Dokumentacja archiwalna to każdy dokument, który po zakończeniu bieżącej pracy trafia do wieczystego lub długoterminowego przechowywania w archiwum. Dokumentacja niearchiwalna to natomiast zbiór akt tymczasowych, które po upływie ustawowego okresu można bezpiecznie zniszczyć. To rozróżnienie decyduje o tym, czy dany dokument trafi na makulaturę, czy musi zostać zabezpieczony na dekady, a nawet bezterminowo. Mimo postępującej informatyzacji firmy i instytucje w Polsce wciąż generują ogromne ilości dokumentów papierowych, głównie z powodu rozbudowanych wymogów prawnych i podatkowych. Rozpoznanie, do której grupy trafia konkretny dokument, to pierwszy krok do uniknięcia dwóch kosztownych błędów: przedwczesnego zniszczenia akt wymaganych prawem oraz zbędnego przetrzymywania papierów, które dawno straciły znaczenie.

Dokumentacja archiwalna a niearchiwalna: różnice w jednej tabeli

Oba typy dokumentacji najszybciej odróżnisz po okresie przechowywania i sposobie zakończenia jej obiegu w archiwum. Poniższa tabela zestawia najważniejsze cechy kategorii A (dokumentacja archiwalna) i kategorii B (dokumentacja niearchiwalna).

Cecha	Kategoria A (dokumentacja archiwalna)	Kategoria B (dokumentacja niearchiwalna)
Okres przechowywania	Wieczyście, bez ograniczenia czasowego	Od kilku miesięcy do kilkudziesięciu lat, zależnie od podkategorii (BC, B5-B50, BE)
Los dokumentu po upływie okresu	Trafia na stałe do archiwum państwowego lub zakładowego	Podlega brakowaniu i zniszczeniu (makulatura)
Przykłady dokumentów	Akta sądowe, księgi wieczyste, rejestry stanu cywilnego, statuty organizacyjne	Faktury, bieżąca korespondencja, dokumentacja kadrowo-płacowa o krótkim znaczeniu
Nadzór nad procesem	Archiwum Państwowe (jednostki państwowe i samorządowe)	Normatywy kancelaryjno-archiwalne danej jednostki, w sektorze publicznym dodatkowo zgoda dyrektora Archiwum Państwowego
Możliwość zmiany kategorii	Zasadniczo stała, wieczysta	Możliwa w kategorii BE (np. przekwalifikowanie do kategorii A)

Kwalifikacja archiwalna i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – na czym polegają?

Kwalifikacja archiwalna to formalna ocena wartości dokumentacji, w wyniku której każdy dokument otrzymuje symbol kategorii archiwalnej: A, B, BC, BE lub B z odpowiednią liczbą lat. Decyzję podejmuje się na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznych normatywów kancelaryjno-archiwalnych danej jednostki, czyli jej instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt. Od wyniku kwalifikacji zależy, czy dokument trafi do wieczystego zasobu archiwalnego, czy zostanie przeznaczony do zniszczenia po określonym czasie.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to odrębna, powtarzalna czynność: ocena, które akta z kategorii B faktycznie utraciły już przydatność praktyczną. W jej wyniku część dokumentów trafia do zniszczenia i na makulaturę, a pozostałe wracają na regały do dalszego przechowywania, aż upłynie ich ustawowy termin. Zasady przeprowadzania obu procesów, kwalifikacji i brakowania, są ściśle regulowane przez normatywy kancelaryjno-archiwalne obowiązujące w danej jednostce organizacyjnej. Przed zniszczeniem jakichkolwiek akt zawsze warto zweryfikować aktualny jednolity rzeczowy wykaz akt.

Dokumenty wieczyste – kategoria A

Kategoria A obejmuje wszystkie materiały archiwalne, czyli dokumenty, które na mocy prawa muszą być przechowywane wieczyście przez wyspecjalizowane instytucje. Do tej grupy zaliczają się między innymi rejestry stanu cywilnego, księgi wieczyste oraz rejestry i akta sądowe. W przypadku dokumentów kategorii A kluczowe znaczenie ma odpowiednie zabezpieczenie: przed kradzieżą, zaginięciem, zniszczeniem w wyniku pożaru oraz stopniową degradacją nośnika spowodowaną upływem czasu. Błąd na tym etapie jest nieodwracalny, ponieważ dokumentów wieczystych, w przeciwieństwie do akt kategorii B, nie da się po prostu odtworzyć.

Przykłady dokumentów archiwalnych kategorii A

Pełna lista przykładów dokumentów kategorii A obejmuje:

• akta sądowe,
• dokumentację techniczną o istotnym znaczeniu,
• statuty i regulaminy organizacyjne,
• plany, analizy i sprawozdania roczne,
• księgi stanu cywilnego,
• protokoły z posiedzeń organów kolegialnych,
• oryginały map i planów,
• ewidencję zasobu archiwum zakładowego,
• własne przepisy wewnętrzne jednostki, na przykład instrukcję kancelaryjną i archiwalną.

Każdy z tych dokumentów łączy jedna cecha: jego treść ma trwałe znaczenie dowodowe, historyczne lub organizacyjne, wykraczające poza bieżącą działalność jednostki.

Kto wytwarza materiały archiwalne? Rola Archiwum Państwowego

Materiały archiwalne powstają wyłącznie w jednostkach objętych nadzorem Archiwum Państwowego, a nadzór ten dotyczy tylko państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych. O tym, czy dana jednostka staje się wytwórcą materiałów archiwalnych, decyduje charakter jej działalności, rodzaj oraz znaczenie dla regionu i kraju: urzędy, sądy, uczelnie publiczne czy instytucje kultury z reguły podlegają temu nadzorowi automatycznie. Jednostka objęta nadzorem Archiwum Państwowego ma obowiązek prowadzić ewidencję zasobu archiwalnego oraz konsultować z archiwum zasady brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Materiały niearchiwalne z kategorii B

Kategoria B oznacza całą dokumentację niearchiwalną, jednak nie daje to prawa do dowolnego niszczenia dokumentów w dowolnym momencie. Kategoria B dzieli się na podkategorie, które precyzyjnie określają, jak długo i w jaki sposób należy przechowywać dany rodzaj akt, zanim będzie można je bezpiecznie zniszczyć.

Kategoria BC – dokumentacja o znaczeniu krótkotrwale praktycznym

Kategoria BC obejmuje dokumentację o znaczeniu wyłącznie krótkotrwale praktycznym. Gdy taki dokument przestaje być użyteczny i zostaje w pełni wykorzystany w bieżącej pracy, na przykład zrealizowane zamówienie wewnętrzne czy zakończona korespondencja robocza, można go zutylizować bez dodatkowego okresu oczekiwania.

Kategoria B z cyfrą (np. B5, B10) – okresy przechowywania

Kategoria B z cyfrą, na przykład B5 lub B10, wskazuje konkretną liczbę lat obowiązkowego przechowywania, liczoną od 1 stycznia roku następującego po roku wytworzenia dokumentu lub zamknięcia sprawy. Jeśli dokument zakwalifikowano do kategorii B10 w 2019 roku, obowiązek jego przechowywania kończy się dopiero 1 stycznia 2030 roku. Ta zasada liczenia terminu jest źródłem najczęstszych błędów przy brakowaniu, dlatego przed zniszczeniem dokumentu zawsze warto sprawdzić dokładną datę początkową biegu terminu.

Kategoria BE – dokumenty podlegające ekspertyzie

Kategoria BE oznacza dokumenty, które po upływie wskazanego liczbą lat okresu nie trafiają od razu do zniszczenia, lecz podlegają dodatkowej ekspertyzie przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe. W wyniku tej ekspertyzy kategoria dokumentu może ulec zmianie: dokument pierwotnie oznaczony jako BE zostaje na przykład przekwalifikowany do kategorii A i trafia do wieczystego zasobu archiwalnego zamiast na makulaturę.

Jak wygląda brakowanie w praktyce – sektor publiczny i prywatny

Dokumentacja niearchiwalna zwykle podlega systematycznemu brakowaniu raz w roku, choć w mniejszych jednostkach archiwalnych i składnicach akt proces ten może przebiegać rzadziej, na przykład raz na kilka lat. W samorządach oraz jednostkach państwowych brakowanie i zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wymaga formalnej zgody dyrektora właściwego Archiwum Państwowego, co ma zapobiec przypadkowemu zniszczeniu akt o realnej wartości historycznej.

Przykładowo (przykład ilustracyjny): spółka usługowa zakwalifikowała w 2021 roku fakturę kosztową do kategorii B5. Zgodnie z zasadą liczenia terminu obowiązek jej przechowywania upływa dopiero 1 stycznia 2027 roku, mimo że sam dokument stracił znaczenie księgowe już rok po wystawieniu. Pokazuje to, że o możliwości zniszczenia dokumentu nie decyduje jego bieżąca przydatność, lecz wyłącznie upływ ustawowego terminu przypisanego do danej kategorii.

Inaczej wygląda to w podmiotach prywatnych, takich jak spółki handlowe, spółdzielnie czy organizacje społeczne. Te jednostki przeprowadzają brakowanie we własnym zakresie, bez konieczności uzyskania zgody Archiwum Państwowego, jednak wciąż mają obowiązek bezwzględnie przestrzegać wymaganych ustawowo okresów przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. Naruszenie tych terminów, na przykład przedwczesne zniszczenie dokumentacji kadrowo-płacowej, może skutkować odpowiedzialnością prawną wobec byłych pracowników lub organów kontrolnych.

Najczęściej zadawane pytania o dokumentację archiwalną i niearchiwalną

Czym różni się dokumentacja archiwalna od niearchiwalnej?

Dokumentacja archiwalna (kategoria A) jest przechowywana wieczyście i nigdy nie podlega brakowaniu, natomiast dokumentacja niearchiwalna (kategoria B) ma określony ustawowo okres przechowywania, po którym można ją zniszczyć.

Kto decyduje, do której kategorii trafia dany dokument?

O przypisaniu dokumentu do kategorii A lub B decyduje kwalifikacja archiwalna, przeprowadzana na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz normatywów kancelaryjno-archiwalnych danej jednostki, takich jak instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt.

Jak liczyć okres przechowywania dokumentu z kategorii B5 lub B10?

Okres liczy się od 1 stycznia roku następującego po roku wytworzenia dokumentu lub zamknięcia sprawy. Dokument z kategorii B10 zakwalifikowany w 2019 roku można zniszczyć dopiero od 1 stycznia 2030 roku.

Czy dokument z kategorii BE może zostać przekwalifikowany do kategorii A?

Tak. Po upływie określonego okresu dokumenty kategorii BE podlegają dodatkowej ekspertyzie Archiwum Państwowego, w wyniku której mogą zostać przekwalifikowane, między innymi do kategorii A, jeśli zyskają trwałe znaczenie archiwalne.

Czy firma prywatna potrzebuje zgody Archiwum Państwowego na zniszczenie dokumentów?

Nie. Spółki handlowe, spółdzielnie i organizacje społeczne przeprowadzają brakowanie dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie, jednak muszą przestrzegać ustawowych okresów przechowywania właściwych dla danej kategorii dokumentu.

Jak często należy przeprowadzać brakowanie dokumentacji niearchiwalnej?

Zwykle raz w roku, choć w mniejszych jednostkach archiwalnych i składnicach akt proces ten bywa przeprowadzany rzadziej, na przykład co kilka lat.

 Dowiedz się więcej o ewidencji i przechowywaniu dokumentów

Na stronie archiwizacja dokumentów prezentujemy kompleksowe usługi związane z archiwizacją dokumentów oraz doradztwem dla firm i instytucji z całej Polski. Po zakwalifikowaniu dokumentów do właściwej kategorii trzeba je prawidłowo posegregować i opisać, a materiały zagrożone utratą czytelności dodatkowo zdigitalizować, czyli zeskanować, zanim staną się nieczytelne. Kluczowym etapem pracy każdego archiwum jest rzetelne brakowanie dokumentów: precyzyjne wytypowanie akt, które po upływie prawnego okresu przechowywania mogą bezpiecznie opuścić archiwum i trafić do komisyjnego zniszczenia.