Instrukcje postępowania z dokumentacją

Instrukcje postępowania z dokumentacją dotyczącą organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych oraz niektórych jednostek samorządu terytorialnego. Obejmują one normatywy kancelaryjno-archiwalne, na które składają się trzy części. W oparciu o te instrukcje działają archiwa państwowe. Co dokładnie obejmują normatywy kancelaryjne i archiwalne?

Normatywy kancelaryjne i archiwalne

Archiwa Państwowe, prowadzące działalność w zakresie państwowego zasobu archiwalnego, muszą działać w oparciu o ściśle określone zasady. Decyduje o nich Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Na instrukcje postępowania z dokumentacją w archiwach państwowych składają się normatywy kancelaryjno-archiwalne, które dzielą się na 3 części:

• instrukcję kancelaryjną,
• jednolity rzeczowy wykaz akt,
• instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego lub instrukcję o organizacji i zakresie działania składnicy akt.

Co dokładnie obejmują poszczególne normatywy kancelaryjno-archiwalne?

Instrukcja kancelaryjna

Pierwszym elementem instrukcji postępowania z dokumentacją jest instrukcja kancelaryjna. Szczegółowo określa ona zasady oraz tryb, w jakim wykonywane są wszystkie czynności kancelaryjne w danej jednostce. Oprócz tego, jej funkcję stanowi regulacja postępowania z wszelką dokumentacją, niezależnie, czy ma ona postać fizyczną, czy elektroniczną oraz niezależnie od sposobu jej wytworzenia.

Instrukcja kancelaryjna dotyczy regulacji odnoszących się do następujących obszarów:

• ustalenia podziału czynności kancelaryjnych,
• ustalenia obiegu dokumentacji,
• określenia systemu kancelaryjnego,
• definicji jednolitego wykazu akt,
• ustaleń dotyczących wysyłania pism oraz zasad ich podpisywania,
• form załatwiania spraw,
• zasad rejestrowania spraw oraz prowadzenia teczek aktowych,
• określenia obowiązków w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek,
• określenia zasad przyjmowania przesyłek,
• zasad przechowywania dokumentów w komórkach organizacyjnych,
• zasad przekazywania akt zakończonych spraw do składnicy lub archiwum,
• obowiązków dotyczących postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji jednostki,
• wykorzystania narzędzi informatycznych w celach kancelaryjnych.

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Na normy kancelaryjno-archiwalne składa się również jednolity rzeczowy wykaz akt. Jest to klasyfikacja dokumentacji generowanej przez jednostkę, która ma jednolity i rzeczowy charakter, niezależny od struktury organizacyjnej danej jednostki. W jednolitym rzeczowym wykazie akt można znaleźć wszelkie zagadnienia dotyczące działalności jednostki organizacyjnej, które w poszczególnych pozycjach są oznaczone symbolami, hasłami, a także odpowiednią kategorią archiwalną. Głównymi funkcjami jednolitego rzeczowego wykazu akt jest oznaczanie, rejestracja, łączenie oraz przechowywanie dokumentacji. Sygnowanie haseł rzeczowych opiera się na dziesiętnym systemie klasyfikacji.

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt

Instrukcje postępowania z dokumentacją mają jeszcze trzeci wymiar – instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Jej główną funkcją jest regulacja postępowania w archiwum zakładowym bądź składnicy z dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od tego, w jaki sposób została wytworzona oraz czy posiada formę fizyczną. Instrukcję stosuje się także niezależnie od informacji, jakie zawiera dokumentacja. Wyjątkiem od tej reguły mogą być odrębne przepisy.

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt określa zakres działań oraz zadania danego archiwum zakładowego. Oprócz tego reguluje kilka istotnych kwestii, do których należą:

• tryb, w jakim dokumentacja jest przejmowana z poszczególnych komórek organizacyjnych,
• zasady udostępniania akt,
• sposób przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczenia dokumentacji w archiwum,
• wymagania, które musi spełnić samo archiwum.

Ta instrukcja archiwalna ma także zakres przedmiotowy, do którego zaliczają się:

• organizacja i zakres działania archiwum,
• lokal, w którym znajduje się archiwum oraz jego wyposażenie,
• personel archiwum zakładowego bądź składnicy,
• przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
• przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego bądź składnicy,
• przechowywanie oraz ewidencja dokumentacji w archiwum,
• udostępnianie dokumentacji znajdującej się w archiwum,
• wycofywanie dokumentów ze stanu archiwalnego,
• przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego,
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym bądź składnicy akt,
• kontrola archiwum zakładowego lub składnicy,
• postępowanie z aktami w czasie reorganizacji lub likwidacji jednostki.

Instrukcje postępowania z dokumentacją – podmioty, które obejmują przepisy

O tym, jakie podmioty są zobowiązane do zatwierdzania instrukcji postępowania z dokumentacją, decyduje stosowna ustawa. Instrukcje postępowania z dokumentacją dotyczą organów państwowych, jak również państwowych jednostek organizacyjnych. Ponadto są nimi objęte niektóre samorządy terytorialne oraz samorządowe jednostki organizacyjne. Opracowywanie instrukcji postępowania z dokumentacją odbywa się w ich przypadku w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Warszawie.

Instrukcje postępowanie z dokumentacją nie dotyczą natomiast organów gminy i związków międzygminnych, a także urzędników obsługujących te organy. Ponadto nie są nimi objęte organy samorządu województwa, urzędów marszałkowskich, starostw powiatowych.

Warto pamiętać, że instrukcje postępowania z dokumentacją są często stosowane także w podmiotach prywatnych. Każdy podmiot prywatny ma prawo zwrócić się do Archiwum Państwowego w Warszawie z wnioskiem o zaopiniowanie przygotowanych projektów dotyczących przepisów kancelaryjno-archiwalnych.