Skanowanie dokumentów – Warszawa
Skanowanie dokumentów jest obecnie banalną czynnością. Każdy może to robić na swoim domowym urządzeniu. Jednak zupełnie inną usługę stanowi skanowanie dokumentów dla firm, czyli ich digitalizacja oraz archiwizacja. Kiedy w grę wchodzą ogromne liczby stron pochodzących z firmowego bądź instytucjonalnego archiwum, proces ten staje się bardziej kłopotliwy, czasochłonny i kosztowny. Standardowy sprzęt nie jest w stanie go obsłużyć.
Wyszukiwanie informacji w papierowych archiwach jest niezwykle czasochłonne i wymaga cierpliwości. Skanowanie dokumentów, czyli digitalizacja to profesjonalna usługa, która pozwala wkroczyć archiwom w XXI wiek. Taką usługę proponujemy od lat naszym klientom. Profesjonalne skanowanie dokumentów w naszym wykonaniu pozwala ich właścicielom cieszyć się cyfrowym archiwum w bardzo dobrej jakości, zaś po całym procesie archiwum w formie papierowej bezpiecznie powraca do swojego pierwotnego stanu.
Profesjonalne skanowanie dokumentów, czyli dlaczego digitalizacja się opłaca
Coraz więcej przedsiębiorstw i instytucji dostrzega wymierne korzyści, jakie niesie za sobą skanowanie dokumentów w postaci digitalizacji archiwum. Bezpieczeństwo i wygoda to tylko wybrane spośród nich. Dlaczego skanowanie dokumentów się opłaca? Oto najważniejsze korzyści:
- oszczędność przestrzeni – papierowe archiwa zajmują wiele miejsca, zwłaszcza gdy są ciągle wykorzystywane przez uprawnione do tego osoby. Digitalizacja pozwala oszczędzić mnóstwo przestrzeni. Skanowanie dokumentów to część procesu, po którym wracają one do swego pierwotnego stanu. Wówczas mogą zostać przeniesione do zewnętrznego archiwum, gdzie będą bezpieczne, a zaoszczędzoną w ten sposób przestrzeń można przeznaczyć na inny charakter działalności,
- brak chaosu – w biurach, magazynach oraz archiwach sytuacja wraz z przyrostem kolejnych tomów dokumentów może wymknąć się spod kontroli. Wyszukiwanie informacji wiąże się z chaosem panującym w archiwum. Zdecydowanie lepiej wybrać skanowanie dokumentów, a następnie korzystać z nich w formie elektronicznej, aby uniknąć bałaganu,
- wyższa efektywność – cyfrowe archiwum jest znacznie wygodniejsze w obsłudze. Poszczególne dokumenty są w nim dokładnie opisane, a wyszukiwanie informacji w ten sposób przebiega o wiele szybciej niż tradycyjnymi metodami. W przedsiębiorstwie bądź organizacji przekłada się to na o wiele wyższą efektywność pracy, co z kolei przyczynia się do jakże ważnych oszczędności finansowych,
- generowanie i wysyłka plików – informacje krążą w obiegu znacznie szybciej, kiedy mają charakter cyfrowy. Skanowanie dokumentów i stworzenie z nich cyfrowego archiwum oznacza nie tylko łatwiejszy do nich dostęp, ale również generowanie dokumentów w dowolnym formacie, a następnie ich wysyłkę drogą elektroniczną. To również przyczynia się do wyższej efektywności i oszczędności finansowych,
- bezpieczeństwo danych – archiwa w formie cyfrowej są o wiele bardziej bezpieczne niż w formie tradycyjnej, szczególnie, jeśli ich przechowywanie zostanie zlecone specjalistom. Dokumenty w formie cyfrowej mogą mieć wiele kopii zapasowych. Są świetnie zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób, a jednocześnie w odróżnieniu od dokumentacji papierowej, nie są narażone na pożary, zalanie, jak również nie niszczeją pod wpływem upływającego czasu.
Skanowanie dokumentów w najwyższym standardzie
Wszystkie usługi związane z archiwizacją nie mają przed nami tajemnic i stanowią naszą specjalność. Od dawna oferujemy naszym klientom skanowanie dokumentów na najwyższym poziomie, w czym możemy się poszczycić wieloletnim doświadczeniem. Dokładamy wszelkich starań, aby cały proces przebiegł najszybciej jak to możliwe, a dokumenty wróciły do klienta bądź trafiły do bezpiecznego archiwum zewnętrznego w niezmienionej formie. Korzystamy z najnowocześniejszych urządzeń, które umożliwiają skanowanie dokumentów w doskonałej jakości. Przygotowywane przez nas cyfrowe archiwa są doskonale zindeksowane, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie informacji. Stawiamy także na ścisłe standardy pracy.
Proponujemy Państwu usługę skanowania dokumentów na którą składają się następujące czynniki:
Przygotowanie dokumentów do skanowania, sortowanie:
- Wyjęcie z koszulek,
- Rozszyjcie dokumentów,
- Usunięcie zszywek,
- Usunięcie spinaczy,
- Usunięcie ewentualnych przekładek,
- Oznakowanie „patch codes”,
Indeksowanie:
- Indeksowanie ręczne (NIP, rodzaj umowy, załączniki, aneksy),
- Indeksowanie automatyczne (podział na poszczególne pliki, zgodnie z oznaczeniami „patch codes”)
Skanowanie:
- Rozdzielczość 200 dpi, czerń i biel simlex lub duplex, puste strony są usuwane. Format pliku Tiff lib Multitiff lub inny ustalony.
Przywrócenie dokumentom po skanowaniu postaci pierwotnej:
- Włożenie do teczek, segregatorów wg pierwotnej kolejności
Przechowywanie zeskanowanych dokumentów na naszych serwerach z dostępem dla osób upoważnionych.
Nie tylko skanowanie dokumentów – poznaj nasze pozostałe usługi
Skanowanie dokumentów jest tylko jednym z elementów naszej działalności. Oferujemy naszym partnerom kompleksową obsługę w dziedzinie archiwizacji dokumentów. W zakres naszych usług wchodzą:
- archiwizacja dokumentów w naszym archiwum,
- skanowanie dokumentów – digitalizacja,
- przechowywanie dokumentów film oraz instytucji nieistniejących bądź będących w stanie upadłości,
- profesjonalne niszczenie dokumentów zgodnie z najwyższymi standardami prawnymi,
- dystrybucja materiałów i produktów związanych z archiwizacją,
- profesjonalne szkolenia z zakresu archiwizacji dla naszych klientów,
- obsługa cykliczna archiwów znajdujących się u klienta,
- opracowywanie procedur kancelaryjno-archiwalnych,
- bezpieczny transport dokumentów do dowolnego miejsca.
Dotychczas zaufało nam tysiące zadowolonych partnerów, którzy zdecydowali się na archiwizację, niszczenie, skanowanie dokumentów bądź inne usługi, jakie możemy zaproponować. Oferujemy atrakcyjne ceny i najwyższe standardy wypracowane przez lata.
Skanowanie Warszawa – co z dokumentami tożsamości?
W kontekście skanowania dokumentacji równie istotne jest zwrócenie uwagi na elementy związane ze skanowaniem dokumentów tożsamości. Warto pamiętać, że nasze dokumenty tożsamości często są sprawdzane przez różne instytucje, jednakże aspekt skanowania dokumentacji, to nadal temat wielu dyskusji. Zasada minimalizacji danych, z art. 5 ust. 1 lit. c RODO wskazuje, że przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane („minimalizacja danych”). Innymi słowy skanowanie dokumentacji takiej jak dowód osobisty powinno mieć miejsce tylko i wyłącznie w sytuacji kiedy jest to konieczne. Celem przepisów RODO jest bowiem ochrona naszych dokumentów przed ich dostaniem się w niepowołane ręce.
Należy bowiem pamiętać o tym, że dokument tożsamości to w rękach złodzieja naprawdę potężna broń więc należy w należyty sposób dbać o jego bezpieczeństwo. Taki złodziej może wykorzystać dokument tożsamości do takich rzeczy jak:
- wynajęcie mieszkania;
- wzięcie pożyczki na nasze nazwisko;
- zawrzeć umowę na rozmaite usługi telekomunikacyjne;
- Dokonać zakupu produktów na raty;
- Wynająć samochód;
- Założyć działalność gospodarczą;
Z drugiej strony banki mocno zwracają uwagę na to jak potrzebne jest skanowanie dokumentów tożsamości. Art. 112b ustawy Prawo bankowe mówi wyraźnie o tym, że Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Co za tym idzie – interpretowane jest to jako zgoda na skanowanie bądź kserowanie dokumentów tożsamości klientów. Innymi słowy pracownicy banków mają więc prawo żądać skanów dokumentów tożsamości jeżeli jest to potrzebne. Tak czy inaczej jeżeli chcemy wykonać skan dokumentacji, zwłaszcza jeżeli mówimy o danych wrażliwych, to powinniśmy w dzisiejszych czasach decydować się na usługi specjalistycznych firm, które nie tylko wykonują skanowanie Warszawa, ale również dają pewność, że dokumentacja będzie w należyty sposób zabezpieczona.
Najważniejsze elementy profesjonalnego skanowania dokumentacji
Samo w sobie skanowanie dokumentacji do formy elektronicznej nie jest bardzo skomplikowanym zadaniem. Nie mniej jednak należy pamiętać, że przeniesienie np. całego archiwum dokumentacji papierowej danej firmy, to już proces o wiele bardziej rozbudowany, do którego wykonania będą nam potrzebni odpowiedni specjaliści. Profesjonalnie wykonany proces skanowania dokumentacji powinien pamiętać o kilku, niezwykle ważnych elementach, do których należy zaliczyć:
- Dbałość o oryginały – w procesie skanowania, firma która zajmuje się całym procesem, powinna również zadbać o to, żeby dokumenty papierowe, które są skanowane, nie uległy uszkodzeniu;
- Dobór odpowiedniej rozdzielczości – profesjonalne firmy zajmujące się archiwizacją i skanowaniem dokumentacji powinny również zwrócić szczególną uwagę na dobór odpowiedniej rozdzielczości w taki sposób aby zachować jak najwyższą jakość skanowanych plików;
- Odpowiednia indeksacja plików – kolejnym istotnym aspektem, na który firma odpowiedzialna za skanowanie dokumentów powinna zwrócić uwagę jest odpowiednia indeksacja plików. Pozwala to bowiem na zachowanie logicznego porządku w strukturze przygotowywanych katalogów;
- Prawidłowa kompresja danych – jest to kolejny istotny element w zakresie skanowania zwłaszcza dużej ilości dokumentacji. Skanowane dokumenty powinny być w odpowiedni sposób zeskanowane po to aby dokumenty w formie elektronicznej otwierały się sprawnie i szybko;
- Opisanie meta danych – odpowiednie opisanie meta danych pozwala na scalenie elektronicznych plików z bazą danych przedsiębiorstwa;
Oczywiście, zarówno pracownicy jak i sam właściciel firmy nie muszą znać się na wszystkich wyżej wymienionych aspektach. Odpowiadają bowiem za to firmy zewnętrzne, które zajmują się profesjonalnym skanowaniem dokumentacji.
Jakie są zalety profesjonalnej digitalizacji dokumentów?
Zasadniczo, profesjonalna digitalizacja dokumentów niesie za sobą wiele zalet, wśród najważniejszych z nich należy wymienić między innymi:
- Bezpieczeństwo – odpowiednio przeprowadzona digitalizacja dokumentów daje gwarancje, że będą one zabezpieczone przed dostępem do nich osób trzecich;
- Klarowność – profesjonalna digitalizacja dokumentów przeprowadzona przez odpowiednio wybraną firmę zapewnia ich przejrzystość, oraz łatwość wyszukiwania potrzebnych danych;
- Dostępność – digitalizacja dokumentów i ich magazynowanie w odpowiednich archiwach zapewnia bardzo szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji z dowolnego miejsca na Ziemi;
- Jakość – dokumenty które są skanowane i zapisane w wersji cyfrowej, dzięki zastosowaniu wysokiej jakości oprogramowania w procesie zapisu, zapewniają najwyższą jakość zapisanego obrazu;
Jak widać profesjonalne skanowanie dokumentów Warszawa niesie za sobą naprawdę wiele zalet. Trudno więc się dziwić, że cyfryzacja staje się coraz bardziej popularna. Nowoczesne firmy powinny inwestować w tego typu rozwiązania jeżeli chcą utrzymać się na rynku.