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Obowiązujące zasady i terminy reguluje ustawa o rachunkowości. Osobne prawo reguluje natomiast sposób i okres przechowywania pozostałych dokumentów, między innymi pracowniczych. Niewiedza nie usprawiedliwi przedsiębiorcy, dlatego lepiej zapoznać się ze szczegółami ustawy.

W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?

Samo przechowywanie dokumentów księgowych to za mało. Ustawa jednoczenie określa, w jaki sposób powinno być stworzone archiwum, bym umożliwić łatwe odszukanie i dostęp do wybranych dokumentów. Dokumentacja, w szczególności księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, powinny być przechowywane przez przedsiębiorstwo w postaci oryginalnej. Dokumenty musza być również uporządkowane zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Bardzo ważną rolę odgrywa opis zbiorów dokumentów inwentaryzacyjnych oraz dowodów księgowych. Należy użyć nazwy rodzaju dokumentów oraz symbolu końcowych lat, a także końcowych symboli dokumentów z w danym zbiorze.

Przechowywanie w formie elektronicznej

Dokumenty księgowe mogą być również przechowywane w formie elektronicznej, o ile podatnik prowadzi pełną księgowość i obowiązuje go księga przychodów i rozchodów. Wiąże się to jednak z kilkoma określonymi w ustawie wymogami. Dane muszą być dobrze chronione zewnętrznie, a nośniki zapewniać odporność na zagrożenia. Systematycznie należy dokonywać kopii zapasowych. Przedsiębiorca odpowiada za ochronę dokumentów przed zniszczeniem, bądź nieuprawnionym rozpowszechnianiem, dlatego musi stosować oprogramowanie zapewniające ochronę.

Archiwizacja dokumentów księgowych – terminy określane przez ustawę

Ustawa o rachunkowości określa również okresy, które powinna objąć archiwizacja dokumentów księgowych. Dla ksiąg rachunkowych wynosi od 5 lat, podobnie jak w przypadku dokumentów inwentaryzacyjnych. Większość dowodów księgowych należy natomiast przechowywać przez okres 5 lat, liczony jednak od końca roku następującego po roku obrotowym. Oznacza to w praktyce, że dowody z roku 2017 należy przechowywać do 31 grudnia 2023 roku. Wyjątkiem są dowody księgowe związane ze sprzedażą detaliczną. Należy je zgodnie z ustawą przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za konkretny rok obrotowy. Nie zawsze pamiętamy, że obowiązkowej archiwizacji podlegają dokumenty dotyczące przyjętej formy prowadzenia działalności gospodarczej. Obowiązek ten trwa przez 5 lat od czasu upływu ich ważności.

Przechowywanie pozostałych dokumentów

Poza wymogami dotyczącymi dokumentów księgowych, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw musi archiwizować również inne rodzaje dokumentów. Najbardziej restrykcyjne przepisy obejmują dokumenty pracownicze, które muszą być przechowywane przez 50 lat po ustaniu stosunku pracy. Z kolei kopie dokumentów przekazanych do ZUS przechowuje się przez 5 lat, o ile zostały przekazane nie wcześniej niż 1 stycznia 2012 roku. Starsze dokumenty wciąż obowiązuje okres dziesięcioletni.

Co zrobić z dokumentami po okresie obowiązkowego przechowywania?

Co należy zrobić z dokumentami, w których przypadku minął obowiązek ich przechowywania? Tej kwestii ustawa o rachunkowości nie reguluje, jednak pośrednio odpowiedzialność za ich utylizację ponosi „kierownik jednostki”, czyli osoba kierująca przedsiębiorstwem. W trakcie niszczenia dokumentów należy sporządzić protokół zawierający ich opis oraz podpis osoby, która była odpowiedzialna za tę czynność.