• Home
  • Usługi
  • Przechowywanie dokumentacji kadrowo – płacowej

Przechowywanie dokumentacji kadrowo – płacowej

Obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Niedopilnowanie tego zobowiązania może oznaczać karę, dlatego warto znać regulacje prawne w tej kwestii i na bieżąco śledzić zmiany. W dzisiejszym artykule przypominamy, jakie dokumenty są objęte obowiązkiem przechowywania, a także jakie zmiany weszły w życie w 2019 roku. Oprócz tego przedstawiamy kilka sprawdzonych rozwiązań dotyczących prawidłowej archiwizacji akt osobowych pracowników zatrudnionych w firmie.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej, zgodnie art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, kryją się akta osobowe pracowników zatrudnionych w firmie oraz pozostałe dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ich dokładny zakres określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta pracownicze dzielą się na 4 grupy, czyli:

  • A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, na przykład skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie o zdolności do podjęcia pracy,
  • B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
  • D – odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez niego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, którą trzeba gromadzić poza aktami pracowniczymi, to z kolei:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopów,
  • karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i jej pranie i konserwowanie.

Wszystkie te dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z ustalonymi zasadami.

Jakie dokumenty muszą być przechowywane przez pracodawcę?

Zarówno pracodawca jak i zleceniodawca mają obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Warto też podkreślić, że dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale także dokumentów dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub wykonywanie tego w niewłaściwy  sposób może skutkować nałożeniem grzywny.

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej to jeden z najbardziej restrykcyjnych obowiązków, które musi wypełnić przedsiębiorstwo. Wiele dokumentów musi spoczywać w archiwach przynajmniej przez 10 lat od momentu ustania stosunku pracy. Obowiązek dotyczy praktycznie wszystkich informacji związanych z zatrudnieniem, ponieważ stanowią one dla pracownika podstawę służącą do wyliczenia wysokości świadczenia w momencie przejścia na emeryturę lub wnioskowania o przyznanie renty.  Przepis był dla pracodawców kłopotliwy, dlatego rok 2019 przyniósł w tym zakresie pewne korzystne zmiany.

Sprawdź, jakie zasoby są objęte obowiązkiem przechowywania dokumentacji pracowniczej. Należą do nich:

  • dane figurujące w systemie ubezpieczeń społecznych, na przykład zawierające podstawy wymiaru emerytury lub renty,
  • listy płac,
  • wszystkie rodzaje akt pracowniczych,
  • listy obecności,
  • dokumenty płacowe, na przykład dotyczące wypłaconego wynagrodzenia,
  • dane z funduszu ubezpieczeń społecznych,
  • dokumenty kadrowe,
  • inne rodzaje dokumentacji pracowniczej określone przez odrębne przepisy.

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać listy płac i inne dokumenty związane z zatrudnieniem w taki sposób, aby nie utraciły one czytelności oraz aby zapewnić do nich dostęp w razie potrzeby.

Co grozi za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji?

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy pracodawca może zostać ukarany, jeśli:

  • nie prowadzi w ogóle dokumentacji pracowniczej,
  • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres wymagany prawem,
  • archiwizuje dokumentację pracowniczą w warunkach grożących jej zniszczeniem.

Taka osoba podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zmiany od 2019 roku

1 stycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy. Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej jest obowiązkiem pracodawcy jedynie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, a nie 50 lat po wygaśnięciu stosunku pracy, jednak tylko w przypadku spełnienia kilku kryteriów. Jednak nie zawsze można zastosować tę zasadę.

Po pierwsze, nowe prawo dotyczy tylko osób zatrudnionych po 1999 roku. Okres 50 lat wciąż obowiązuje w odniesieniu do osób zatrudnionych przed 1999 rokiem. W ich przypadku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli natomiast pracownik został zatrudniony między 1999 a 2018 rokiem, wciąż co do zasady obowiązuje okres 50 lat. Można jednak skrócić go do 10 lat. W tym celu pracodawca musi spełnić poniższe warunki:

  • przekazać oświadczenia do ZUS OSW,
  • przekazać raport informacyjny do ZUS RIA.

Co ważne, okres 10 lat zacznie biec od ostatniego dnia roku, w którym zostanie złożony dokument do ZUS.

Wszyscy pracodawcy mają prawo do korzystania z opcji przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów stanowiących podstawę wyliczenia wysokości renty bądź emerytury. Dzięki temu okres przechowywania dokumentacji pracowniczej skróci się do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego

To spore ułatwienie dla pracodawców, ponieważ archiwizowanie tak dużej ilości danych o sprawach związanych ze stosunkiem pracy było poważnym wyzwaniem.

Jak pozbyć się dokumentacji pracowniczej po upływie ustawowego okresu?

Przechowywanie dokumentów pracowniczych należy do niezwykle ważnych obowiązków pracodawcy. Warto zdawać sobie sprawę, że jego zaniedbanie może grozić poważnymi karami.

Jest tak dlatego, że niektóre elementy dokumentacji płacowej mogą być przydatne również po wielu latach. Dotyczy to na przykład sytuacji, w której konieczne jest ustalenie podstawy wymiaru emerytury pracownika, który już od dawna nie pracuje w danej firmie.

Jednak nie tylko archiwizacja dokumentacji osobowej jest obostrzona przepisami. Dotyczą one także tego, jak postępować z nią po zakończeniu stosunku pracy oraz po upływie okresu podanego w ustawie, czyli 10 lub 50 lat.

Jeżeli minął obowiązkowy czas przechowywania całej dokumentacji pracowniczej, były pracownik ma prawo odebrać swoje akta w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu. Do tego czasu nie można niszczyć dokumentacji pracowniczej.

Po upływie miesiąca pracodawca powinien zutylizować dokumenty w taki sposób, aby nie było możliwości odtworzenia ich treści. Ma na to 12 miesięcy.

Po tym czasie dokumenty w sprawach dotyczących stosunku pracy ulegają przedawnieniu. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której pracodawca jest stroną postępowania sądowego.

Dokumentację płacową i kadrową należy zniszczyć w odpowiedni sposób, tak aby nie dostała się w niepowołane ręce. Warto pamiętać, że akta osobowe pracownika, karty wynagrodzeń oraz wszelkie inne typy dokumentacji pracowniczej zawierają wrażliwe dane. Jest tak również po tym, jak wygaśnie obowiązek ich przechowywania. Nie mogą więc zostać po prostu wyrzucone. Utylizacja dokumentów związanych ze stosunkiem pracy musi odbywać się w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.

Likwidacja lub upadłość pracodawcy a przechowywanie dokumentów

Nie każdy pracodawca zdaje sobie sprawę, jak postępować z dokumentacją w razie postawienia firmy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. Wówczas likwidator lub syndyk ma obowiązek:

  • wskazać podmiot, który będzie odpowiedzialny za przechowywanie dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania,
  • zapewnić środki finansowe na czas archiwizacji, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji.

Więcej na temat przeczytasz w naszych innych artykułach.

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej – przydatne rozwiązania

Pięćdziesiąt, a nawet dziesięć lat to dość długi okres, w trakcie którego czas nie najlepiej obchodzi się z dokumentacją pracowniczą, jeśli nie jest odpowiednio zarchiwizowana. Przechowywanie akt osobowych pracowników czy innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez tyle lat staje się bezpieczne, gdy korzysta się z teczek i pudeł wykonanych z papieru bezkwasowego. Ogranicza to reakcje chemiczne zachodzące przez lata na powierzchni dokumentów, dzięki czemu są one chronione przed powolnym niszczeniem. To bardzo korzystne rozwiązanie, biorąc pod uwagę restrykcyjne prawo związane z tym, jak należy przechowywać dokumentację pracowniczą.

Dokumentacja płac – co grozi za jej nieprawidłowe przechowywanie?

Kolejnym istotnym elementem związanym z tematyką dokumentacji pracowniczej jest również przyjrzenie się aspektowi, jakim jest jej nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy pracodawca może zostać ukarany w kilku sytuacjach, to jest, jeśli:

  • nie prowadzi w ogóle dokumentacji pracowniczej (a do tego jasno zobowiązują go pewne przepisy prawne, dlatego należy mieć to jak najbardziej na uwadze);
  • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres wymagany prawem (jeżeli chodzi o okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, jest to często popełniany błąd przez pracodawców);
  • archiwizuje dokumentację pracowniczą w warunkach grożących jej zniszczeniem (umowy o pracę, akty pracownicze, wszelkie dokumenty określające stosunek pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy, dokumentacja płacowa itd. wszystko to powinno być przechowywane w odpowiednich warunkach. Pracodawca, nie może dopuścić do sytuacji w której takie dokumenty ulegają zniszczeniu); 

Taka osoba podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Jak widać kary są bardzo wysokie i lepiej ich unikać.

Przedłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Nie każdy pracodawca zdaje sobie sprawę z faktu, że istnieje możliwość przedłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne w sytuacji, kiedy dokumentacja pracownicza może stanowić bądź stanowi dowód w postępowaniu (należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że przepisy nie do końca definiują o jaki typ postępowania chodzi, może to być więc postępowanie cywilne, administracyjne, karne bądź każdego innego rodzaju). Ważne jest to, ze pracodawca:

  • Jest stroną, która bierze udział w danym postępowaniu. W takiej sytuacji, pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej do czasu prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż do momentu upłynięcia ustawowego okresu 10-letniego przechowywania omawianej dokumentacji;
  • Jeżeli pracodawca zdecydował się na wytoczenie powództwa bądź wszczęciu postępowania. Wtedy 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostaje wydłużony o kolejne 12 miesięcy;

Podstawy prawne w tym aspekcie, to:

  • Pierwszym dokumentem jest art. 5, art. 7 ust. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357);
  • Drugim jest art. 41a – 41b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.);
  • Trzeci to, art. 94 pkt 9b, art. 944 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465);
  • Ponadto, § 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 2032 ze zm.);

Możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Kolejnym ciekawym elementem w omawianym temacie jest możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zasadniczo okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także akt osobowych pracownika, które dotyczą stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, ulega skróceniu w sytuacji, kiedy zostanie złożony raport informacyjny, który jest opisany w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.). Wtedy taki okres przechowywania dokumentacji pracowniczej skraca się z 50 lat do 10 lat. Liczy się, to jednak od końca roku kalendarzowego w którym dany raport został złożony.

Omawiany raport przekazuje się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wraz z zestawieniem informacji, na temat ubezpieczonego, który to został zgłoszony przez płatnika, po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku.

Dokumentacja pracownicza i jej przechowywanie – podsumowanie

Celem omawianego artykułu było przekazanie wszystkich informacji związanych z dokumentacją pracowniczą. Jak widać gromadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, to zadanie, które należy do podstawowych obowiązków pracodawcy. Nie wywiązanie się z tego obowiązku, kończy się zwykle bardzo wysokimi karami dla pracodawcy. A wynika to z faktu, że dokumentacja pracownicza jest bardzo niezwykle istotna zarówno z punktu widzenia pracodawcy jak i samego pracownika. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania w tej materii to serdecznie zapraszamy do kontaktu. 

Jeśli jesteś zainteresowany usługą przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej skontaktuj się z nami

ARCHIWIZACJA | PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Artur
Kom.: +48-609-731-831
e-mail: a.roguski@system.waw.pl