Zarządzanie dokumentacją – jak wygląda w praktyce?

Dokumenty są nieodłącznym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności. Nawet małe przedsiębiorstwa na bieżąco generują sporo ważnych pism, które muszą być odpowiednio porządkowane, przechowywane, a także udostępniane uprawnionym osobom. Od odpowiedniej organizacji zależy codzienne funkcjonowanie oraz dobro instytucji. Wyjaśniamy, jak wygląda w praktyce zarządzanie dokumentacją!

Zarządzanie dokumentacją – czym jest obieg danych?

Jednym z najważniejszych procesów w każdym przedsiębiorstwie jest przygotowywanie, przekazywanie oraz odbieranie różnego rodzaju pism. Od jego przebiegu w dużej mierze zależy efektywność całej firmy. Jakiekolwiek zakłócenia na tym polu mogą prowadzić do opóźnień, pomyłek, nieporozumień, strat finansowych czy nawet problemów z prawem. Z tego względu niezwykle ważne jest, by zadbać o odpowiednie zarządzanie dokumentacją.

Współcześnie nadal stosuje się tradycyjne metody archiwizacji papierowych umów, formularzy, raportów, sprawozdań itp. Powszechne są już jednak elektroniczne systemy obiegu danych, które pomagają wprowadzić bardziej zaawansowane struktury organizacyjne. Dzięki nim da się znacznie szybciej i efektywniej przekazywać oraz przechowywać najważniejsze informacje, wykorzystywane nie tylko wewnątrz, ale też na zewnątrz.

Przedsiębiorcy muszą być w stanie tak zarządzać dokumentacją, by każdy uprawniony pracownik miał łatwy dostęp do najważniejszych danych. W ten sposób da się m.in. przyspieszyć oraz ułatwić wiele procesów biznesowych, ograniczyć formalności do minimum oraz z powodzeniem prowadzić działalność w ramach pracy zdalnej. Dzięki temu firma może się dostosowywać do aktualnych warunków na rynku, a także sukcesywnie rozwijać.

Jak w praktyce wygląda zarządzanie dokumentacją?

Na zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie składa się:

• rejestrowanie,
• porządkowanie,
• klasyfikacja,
• archiwizacja.

Przetwarzane są nie tylko dokumenty powstające i krążące w firmie, ale też te przychodzące z zewnątrz oraz wychodzące na zewnątrz. Jeśli chce się nad nimi odpowiednio zapanować, trzeba zaangażować do tego procesu wykwalifikowanych pracowników oraz stworzyć właściwie przystosowane miejsce.

Chociaż stopniowo się od tego odchodzi, nadal przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania wybranych pism w formie papierowej. Z tego względu potrzebne są stosownie wyposażone i zorganizowane przestrzenie magazynowe do zarządzania dokumentacją. Trzeba w nich zastosować odpowiedni system oznaczeń, który pomoże szybko odnaleźć odpowiednie pisma. Do tego takie miejsce musi być zabezpieczone przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi (np. wilgocią czy ogniem), a także dostępem osób nieupoważnionych.

Tradycyjne sposoby zarządzania dokumentacją są mało wydajne i bezpieczne, dlatego wraz z rozwojem technologii coraz popularniejsze stają się specjalne narzędzia IT oraz systemy do obiegu danych, najczęściej oprogramowania typu DMS (ang. Document Management System). Nie tylko umożliwiają kompleksową digitalizację dokumentacji, ale też pomagają tworzyć i modyfikować wybrane formularze (np. faktury). Przy tym znacznie usprawniają wymianę informacji, przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa danych. Wiele systemów można z powodzeniem połączyć z innymi programami i aplikacjami, np. kalendarzami, harmonogramami czy platformami CRM (ang. Customer Relationship Management).

O czym trzeba pamiętać zarządzając dokumentacją?

Zarządzanie dokumentacją powinno być zorganizowane w nowoczesny, funkcjonalny, ale przede wszystkim efektywny sposób. Stworzony system musi odpowiadać wszystkim upoważnionym pracownikom, tak by mogli bez problemu z niego korzystać. Kwestia ta jest jednym z najważniejszych celów wdrażania takich usprawnień.

Niezwykle ważnym zagadnieniem jest także zgodność obranego systemu zarządzania dokumentacją z przepisami. Rozmaite ustawy dokładnie określają, w jaki sposób powinny być przechowywane dokumenty – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W razie kontroli trzeba dać inspektorom łatwy dostęp do archiwum. W przeciwnym razie można narazić się na przykre konsekwencje, m.in. wysokie grzywny.

Jak najlepiej zarządzać dokumentacją?

Tworzenie efektywnego systemu zarządzania dokumentacją często zajmuje nawet wiele lat. Nie każdy przedsiębiorca może jednak sobie pozwolić na tak długi okres wdrożenia. Jeśli nie posiada odpowiedniego doświadczenia, dodatkowo naraża się na różne błędy i niedociągnięcia. Nie ma sensu ryzykować – rozsądniej jest skorzystać ze wsparcia profesjonalistów.

Doskonałym rozwiązaniem jest szkolenie zarządzanie dokumentacją. Na warsztatach można poznać najważniejsze zagadnienia z zakresu teorii i praktyki, przez co wszystkie procedury związane z organizacją danych w firmie staną się bardziej przejrzyste. W ten sposób można szczegółowo dowiedzieć się, jak należy zadbać o optymalny obieg dokumentów, a także, na co trzeba uważać, jak poradzić sobie z najtrudniejszymi wyzwaniami itp. Wiedza oraz doświadczenie specjalistów stanowią nieocenioną pomoc, dlatego warto z nich korzystać.