Większość dokumentów księgowych trzeba przechowywać co najmniej 5 lat, ale to nie jest jedna uniwersalna zasada obowiązująca całą dokumentację firmową. Dokumentacja pracownicza rządzi się terminami 10 lub 50 lat w zależności od daty zatrudnienia, dokumenty podatkowe podlegają Ordynacji podatkowej, a nie tylko ustawie o rachunkowości, a niedotrzymanie terminów dla akt pracowniczych grozi konkretną karą grzywny. W tym artykule rozkładamy te terminy na czynniki pierwsze, ze wskazaniem dokładnych przepisów, na których się opierają.

Podstawa prawna przechowywania dokumentów księgowych

Podstawą jest ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku, a konkretnie jej rozdział 8, poświęcony ochronie danych. Artykuł 71 tej ustawy nakłada na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych w należyty sposób, z ochroną przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg komputerowo przepis wprost wymaga stosowania odpornych na awarie nośników danych oraz systematycznego wykonywania kopii zapasowych przez cały okres, w którym dokumentacja musi być przechowywana.

Formę przechowywania reguluje artykuł 73 tej samej ustawy. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co do zasady w oryginalnej postaci, w podziale na okresy sprawozdawcze. Wyjątkiem jest możliwość przeniesienia treści dowodów księgowych na nośniki elektroniczne, pod warunkiem zachowania możliwości odtworzenia dowodu w postaci wydruku. Nie dotyczy to jednak dokumentów przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów wskazanych przez kierownika jednostki, które muszą pozostać w oryginale. Artykuł 73 ust. 4 zawiera przepis kluczowy dla firm korzystających z usług zewnętrznych: dokumentację można przechowywać poza siedzibą firmy, jeśli zostanie przekazana podmiotowi świadczącemu usługi przechowywania dokumentów.

Ile lat trzeba przechowywać dokumenty księgowe

Konkretne okresy przechowywania określa artykuł 74 ustawy o rachunkowości. Poniższa tabela zestawia najważniejsze rodzaje dokumentów z wymaganym okresem i dokładnym odesłaniem do przepisu.

Rodzaj dokumentu	Okres przechowywania	Podstawa prawna
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe	min. 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono	art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości
Księgi rachunkowe	5 lat	art. 74 ust. 2 pkt 1
Karty wynagrodzeń pracowników	okres wymaganego dostępu wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej niż 5 lat	art. 74 ust. 2 pkt 2
Dowody księgowe dot. sprzedaży detalicznej	do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy	art. 74 ust. 2 pkt 3
Dowody dot. środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych i roszczeń	5 lat od zakończenia, spłacenia, rozliczenia lub przedawnienia sprawy	art. 74 ust. 2 pkt 4
Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości	nie krócej niż 5 lat od utraty ważności	art. 74 ust. 2 pkt 5
Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji	1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji	art. 74 ust. 2 pkt 6
Dokumenty inwentaryzacyjne i pozostałe dowody księgowe	5 lat	art. 74 ust. 2 pkt 7-8

 

Wszystkie te okresy liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dany zbiór dotyczy, a nie od daty wystawienia konkretnego dokumentu. To częsty błąd przy samodzielnym liczeniu terminów: dokument z lutego 2021 roku, jeśli podlega 5-letniemu okresowi, można zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2026 roku, a nie po 5 latach liczonych od dnia jego wystawienia.

Dokumenty podatkowe a przedawnienie zobowiązania – Ordynacja podatkowa

Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty rządzą się osobnym przepisem: artykułem 86 Ordynacji podatkowej. Nakłada on obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z artykułem 70 Ordynacji podatkowej przedawnienie następuje po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To inny punkt startowy niż w ustawie o rachunkowości, gdzie liczy się od końca roku obrotowego, dlatego realny termin przechowywania dokumentów o charakterze podatkowym bywa dłuższy niż dla dokumentów czysto księgowych i warto liczyć go osobno dla każdej kategorii.

Dokumentacja pracownicza – 10 czy 50 lat

To miejsce, w którym najczęściej pojawiają się pomyłki, dlatego podajemy dokładne, rozdzielone warianty w zależności od daty zatrudnienia pracownika:

• pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku: 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł,
• pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku: domyślnie 50 lat, ale pracodawca może skrócić ten okres do 10 lat, składając do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA za każdego takiego pracownika,
• pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku: 50 lat, bez możliwości skrócenia tego okresu.

Zasady te wprowadziła nowelizacja Kodeksu pracy obowiązująca od 1 stycznia 2019 roku, która skróciła podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat dla nowo zatrudnianych pracowników, a dla wcześniej zatrudnionych dała możliwość skrócenia go pod warunkiem zgłoszenia do ZUS.

Kary za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Naruszenie przepisów o prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika na mocy artykułu 281 Kodeksu pracy i podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 złotych. Dotyczy to zarówno braku dokumentacji, jak i przechowywania jej niezgodnie z wymaganym okresem czy formą.

Archiwizacja dokumentów księgowych w outsourcingu

Skoro różne kategorie dokumentów rządzą się różnymi terminami i różnymi ustawami, wielu przedsiębiorców przekazuje całe przechowywanie dokumentacji zewnętrznej firmie archiwizacyjnej. Takie rozwiązanie ma wprost podstawę prawną w artykule 73 ustęp 4 ustawy o rachunkowości. Warunkiem jest zgłoszenie faktu przekazania ksiąg poza siedzibę firmy naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od dnia ich wydania (art. 11a ust. 2 ustawy o rachunkowości). Jeśli Twoja firma przechowuje dokumentację wielu kategorii naraz, księgową, kadrową i podatkową, o różnych terminach ważności, profesjonalna archiwizacja pozwala pilnować tych terminów bez ręcznego śledzenia każdej kategorii osobno. Usługi w tym zakresie, zgodne z opisanymi wyżej przepisami, świadczy między innymi Archiwizacja Dokumentów Warszawa.

Najczęstsze pytania o przechowywanie dokumentów księgowych

Od kiedy liczy się 5-letni okres przechowywania dokumentów księgowych?

Od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dany dokument, a nie od daty jego wystawienia. Dla dokumentów z 2021 roku okres 5 lat kończy się więc dopiero z końcem 2026 roku.

Czy zatwierdzone sprawozdanie finansowe trzeba przechowywać bezterminowo?

Nie. Od nowelizacji obowiązującej od 2019 roku zniesiono obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych; obecnie obowiązuje okres co najmniej 5 lat, liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zatwierdzono (art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Czy dokumenty księgowe można przechowywać wyłącznie elektronicznie?

W większości przypadków tak, pod warunkiem zachowania możliwości odtworzenia dokumentu w postaci wydruku. Wyjątkiem są dokumenty przeniesienia praw do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów i inne znaczące umowy wskazane przez kierownika jednostki, które muszą pozostać w oryginale papierowym (art. 73 ustawy o rachunkowości).

Ile lat przechowuje się akta pracownika zatrudnionego w 2015 roku, jeśli firma nie złożyła ZUS OSW i ZUS RIA?

50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Skrócenie do 10 lat jest możliwe tylko po złożeniu do ZUS obu formularzy za tego konkretnego pracownika.

Czy przekazanie dokumentów księgowych firmie zewnętrznej trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Tak. Zgodnie z art. 11a ust. 2 ustawy o rachunkowości trzeba w ciągu 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę firmy powiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego o nowym miejscu ich przechowywania.