Dokumenty są nieodłącznym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności. Nawet małe przedsiębiorstwa na bieżąco generują sporo ważnych pism, które muszą być odpowiednio porządkowane, przechowywane, a także udostępniane uprawnionym osobom. Od odpowiedniej organizacji zależy codzienne funkcjonowanie oraz dobro instytucji. Wyjaśniamy, jak wygląda w praktyce zarządzanie dokumentacją!

Zarządzanie dokumentacją – definicja

Pierwszym elementem, na jaki należy zwrócić uwagę jest poprawne zdefiniowanie tego czym tak właściwie jest proces zarządzania dokumentami. Ogólnie rzecz ujmując zarządzanie dokumentacją to proces obejmujący tworzenie, przechowywanie, organizowanie, udostępnianie, archiwizowanie i niszczenie dokumentów w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, dostępność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi i regulacjami wewnętrznymi.

Jakie są kluczowe aspekty zarządzania dokumentacją?

Kluczowe aspekty procesu zarządzania dokumentami, to między innymi:

Tworzenie i klasyfikacja

Należy przez to rozumieć opracowanie dokumentów i przypisanie im odpowiednich kategorii (np. kategoria A – materiały archiwalne, kategoria B – dokumenty o czasowym okresie przechowywania).

Przechowywanie i organizacja

W tej kategorii znajduje się uporządkowanie dokumentów w odpowiednich systemach (papierowych lub cyfrowych) zgodnie z określonymi zasadami. Ważne dokumenty muszą być przechowywane w sposób uporządkowany i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Warto pamiętać że utrata bądź zniszczenie dokumentów danych kategorii niesie za sobą poważne konsekwencje prawne.

Dostęp i udostępnianie

Kontrola dostępu do dokumentacji, ochrona przed nieautoryzowanym dostępem oraz zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów. Kategoria ta obejmuje tworzenie kopii zapasowych w formie elektronicznej, wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu dalszego udostępniania dokumentacji czy tworzenie systemów zarządzania dokumentami w danych jednostkach.

Aspekty dotyczące archiwizowania dokumentów

Zachowanie dokumentów o wartości historycznej, prawnej lub operacyjnej oraz bezpieczna likwidacja niepotrzebnych dokumentów. Efektywne zarządzanie dokumentacją obejmuje wszystkie aspekty związane z archiwizacją dokumentów oraz ich brakowaniem. Zgodnie z przepisami prawa dokumentacja podlega pod rozmaite kategorie takie jak A oraz B, które określają, w jaki sposób należy postępować z daną dokumentacją. Należy pamiętać, że bezpieczeństwo informacji to podstawa jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów.

Regularne szkolenie pracowników

Jest to kwestia, o której często się zapomina, a jest ona szalenie istotna. Proces zarządzania dokumentami jest relatywnie skomplikowany, dlatego też do organizowania zasobów wiedzy powinny być delegowane osoby, które przeszły odpowiednie szkolenie w tej materii. Szkolenia pracowników znacznie zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, a regularne audyty pomagają w odpowiednim przechowywaniu i zabezpieczaniu dokumentów. 

Zarządzanie dokumentacją – czym jest obieg danych?

Jednym z najważniejszych procesów w każdym przedsiębiorstwie jest przygotowywanie, przekazywanie oraz odbieranie różnego rodzaju pism. Od jego przebiegu w dużej mierze zależy efektywność całej firmy. Jakiekolwiek zakłócenia na tym polu mogą prowadzić do opóźnień, pomyłek, nieporozumień, strat finansowych czy nawet problemów z prawem. Z tego względu niezwykle ważne jest, by zadbać o odpowiednie zarządzanie dokumentacją.

Współcześnie nadal stosuje się tradycyjne metody archiwizacji papierowych umów, formularzy, raportów, sprawozdań itp. Powszechne są już jednak elektroniczne systemy obiegu danych, które pomagają wprowadzić bardziej zaawansowane struktury organizacyjne. Dzięki nim da się znacznie szybciej i efektywniej przekazywać oraz przechowywać najważniejsze informacje, wykorzystywane nie tylko wewnątrz, ale też na zewnątrz.

Przedsiębiorcy muszą być w stanie tak zarządzać dokumentacją, by każdy uprawniony pracownik miał łatwy dostęp do najważniejszych danych. W ten sposób da się m.in. przyspieszyć oraz ułatwić wiele procesów biznesowych, ograniczyć formalności do minimum oraz z powodzeniem prowadzić działalność w ramach pracy zdalnej. Dzięki temu firma może się dostosowywać do aktualnych warunków na rynku, a także sukcesywnie rozwijać.

Jak w praktyce wygląda zarządzanie dokumentacją?

Na zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie składa się:

• rejestrowanie,
• porządkowanie,
• klasyfikacja,
• archiwizacja.

Przetwarzane są zarówno dokumenty tworzone i wykorzystywane wewnętrznie, jak i te napływające z zewnątrz oraz wychodzące poza firmę. Aby skutecznie nad nimi zarządzać, konieczne jest zaangażowanie wykwalifikowanych pracowników oraz zapewnienie odpowiednio dostosowanego środowiska pracy.

Chociaż stopniowo się od tego odchodzi, nadal przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania wybranych pism w formie papierowej. Z tego względu potrzebne są stosownie wyposażone i zorganizowane przestrzenie magazynowe do zarządzania dokumentacją. Trzeba w nich zastosować odpowiedni system oznaczeń, który pomoże szybko odnaleźć odpowiednie pisma. Do tego takie miejsce musi być zabezpieczone przed szkodliwymi czynnikami zewnętrznymi (np. wilgocią czy ogniem), a także dostępem osób nieupoważnionych.

Tradycyjne sposoby zarządzania dokumentacją są mało wydajne i bezpieczne, dlatego wraz z rozwojem technologii coraz popularniejsze stają się specjalne narzędzia IT oraz systemy do obiegu danych, najczęściej oprogramowania typu DMS (ang. Document Management System). Nie tylko umożliwiają kompleksową digitalizację dokumentacji, ale też pomagają tworzyć i modyfikować wybrane formularze (np. faktury). Przy tym znacznie usprawniają wymianę informacji przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa danych. Wiele systemów można z powodzeniem połączyć z innymi programami i aplikacjami, np. kalendarzami, harmonogramami czy platformami CRM (ang. Customer Relationship Management).

O czym trzeba pamiętać zarządzając dokumentacją?

Zarządzanie dokumentacją powinno być zorganizowane w nowoczesny, funkcjonalny, ale przede wszystkim efektywny sposób. Stworzony system musi odpowiadać wszystkim upoważnionym pracownikom, tak by mogli bez problemu z niego korzystać. Kwestia ta jest jednym z najważniejszych celów wdrażania takich usprawnień.

Niezwykle ważnym zagadnieniem jest także zgodność obranego systemu zarządzania dokumentacją z przepisami. Rozmaite ustawy dokładnie określają, w jaki sposób powinny być przechowywane dokumenty – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku kontroli należy zapewnić inspektorom szybki i bezproblemowy dostęp do archiwum. Brak takiej możliwości może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym nałożeniem wysokich kar finansowych.

Zarządzanie dokumentami w firmie

Zarządzanie dokumentami w firmie to proces obejmujący tworzenie, organizowanie, przechowywanie, udostępnianie, archiwizowanie i niszczenie dokumentów w sposób efektywny i zgodny z przepisami prawa. Jest ono kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, minimalizowania ryzyka oraz optymalizacji procesów biznesowych. Firmy powinny również zadbać o ustanowienie odpowiedniej polityki zarządzania dokumentacją. Dokumenty mają niebagatelne znacznie dla poprawnego funkcjonowania całego przedsiębiorstwa i procesu zarządzania danymi. Dane dla każdego przedsiębiorstwa są niezwykle cenne. A ich utrata bądź przekazanie ich w niepowołane ręce, może skutkować poważnymi problemami finansowymi bądź prawnymi w danej firmie. 

Jak najlepiej zarządzać dokumentacją?

Tworzenie efektywnego systemu zarządzania dokumentacją często zajmuje wiele lat. Nie każdy przedsiębiorca może jednak sobie pozwolić na tak długi okres wdrożenia. Jeśli nie posiada odpowiedniego doświadczenia, dodatkowo naraża się na różne błędy i niedociągnięcia. Nie ma sensu ryzykować – rozsądniej jest skorzystać ze wsparcia profesjonalistów.

Doskonałym rozwiązaniem jest szkolenie zarządzanie dokumentacją. Na warsztatach można poznać najważniejsze zagadnienia z zakresu teorii i praktyki, przez co wszystkie procedury związane z organizacją danych w firmie staną się bardziej przejrzyste. W ten sposób można szczegółowo dowiedzieć się, jak należy zadbać o optymalny obieg dokumentów, a także, na co trzeba uważać oraz jak poradzić sobie z najtrudniejszymi wyzwaniami. Wiedza oraz doświadczenie specjalistów stanowią nieocenioną pomoc, dlatego warto z nich korzystać.