• Home
  • Usługi
  • Przechowywanie dokumentacji kadrowo – płacowej

Przechowywanie dokumentacji kadrowo – płacowej

Obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników jest przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej. Niedopilnowanie tego obowiązku może oznaczać karę, dlatego warto znać regulacje prawne w tej kwestii i na bieżąco śledzić zmiany. W dzisiejszym artykule przypominamy, jakie dokumenty są objęte obowiązkiem przechowywania, a także jakie zmiany wejdą w życie w 2019 roku. Oprócz tego przedstawiamy kilka sprawdzonych rozwiązań dotyczących prawidłowej archiwizacji dokumentów.

Jakie dokumenty muszą być przechowywane przez pracodawcę?

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej to jeden z najbardziej restrykcyjnych obowiązków, które musi wypełnić przedsiębiorstwo. Wiele dokumentów musi spoczywać w archiwach przynajmniej przez 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Obowiązek dotyczy praktycznie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem, ponieważ stanowią one dla pracownika podstawę służącą do wyliczenia wysokości świadczenia w momencie przejścia na emeryturę lub wnioskowania o przyznanie renty.  Przepis bywa dla pracodawców kłopotliwy, dlatego nowy rok przyniesie w tym zakresie pewne korzystne zmiany.

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej – zmiany od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie nowe przepisy. Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej będzie obowiązkiem pracodawcy jedynie przez 10, a nie 50 lat po wygaśnięciu stosunku pracy, jednak tylko w przypadku spełnienia kilku kryteriów. Po pierwsze, nowe prawo dotyczy tylko osób zatrudnionych po 1999 roku. Od przyszłego roku pracodawcy mogą skorzystać z opcji przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów stanowiących podstawę wyliczenia wysokości renty bądź emerytury. Dzięki temu, przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej staje się obowiązkiem jedynie przez 10 lat. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której pracodawca jest stroną postępowania sądowego.

Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej – przydatne rozwiązania

Pięćdziesiąt, a nawet 10 lat to dość długi okres, w trakcie którego czas nie najlepiej obchodzi się z dokumentami, jeśli nie są odpowiednio zarchiwizowane. Przechowywanie dokumentacji kadrowo-płacowej przez tyle lat staje się bezpieczne, gdy skorzystamy z teczek i pudeł wykonanych z papieru bezkwasowego. Ogranicza to reakcje chemiczne zachodzące przez lata na powierzchni dokumentów, dzięki czemu są one chronione przed powolnym niszczeniem. To bardzo korzystne rozwiązanie biorąc pod uwagę restrykcyjne prawo związane z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej.

Jeśli jesteś zainteresowany usługą przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej skontaktuj się z nami

ARCHIWIZACJA | PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
Artur
Kom.: +48-609-731-831
e-mail: a.roguski@system.waw.pl