Archiwizację dokumentów w Polsce reguluje system kilku aktów prawnych naraz, nie jedna ustawa. Fundamentem jest ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, którą uzupełniają RODO wraz z krajową ustawą o ochronie danych osobowych, przepisy o dokumentacji pracowniczej, ustawa o rachunkowości oraz ustawa o ochronie informacji niejawnych. Każdy z tych aktów odpowiada za inny fragment procesu: co trzeba przechowywać, jak długo, w jakich warunkach i kto sprawuje nad tym nadzór.

Dla firmy, urzędu czy organizacji oznacza to konkretny obowiązek: trzeba jednocześnie spełniać wymogi kilku ustaw naraz, bo dokumentacja kadrowa, księgowa i archiwalna podlega różnym terminom przechowywania i różnym reżimom ochrony danych. Poniżej znajdziesz aktualny, zweryfikowany przegląd tych przepisów z konkretnymi terminami i numerami Dziennika Ustaw.

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – fundament archiwistyki

Najważniejszym aktem prawnym regulującym archiwizację dokumentów w Polsce jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz.U. z 2020 r. poz. 164, z późniejszymi zmianami). To ta ustawa definiuje narodowy zasób archiwalny, określa strukturę archiwów państwowych i wskazuje zasady gromadzenia, klasyfikowania oraz przekazywania materiałów archiwalnych. Zawiera również przepisy karne za naruszenie obowiązków związanych z ochroną i udostępnianiem zasobu archiwalnego.

Nadzór nad wykonywaniem ustawy sprawuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, który wydaje zarządzenia doprecyzowujące zasady porządkowania akt, nadawania sygnatur archiwalnych i przekazywania dokumentacji do archiwów państwowych. Ustawę uzupełniają przepisy wykonawcze: Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych. Oba akty wykonawcze nie zastępują ustawy głównej: rozwijają jej praktyczne zastosowanie.

RODO i ustawa o ochronie danych osobowych w archiwizacji

Archiwizacja dokumentów zawierających dane osobowe (a to większość akt kadrowych, płacowych i klienckich) wymaga zgodności z dwoma aktami: RODO, czyli Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., oraz krajową Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2019 r. poz. 1781, z późniejszymi zmianami). Ustawa z 2018 roku wdraża przepisy RODO do polskiego porządku prawnego i zastąpiła wcześniejszą ustawę o ochronie danych osobowych z 1997 roku, która od maja 2018 roku nie obowiązuje. Powołanie się na przepis z 1997 roku jako aktualną podstawę prawną jest błędem merytorycznym: ten akt nie działa od ponad siedmiu lat.

RODO wymaga, aby administrator dokumentacji zastosował odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane osobowe: kontrolę dostępu, zabezpieczenie pomieszczeń archiwalnych, ograniczenie okresu przechowywania do niezbędnego minimum. Gdy archiwizację przejmuje firma zewnętrzna, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 28 RODO. Umowa ta określa zakres, cel i czas przetwarzania danych oraz obowiązki obu stron w zakresie bezpieczeństwa informacji.

Dokumentacja pracownicza: jak długo trzeba ją przechowywać

Terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej reguluje Kodeks pracy w powiązaniu z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Od tej regulacji zależy, czy firma przechowuje akta pracownika 10 lat, czy 50 lat.

Okres zatrudnienia	Wymagany okres przechowywania	Warunek
Od 1 stycznia 2019 r.	10 lat od zakończenia zatrudnienia	Brak dodatkowych warunków
1.01.1999 r. – 31.12.2018 r.	10 lat	Pracodawca złożył w ZUS raport informacyjny ZUS OSW i ZUS RIA
1.01.1999 r. – 31.12.2018 r.	50 lat	Pracodawca nie złożył raportu informacyjnego do ZUS
Przed 1.01.1999 r.	50 lat od zakończenia zatrudnienia	Zawsze

 

Skrócenie okresu przechowywania z 50 do 10 lat dla dokumentacji z lat 1999 do 2018 jest możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca dopełnił formalności wobec ZUS. Bez tego zgłoszenia obowiązuje pełne 50 lat, niezależnie od tego, jak dawno pracownik odszedł z firmy.

Dokumentacja księgowa i podatkowa: ustawa o rachunkowości

Dokumentację księgową i podatkową reguluje Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z tą ustawą większość dowodów księgowych i sprawozdań finansowych trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. To odrębny reżim od dokumentacji pracowniczej: nawet w tej samej firmie różne kategorie dokumentów mają różne terminy archiwizacji, dlatego jednolity harmonogram brakowania dokumentacji musi uwzględniać obie regulacje naraz.

Informacje niejawne i inne akty prawne

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 1209) reguluje postępowanie z dokumentami zawierającymi informacje niejawne: prowadzenie kancelarii tajnych, nadawanie klauzul tajności i zasady dostępu do takich materiałów. Dotyczy to głównie instytucji publicznych i podmiotów realizujących zadania związane z bezpieczeństwem państwa, ale bywa istotna również dla firm współpracujących z takimi instytucjami.

Węższe zastosowanie ma Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe, która zawiera przepisy dotyczące udostępniania informacji prasie oraz działania rzeczników prasowych w organach administracji rządowej. W praktyce archiwizacji dokumentów odgrywa marginalną rolę i dotyczy głównie podmiotów publicznych.

Kategorie archiwalne A i B oraz brakowanie dokumentacji

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadza podział dokumentacji na kategorie archiwalne. Kategoria A oznacza materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej: przechowuje się je wieczyście, a po ustalonym czasie przekazuje do archiwów państwowych. Kategoria B oznacza dokumentację niearchiwalną, przechowywaną przez określony czas oznaczony konkretną liczbą lat (na przykład B5, B10 czy B50).

Po upływie okresu przechowywania dokumentacja kategorii B podlega brakowaniu, czyli formalnej, komisyjnej procedurze zniszczenia dokumentów, która wymaga odpowiedniej dokumentacji i, w przypadku materiałów o potencjalnej wartości archiwalnej, zgody właściwego archiwum państwowego. Pomijanie tej procedury i samodzielne niszczenie dokumentacji bez protokołu brakowania jest niezgodne z przepisami, nawet jeśli formalny termin przechowywania już minął.

Zlecenie archiwizacji firmie zewnętrznej: na co zwrócić uwagę

Firma zewnętrzna zajmująca się archiwizacją dokumentów, taka jak SYSTEM AD, musi zapewnić zgodność jednocześnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, RODO, ustawą o ochronie danych osobowych, a przy obsłudze dokumentacji pracowniczej i księgowej także z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz ustawą o rachunkowości. To wymaga wiedzy o kilku reżimach prawnych naraz, nie tylko o jednym akcie.

Archiwizacja we własnym zakresie	Outsourcing archiwizacji (np. do SYSTEM AD)
Wymaga zatrudnienia lub przeszkolenia archiwisty znającego wszystkie akty prawne	Zgodność z przepisami zapewnia zespół specjalistów po stronie firmy zewnętrznej
Koszt powierzchni, regałów i zabezpieczeń ponosi firma we własnym budżecie	Koszty przechowywania i zabezpieczeń są rozliczane w ramach usługi
Ryzyko błędów w klasyfikacji, terminach i procedurze brakowania spada na firmę	Terminy przechowywania i procedura brakowania są monitorowane przez usługodawcę
Wymaga wdrożenia własnej polityki bezpieczeństwa danych	Zgodność z RODO potwierdza umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)

 

Zlecenie archiwizacji firmie zewnętrznej zawsze wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która precyzuje zakres usług, warunki bezpieczeństwa danych i zasady odpowiedzialności obu stron. Dobrą praktyką, choć niewymaganą przepisami, jest sprawdzenie, czy dostawca usługi wdrożył normę ISO 27001 dotyczącą zarządzania bezpieczeństwem informacji: to dodatkowe, dobrowolne potwierdzenie jakości procesów bezpieczeństwa, uzupełniające wymogi RODO.

Najczęściej zadawane pytania o podstawy prawne archiwizacji dokumentów

Czy ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 roku wciąż obowiązuje?

Nie. Ustawa z 1997 roku została zastąpiona Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która wdraża przepisy RODO. Powoływanie się na przepis z 1997 roku jest błędem merytorycznym, bo ten akt nie obowiązuje od maja 2018 roku.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?

To zależy od daty zatrudnienia. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje 10 lat od zakończenia zatrudnienia. Dla osób zatrudnionych w latach 1999-2018 okres wynosi 10 lat, jeśli pracodawca złożył w ZUS raport informacyjny, albo 50 lat, jeśli takiego raportu nie złożył. Dla zatrudnionych przed 1999 rokiem obowiązuje 50 lat.

Ile lat trzeba przechowywać dokumenty księgowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości większość dowodów księgowych i sprawozdań finansowych przechowuje się 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Czym różni się kategoria archiwalna A od kategorii B?

Kategoria A to materiały archiwalne przechowywane wieczyście i przekazywane do archiwów państwowych. Kategoria B to dokumentacja niearchiwalna, przechowywana przez określony czas (np. B5, B10, B50), która po upływie tego okresu podlega formalnemu brakowaniu.

Czy zlecenie archiwizacji firmie zewnętrznej wymaga specjalnej umowy?

Tak. Powierzenie archiwizacji dokumentów zawierających dane osobowe firmie zewnętrznej wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 28 RODO, niezależnie od umowy o samą usługę archiwizacyjną.

Jeśli Twoja firma prowadzi archiwum samodzielnie i nie jest pewna, czy stosowane procedury są zgodne z aktualnym stanem prawnym, warto to zweryfikować, zanim dojdzie do kontroli lub incydentu związanego z danymi osobowymi. SYSTEM AD prowadzi archiwizację, przechowywanie i brakowanie dokumentacji zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, RODO oraz przepisami branżowymi, dbając o to, by każdy etap cyklu życia dokumentu miał podstawę prawną i był odpowiednio dokumentowany.