• Home
  • Usługi
  • Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – likwidacje, upadłości

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – likwidacje, upadłości

Polskie prawo w sposób szczególny chroni dokumentację dotyczącą stosunku pracy. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest bardzo ważnym obowiązkiem pracodawcy. W przepisach prawa dokładnie określono okresy, w jakich poszczególne dokumenty powinny być przechowywane. W niektórych przypadkach wynoszą one nawet 50 lat. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek, który istnieje nawet po likwidacji bądź upadłości zakładu pracy. W takich sytuacjach Pracodawca jest zobowiązany do dotrzymania tego obowiązku. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to usługa, którą warto zlecić specjalistom, aby uniknąć ewentualnych konsekwencji prawnych. Nasi klienci mogą liczyć na pełne wsparcie w tym zakresie.

Profesjonalne przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Usługa przechowywania dokumentacji pracowniczej wykonywana jest przez cały wymagany w polskich przepisach okres tj. 50 lat od daty ustania stosunku pracy.

Posiadamy wszystkie niezbędne zgody i pozwolenia na przechowywanie dokumentacji akt osobowych i płacowych wydane przez Marszałka Województwa oraz Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych.

Naszym celem jest przede wszystkim odpowiednie zabezpieczenia akt pracowniczych, akt osobowych, płacowych, kadrowych oraz księgowych przed zniszczeniem, dostępem osób niepowołanych oraz opracowanie i przechowanie dokumentów zgodnie z obowiązującym prawodawstwem. W skrócie, w pełni profesjonalne przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – kategorie akt osobowych i inne dokumenty pracownicze

Według polskiego prawa przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczy między innymi dokumentów określonych jako akta osobowe. Specjalne rozporządzenie określa cztery części tych akt.

  • Część A – wszelkie dokumenty oraz oświadczenia, które dotyczą danych osobowych i wynikają z ubiegania się o zatrudnienie, jak również skierowanie na badania lekarskie, ich wyników oraz orzeczeń lekarskich.
  • Część B – dokumenty oraz oświadczenia, które dotyczą nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu.
  • Część C – dokumenty i oświadczenia wynikające z wygaśnięcia bądź rozwiązania stosunku pracy.
  • Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Oprócz tego przechowywanie dokumentacji pracowniczej obejmuje także dokumenty inne niż akta osobowe, w tym:

  • ewidencjonowanie czasu pracy,
  • dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym,
  • kartę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz wnioski o ich wypłatę do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia, a także środków ochrony, jak również dokumenty określające wypłatę ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku likwidacji lub upadłości przedsiębiorstwa

Upadłość bądź likwidacja przedsiębiorstwa nie oznacza, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej może zostać zaniechane. Byli pracownicy muszą mieć możliwość dostępu do swoich dokumentów. Pracodawca ma w takiej sytuacji ściśle określone obowiązki. Należą do nich:

  • wskazanie podmiotu, prowadzącego działalność w tym zakresie, któremu zostanie przekazane przechowywanie dokumentacji pracowniczej,
  • zapewnienie środków na ten cel, które muszą wystarczyć do końca przewidzianego w sprawie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 

Jeżeli zapewnienie środków finansowych przez pracodawcę nie jest możliwe, taka sytuacja musi zostać stwierdzona przez sąd rejonowy na wniosek pracodawcy lub syndyka masy upadłościowej. Wówczas przechowywanie dokumentacji pracowniczej, przejmuje Archiwum Państwowe, utworzone przez właściwego ministra. Likwidator musi wcześniej odpowiednio przygotować dokumenty do przekazania.

Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej – potencjalne kary

Pracodawca, który prowadzi nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej naraża się na potencjalne kary. Zaniechanie może dotyczyć nie przechowywania dokumentów przez pełny wymagany okres lub całkowitej rezygnacji z tego obowiązku. Karze ujętej w kodeksie pracy, podlega również pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach, które grożą jej zniszczeniem bądź uszkodzeniem. Grzywna może wynosić do 30 000 zł. Nie warto podejmować takiego ryzyka. Zlecenie przechowywania dokumentacji pracowniczej specjalistom, stanowi sprawdzone rozwiązanie, z którego korzystają odpowiedzialni pracodawcy, również po likwidacji przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że przechowywanie dokumentacji pracowniczej może być obecnie prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W praktyce przekłada się to na niższe koszty przechowywania tych istotnych dokumentów.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – najwyższe standardy

Mamy ogromne doświadczenie, który obejmuje również przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Nasi klienci mogą liczyć na najwyższe standardy.

Szczegółowe czynności archiwizacji/porządkowania dokumentów przed przyjęciem dokumentacji do Składnicy Akt

  • Porządkowanie dokumentów na miejscu u klienta bądź w naszych magazynach.
  • Kwalifikacja dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych (nadanie okresów przechowywania).
  • Systematyzacja akt w układzie chronologiczno-czasowym.
  • Opracowanie środków ewidencyjnych w postaci spisów zdawczo-odbiorczych akt, na podstawie których zostanie zostanie sporządzony protokół przejęcia przekazania dokumentacji.
  • Wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania (przygotowanie akt do fizycznego zniszczenia).
  • Oznaczenie każdej jednostki archiwalnej (segregator, teczka, koperta) etykietą samoprzylepną z sygnaturą archiwalną.
  • Zabezpieczenie dokumentacji w tekturowe pudełka zbiorcze.

Przejęcie i przechowanie dokumentacji pracowniczej

  • Sposób przechowywania akt będzie zgodny z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164).
  • Stworzenie wymaganych przepisami warunków przechowywania akt.
  • Zapewnienie ochrony zasobów przechowywanych w Składnicy w sposób uniemożliwiający uszkodzenie, zniszczenie i dostęp osób nieupoważnionych.
  • Zapewnienie pełnej dyskrecji na temat przechowywanych zasobów.
  • Zatrudnienie do wykonania usługi pracowników o odpowiednich kwalifikacjach z możliwością korzystania z usług podwykonawcy.
  • Przeprowadzenie niszczenia akt zgodnie z ustawą o archiwach, ustawie o ochronie danych osobowych i zasadami ochrony środowiska, z wykonaniem protokołu niszczenia – dotyczy to akt zdeponowanych w Składnicy.
  • Wystawianie – wg zasad określonych w składnicy i zgodnie z obowiązującymi przepisami, byłym pracownikom zaświadczeń o przebiegu zatrudnienia i pobieranego wynagrodzenia na podstawie dokumentów przekazanych do przechowania przez Zamawiającego. Składnica nie ponosi odpowiedzialności za kompletność przekazywanych akt osobowych i płacowych.
  • Poinformowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych o miejscu przechowywania dokumentacji.