Author Archive

digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów, czyli tak zwana cyfryzacja, polega na wprowadzaniu dokumentów istniejących w formie papierowej do systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskuje się elektroniczną wersję dokumentów tradycyjnych, co jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

bezpieczne niszczenie dokumentów

Firmowe materiały zapisane w formie papierowej lub elektromagnetycznej znajdują się w permanentnym obiegu pomiędzy poszczególnymi sektorami przedsiębiorstwa. Nieodzownym elementem tego cyklu jest konieczność utylizacji niepotrzebnych danych. Warto jednak pamiętać, że bezpieczne niszczenie materiałów regulowane jest odpowiednimi przepisami.

Elektroniczny obieg dokumentów

Firmy i instytucje coraz częściej decydują się na elektroniczny obieg dokumentów. Według prawa obowiązującego w Polsce wiele rodzajów dokumentacji nie musi mieć formy papierowej, a wystarczą ich elektroniczne odpowiedniki. Takie podejście niesie za sobą szereg korzyści, a oszczędzanie papieru i troska o ekologię to tylko jedna z nich. Jak wygląda kwestia elektronicznego obiegu dokumentów według polskiego prawa? Co zyskujemy korzystając z dokumentów w formie elektronicznej?

Utylizacja dokumentów

Przedsiębiorstwa i instytucje to miejsca, przez które każdego dnia przewija się niezliczona ilość dokumentów. W przypadku bardziej rozbudowanych placówek, o szeroko zakrojonej działalności, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego systemu dotyczącego zarządzania dokumentami z uwzględnieniem ochrony danych wrażliwych, których ochrona jest to coraz bardziej istotne. Zasadna jest więc m.in. uważna utylizacja dokumentów, zapobiegająca wyciekom informacji.

Dostęp do dokumentów w firmie

Kontrola dostępu do dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe jest bardzo istotna. W świetle przepisów RODO należy zwracać szczególną uwagę na to, kto uzyskuje dostęp do danych osobowych oraz w jakich okolicznościach się to odbywa. Dostęp do danych osobowych otwarty jest jedynie dla pracowników przetwarzających dane osobowe w imieniu podmiotu gospodarczego, osoby uprawnione do kontroli bezpieczeństwa danych osobowych oraz dla osób mających stosowne pełnomocnictwa wydane przez administratorów danych osobowych.

Przechowywanie dokumentów papierowych w firmie

Doskonale są znane liczne sposoby na przechowywanie dokumentów papierowych. Często spotkać się wciąż można z nieuszanowaniem danych osobowych oraz niedbałym zachowywaniem się w trakcie ich przetwarzania lub przechowywania. Jednym z najpoważniejszych uchybień w przetwarzaniu danych osobowych jest bez wątpienia nieprawidłowe składowanie i niszczenie dokumentów. Przyjrzymy się zatem praktykom pozwalającym na skuteczne zabezpieczenie dokumentacji przed dostępem osób trzecich lub ich utratą.