Niszczenie dokumentów na terenie Warszawy oraz całego kraju

Niszczenie dokumentów jest procesem, który nie powinien przebiegać przypadkowo. Wystarczy wspomnieć, że dokumentacja często zawiera newralgiczne informacje, w tym poufne dane osobowe czy biznesowe. Nie mają one prawa dostać się w niepowołane ręce – odpowiednie zabezpieczenie danych wrażliwych przed wyciekiem to obowiązek każdej organizacji. Dane wyciekające na zewnątrz stanowiłyby poważne zagrożenie dla działalności rynkowej, a w skrajnym przypadku mogłyby doprowadzić do konsekwencji prawnych. Dlatego właśnie warto proces niszczenia dokumentów powierzyć specjalistom.

Nasza firma od lat proponuje profesjonalne niszczenie dokumentów. Warszawa stanowi siedzibę wielu urzędów, instytucji państwowych, jak również przedsiębiorstw i organizacji zarządzających ogromnymi bazami danych. Wielu spośród nich to nasi stali zadowoleni klienci, co stanowi najlepszą rekomendację naszych usług. Zastanawiasz się, ile kosztuje niszczenie dokumentów? Cennik jest niezwykle konkurencyjny!

Niszczenie dokumentów w świetle prawa

W wielu przypadkach niszczenie dokumentów musi odbywać się zgodnie z zaleceniami wynikającymi z obowiązującego prawa. Dotyczy to przede wszystkim poufnych danych osobowych, ale nie tylko. Jeżeli zastanawiasz się, jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO, warto zapoznać się ze szczegółowymi wymaganiami tego rozporządzenia. Materiał poddawany jest niszczeniu mechanicznemu – gwarantujemy uzyskanie 4 stopnia utajnienia wg normy DIN 66399. Nasi klienci zyskują pewność, że niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z najwyższymi standardami, co poświadczamy stosownym certyfikatem.

Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak poważne konsekwencje mogłoby przynieść naszym partnerom nieprawidłowe niszczenie dokumentów, dlatego stosujemy sprawdzone procedury i możemy zagwarantować, że poufne dane nie wydostaną się na zewnątrz.

Niszczenie dokumentów – przebieg procesu

Niszczenie dokumentów w Warszawie i na terenie całego kraju jest poprzedzone odbiorem materiału od klienta. Do tego celu stosujemy plombowane lub zamykane na klucz pojemniki, co zapobiega ewentualnej ingerencji w materiał. Ta część procesu niszczenia dokumentów jest potwierdzona przez obie strony specjalnym protokołem uwzględniającym wszystkie najważniejsze informacje, takie jak liczba i rodzaj pojemników, numery plomb czy data wykonania usługi.

Następnie materiał trafia do certyfikowanego zakładu, w którym odbywa się niszczenie dokumentów metodą mechaniczną. Obiekt jest w pełni bezpieczny i podlega stałemu monitoringowi. Pomieszczenie jest całkowicie przystosowane do pełnienia swojej wyjątkowej funkcji i pełne zabezpieczeń. Pracownicy zajmujący się niszczeniem dokumentów posiadają odpowiednią wiedzę i uprawnienia. Po zniszczeniu materiał wywożony jest jako anonimowa makulatura do zakładów papierniczych. Klient otrzymuje certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem i przedstawionymi wcześniej procedurami.

Warto wiedzieć, że niszczenie dokumentów na nośnikach cyfrowych rządzi się nieco innymi zasadami niż niszczenie dokumentów papierowych i wymaga zastosowania specjalistycznych metod dostosowanych do rodzaju nośnika.

Niszczenie dokumentów – cennik

Wiele lat doświadczenia i współpraca z wymagającymi klientami pozwoliła nam osiągnąć perfekcję w skomplikowanym procesie, jakim niewątpliwie jest niszczenie dokumentów. Cennik, jaki oferujemy naszym klientom, jest konkurencyjny między innymi ze względu na wypracowane przez lata doskonałe procedury. Niszczenie dokumentów w Warszawie i na terenie całej Polski odbywa się sprawnie i szybko, co z punktu widzenia naszego partnera nie musi oznaczać ogromnych nakładów finansowych.

Niszczenie dokumentów na najwyższym poziomie

Usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów świadczymy na najwyższym poziomie. Do głównych zalet współpracy z naszą firmą należą:

• przejrzysta współpraca z klientami,
• bezpieczeństwo danych od momentu odbioru materiału od klienta,
• ogólnokrajowy zasięg – obsługujemy klientów nie tylko w Warszawie,
• niszczenie dokumentów w sposób ekologiczny – papier poddawany recyklingowi,
• sprawność działania – osiągnęliśmy perfekcję logistyczną,
• jawność – klient ma kontrolę nad całym procesem niszczenia dokumentów.

Bezpieczne niszczenie dokumentów – na co zwrócić uwagę?

Proces niszczenia dokumentów księgowych oraz jakiejkolwiek innej dokumentacji powinien zawsze przebiegać w zgodzie z przepisami prawa. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź, o czym należy pamiętać przy bezpiecznym niszczeniu dokumentów. Do najważniejszych regulacji zaliczyć należy między innymi unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), które w naszym kraju weszło w życie w roku 2018, a także dwie międzynarodowe normy: ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399.

Bezpieczne niszczenie dokumentów a RODO

Jeżeli chodzi o bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z RODO, przepisy te określane są w art. 4 pkt. 2 rozporządzenia mówiącego o przetwarzaniu. Przez przetwarzanie należy rozumieć operacje wykonywane na danych osobowych – zarówno zautomatyzowane, jak i niezautomatyzowane – obejmujące zbieranie, przechowywanie, rozpowszechnianie oraz niszczenie danych. Przepisy RODO mówią o tym, że profesjonalna utylizacja dokumentów powinna być przeprowadzona w taki sposób, aby nie były one zagrożone. Jeśli interesuje Cię również strona praktyczna, warto zapoznać się z tym, jak można dokonywać utylizacji dokumentów w zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Profesjonalne niszczenie dokumentów – międzynarodowa norma ISO/IEC 21964

Norma ISO/IEC 21964 określa zasady niszczenia dokumentów z uwzględnieniem rodzaju nośników danych, na których były one zapisane. Ujednolica ona również sam proces niszczenia i mówi o tym, że raz zniszczonych danych nie można ponownie odczytać. Norma ta wyróżnia 6 różnych typów nośników danych:

• oryginalny rozmiar informacji (np. papier, zdjęcie rentgenowskie) – klasa P,
• optyczne nośniki danych (np. płyty CD czy DVD) – klasa O,
• magnetyczne nośniki danych (np. dyskietki, karty z paskiem magnetycznym) – klasa T,
• dyski twarde – klasa H,
• dane zapisane na małych nośnikach (np. klisze, mikrofilmy) – klasa F,
• elektroniczne nośniki danych (np. karty chip, USB) – klasa E.

Sama norma ISO/IEC 21964 dzieli utylizację dokumentów na trzy odrębne części. Pierwsza określa zasady niszczenia nośników danych. Druga określa wymagania związane z urządzeniami wykorzystywanymi w procesie niszczenia wrażliwych danych. Trzecia opisuje przebieg niszczenia dokumentów księgowych.

Utylizacja dokumentów – norma DIN 66399

Norma DIN 66399 uwzględnia trzy klasy tajności w zakresie niszczenia dokumentów. Pierwszą stanowią dokumenty wewnętrzne dostępne dla wielu odbiorców – notatki, obwieszczenia, listy czy reklamy. Drugi typ to dokumenty przeznaczone do wąskiego grona odbiorców (poufne), takie jak korespondencja ofertowa czy dane osobowe. Trzeci typ to dokumentacja tajna – sprawozdania, dane finansowe, umowy z partnerami czy dokumenty dotyczące badań i rozwoju (R&D). Właściwa selekcja archiwalna dokumentów przed ich zniszczeniem pozwala prawidłowo zakwalifikować każdy rodzaj materiału do odpowiedniej klasy tajności.

Kiedy można niszczyć dokumenty księgowe?

Kolejnym istotnym aspektem jest odpowiedź na pytanie, kiedy można niszczyć dokumenty księgowe. Proces ten ściśle wiąże się z brakowaniem dokumentacji – czyli formalną procedurą kwalifikowania akt do zniszczenia. W praktyce mówimy o brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, które może być przeprowadzone dopiero po upływie określonych terminów przechowywania. Terminy te wyglądają następująco:

• Rozliczenia ZUS: deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące – po upływie 5 lat (dla dokumentów ZUS przekazanych od 1 stycznia 2012 r.) lub 10 lat (dla akt przekazanych do 31 grudnia 2011 r.); listy płac, karty wynagrodzeń itp. – należy je przechowywać przez okres 50 lat od momentu zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
• Księgowość – poniższe dokumenty powinny zostać zniszczone po upływie okresu przedawnienia podatkowego (5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego): księgi podatkowe, rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, faktury i noty korygujące, noty księgowe, ewidencje środków trwałych, ewidencje przebiegu pojazdu, dokumenty inwentaryzacyjne.

Przed przystąpieniem do niszczenia warto również przeprowadzić wydzielenie materiałów archiwalnych – czyli oddzielenie dokumentów, które podlegają trwałemu przechowywaniu, od tych przeznaczonych do likwidacji. Aby cały proces przebiegał zgodnie z przepisami, warto zadbać o wdrożenie odpowiednich normatywów kancelaryjno-archiwalnych, które regulują zasady postępowania z dokumentacją na każdym etapie jej życia – od wytworzenia aż po bezpieczne zniszczenie.

Nie tylko niszczenie dokumentów – zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą

Nasza oferta obejmuje nie tylko niszczenie dokumentów. Doświadczenie w branży archiwizacyjnej pozwala nam zaoferować klientom znacznie więcej. W zależności od potrzeb możesz skorzystać z:

• jednorazowej/doraźnej usługi niszczenia dokumentów – idealnej przy porządkowaniu archiwum lub likwidacji firmy,
• tekturowego pojemnika o pojemności 150 litrów na makulaturę lub dokumentację roboczą,
• plastikowego pojemnika o pojemności 240 litrów na makulaturę lub dokumentację roboczą,
• pojemnika wrzutowego – praktycznego rozwiązania do bieżącego gromadzenia dokumentów przeznaczonych do zniszczenia lub kwarantanny korespondencji.

Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania związane z kwestią niszczenia dokumentów, zapraszamy do kontaktu z nami. Chętnie udzielimy odpowiedzi na wszystkie pytania.