Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów według prawa

Firmy i instytucje coraz częściej decydują się na elektroniczny obieg dokumentów. Według prawa obowiązującego w Polsce wiele rodzajów dokumentacji nie musi mieć formy papierowej, a wystarczą ich elektroniczne odpowiedniki. Takie podejście niesie za sobą szereg korzyści, a oszczędzanie papieru i troska o ekologię to tylko jedna z nich. Jak wygląda kwestia elektronicznego obiegu dokumentów według polskiego prawa? Co zyskujemy korzystając z dokumentów w formie elektronicznej?

Czemu służy elektroniczny obieg dokumentów?

Tradycyjny obieg dokumentów w formie papierowej można dziś uznać za dość archaiczne rozwiązanie posiadające szereg wad. Przede wszystkim dość łatwo o zgubienie ważnego dokumentu. Chociaż w każdej firmie obowiązują odpowiednie procedury, by nie dochodziło do takich sytuacji, problem może się zdarzyć. Ponadto dokumenty mogą zostać  przypadkowo uszkodzone lub zniszczone. Obsługa tradycyjnego obiegu dokumentów jest kosztowna, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji. Ktoś musi w końcu trzymać pieczę nad archiwum, transportować dokumenty i umieszczać je w odpowiednio oznakowanych segregatorach czy pudełkach. Czasochłonne jest wówczas także znalezienie archiwalnego pisma czy faktury.

W komunikacji między instytucjami tradycyjny obieg dokumentów również nie jest wygodny. Wysyłanie ich pocztą i kurierem powoduje opóźnienia, podczas gdy dokumenty elektroniczne można natychmiast przesłać zainteresowanym osobom w formie emaila. Właśnie dlatego firmy i instytucje coraz częściej decydują się na korzystanie z elektronicznego obiegu, co zresztą umożliwia polskie prawo. Zatem wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z oszczędnością kosztów i czasu.

Elektroniczny obieg dokumentów według prawa

Nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów według prawa dotyczy wielu obszarów. Szereg ustaw daje przedsiębiorcom i organizacjom kolejne możliwości. Zresztą z takiego rozwiązania coraz śmielej korzysta również administracja publiczna. Platforma ePUAP i podpis elektroniczny umożliwiają interesantom załatwienie szeregu spraw przez internet, bez konieczności dostarczenia dokumentów do odpowiedniego urzędu. Z podobnych ułatwień od dawna korzystają między innymi polscy przedsiębiorcy.

Jakie dokumenty mogą być według prawa przechowywane w formie elektronicznej?

Klasycznym przykładem są między innymi faktury VAT, które obecnie mogą być wystawione w formie elektronicznej i nie muszą posiadać swoich papierowych odpowiedników. Według polskiego prawa w formie elektronicznej przechowywane mogą być również umowy czy oświadczenia woli. Ponadto elektroniczny obieg dokumentów według prawa zakłada, że tylko wskazane w odpowiednich ustawach rodzaje dokumentów muszą istnieć w formie papierowej. Gdy nie istnieje żadna regulacja, określone dokumenty mogą funkcjonować wyłącznie w formie elektronicznej, na podobnej zasadzie co umowy ustne.

Niezależnie od oficjalnej dokumentacji przedsiębiorstwa i instytucje od dawna korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów wewnętrznych. Znacznie przyspiesza to pracę w organizacji i pozwala zredukować koszty. Wystarczy tylko sprawny system realizujący obieg dokumentów. W dużych przedsiębiorstwach wręcz trudno wyobrazić sobie powrót do tradycyjnych papierowych metod. Elektroniczny obieg przynosi korzyści zarówno z ekologicznego jak i ekonomicznego punktu widzenia.