Słownik pojęć archiwalnych

Please select from the menu above

  • Abator

    Abator to aparat do katalitycznego utleniania tlenku etylenu. Przy optymalnej temperaturze i odpowiednim stężeniu, utylizacja sięga prawie 100%, a co za tym idzie emisja tlenku etylenu jest niemal zerowa. Abator powinien być wykorzystywany w zestawie ze sterylizatorem. Utylizuje on bowiem tlenek etylenu, który używany jest właśnie w sterylizacji.

    (więcej…)

  • Adnotacja

    Adnotacja jest bardzo ważnym elementem podlegającym pod opis bibliograficzny. Niekiedy nazywa się ją potocznie „informacją o innej informacji”. Może ona dotyczyć różnych kwestii. Niekiedy w adnotacji zapisuje się uwagi dotyczące tekstu, z kolei w innym przypadku opisywane są cechy formalne. Zazwyczaj jest to właśnie ta druga opcja. Warto również pamiętać, że adnotacja musi być zwięzłym dopiskiem do tekstu głównego.

    (więcej…)

  • Aerator

    Wykreowanie i utrzymanie optymalnego mikroklimatu w archiwum to podstawa dla zachowania zbiorów dokumentacji w dobrej kondycji. Często osiągnięcie odpowiednich parametrów jest niemożliwe bez wsparcia dodatkowego sprzętu. Jednym z nich jest aerator, czyli komora do wietrzenia zbiorów. To właśnie prawidłowa wentylacja, obok temperatury, czystości natężenia światła i wilgotności, jest kluczowa dla utrzymania nośników w nienaruszonym stanie. (więcej…)

  • Akta

    Akta to jedno z najważniejszych pojęć związanych z archiwizacją dokumentów. Stanowią ich zbiór, który nie jest przypadkowy i w zależności od przeznaczenia można wymienić wiele rodzajów akt, które spełniać muszą jednak pewne wymogi formalne, mimo że najczęściej słowa tego używamy potocznie w sposób intuicyjny.

    (więcej…)

  • Akta specyficzne

    Dokumentację i tworzące ją akta można podzielić według wielu klasyfikacji. Jednym z ważniejszych podziałów funkcjonującym w jednostkach organizacyjnych jest podział dokumentacji na akta typowe i akta specyficzne. Tym razem zajmiemy się drugą kategorią. W jaki sposób akta specyficzne różnią się od typowych? Gdzie możemy je spotkać? Jak odbywa się klasyfikacja tego rodzaju akt? (więcej…)

  • Akta sprawy

    Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

    (więcej…)

  • Akta wieczyste

    Są takie dokumenty, które nie mogą zostać zniszczone nawet po upływie pewnego czasu. Zalicza się do nich akta wieczyste, czyli materiały oznaczone symbolem „A”. Oznaczenie akt takim symbolem to informacja, że zostały one zakwalifikowane do trwałego przechowywania, ze względu na swoją wartość historyczną czy materialną nie mogą zostać skasowane.

  • Aktotwórca

    W archiwistyce bardzo popularnym i często spotykanym pojęciem jest aktotwórca. Definicja tego pojęcia jest bardzo prosta. Czym zajmuje się aktotwórca i jak inaczej możemy go nazwać? jakie podmioty i osoby mogą być w świetle prawa aktotwórcami?

    (więcej…)

  • Algorytm kryptograficzny

    Algorytm kryptograficzny to metoda polegająca na przekształceniu pewnych danych w taki sposób, by ukryć ich zawartość informacyjną. Algorytm pomaga także w dekodowaniu dokumentów. Osoba, która ma kodować dane zostaje wyposażona w swego rodzaju listę poszczególnych czynności, mających na celu przemianę danych pierwotnych w zaszyfrowane.

    (więcej…)

  • Aneks

    Zdarza się, że dokumenty, w szczególności umowy, ważne w świetle prawa, wymagają pewnej modyfikacji, choć zdecydowana większość ich postanowień pozostaje aktualna. Wówczas autor dokumentu lub częściej dwie strony, które wiąże umowa, sporządzają stosowny aneks. Czym dokładnie jest aneks? W jakich przypadkach należy sporządzić aneks? Jaką moc prawną miewają aneksy? (więcej…)

  • Aprobata

    Słowo aprobata jest mocno zakorzenione w języku polskim i wciąż bardzo często używane. Każdy intuicyjnie zna jego znaczenie, nawet jeśli nie zapoznał się ze ścisłą definicję tego słowa. Termin aprobata występuje również w archiwistyce jako nauce, gdzie stanowi jedno z podstawowych pojęć archiwistycznych. Jego znaczenie jest zbieżne z używanym na co dzień. Czym dokładnie jest aprobata z punktu widzenia archiwistyki jako nauki? (więcej…)

  • Archiwa państwowe

    Rząd i inne instytucje państwowe produkują wiele dokumentów. Oczywiście wszystkie one wymagają archiwizacji. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych to instytucja centralna,  której obszarem działalności są właśnie archiwa państwowe, za zarządzanie którymi jest odpowiedzialna. Czym dokładnie są archiwa państwowe? W jaki sposób można je podzielić? Jak reguluje ich kwestie polskie prawo? (więcej…)

  • Archiwa państwowe wyodrębnione

    W Polsce archiwa państwowe funkcjonują w ścisłym porządku prawnym. Za zarządzanie nimi odpowiada Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, która podlega Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jednak w tym zakresie istnieją również wyjątki. Chodzi o archiwa państwowe wyodrębnione, które nie podlegają tej instytucji, chociaż należą do państwowej sieci archiwalnej. Czym dokładnie są archiwa państwowe wyodrębnione? Jakie instytucje zajmują się ich prowadzeniem? W jaki sposób powstają? (więcej…)

  • Archiwa zakładowe samorządowe

    Do sprawnego i zgodnego z prawem zarządzania jednostką organizacyjną niezbędne jest założenie i rzetelne prowadzenie archiwum zakładowego samorządowego. Konieczność stworzenia takiego ogniwa dotyczy zarówno urzędów, jak i organów samorządu terytorialnego na wszystkich szczeblach, a nawet ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe. Obowiązek kontrolowania pracy archiwum spoczywa na kierowniku lub jego zastępcy. (więcej…)

  • Archiwista

    Praca w archiwum wymaga zaangażowania w kontrolowanie zgromadzonych akt, które przechowywane są w składnicy, bibliotece, muzeum, urzędzie, instytucji lub archiwum zakładowym. W każdym z nich osobą odpowiedzialną za realizowanie tego zadania jest archiwista, czyli pracownik posiadający uprawnienia do sprawowania nadzoru nad powierzonymi zasobami. Uzyskuje je w wyniku ukończenia studiów na uczelni wyższej, technikum o odpowiedniej specjalizacji czy kursów organizowanych np. przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. (więcej…)

  • Archiwistyka

    Ta humanistyczna dyscyplina naukowa zajmuje się szeroko rozumianymi zagadnieniami dotyczącymi archiwów oraz materiałów archiwalnych. Jest powiązana z informacją naukową oraz bibliotekoznawstwem, a wywodzi się z historii. (więcej…)

  • Archiwoznawstwo

    Tym mianem określamy dział archiwistyki, który bada historię archiwów, a także ich organizację z uwzględnieniem zawartych treści. Bezpośrednio wiąże się z historią administracji, głównie pod kątem stosowanych metod badawczych. Dzięki prowadzonym badaniom i analizom procesów (kształtowania, organizowania archiwum) jest wykorzystywana jako narzędzie do doskonalenia opisu przechowywanych zasobów. (więcej…)

  • Archiwum

    Nazwa „archiwum” wywodzi się z łacińskiego słowa archīvum i służy do określania instytucji, która zajmuje się gromadzeniem, zabezpieczaniem, kształtowaniem, opracowywaniem, trwałym przechowywaniem oraz udostępnianiem zgromadzonych materiałów archiwalnych. Jest też uprawniona do wydawania uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii oraz do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki. (więcej…)

  • Archiwum prywatne

    Tuż obok zawodowych archiwów państwowych, należących do zakładów pracy, bibliotek, uczelni czy jednostek samorządowych i instytucji funkcjonują archiwa prywatne. Są one zakładane i prowadzone przez osoby będące hobbystami, które interesują się gromadzeniem i katalogowaniem dokumentów. (więcej…)

  • Archiwum przejściowe

    Mianem archiwum przejściowego określamy miejsce lub sytuację, w której konkretny zbiór zostaje zakwalifikowany do przechowywania tylko przez pewien czas. (więcej…)

  • Archiwum zakładowe

    Przy organizacji struktury przedsiębiorstwa można spotkać się z określeniem archiwum zakładowe. Używamy go, żeby nazwać wewnętrzną komórkę w ramach danej jednostki organizacyjnej (np. państwowej). Pracownicy w niej zatrudnieni są odpowiedzialni za gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie, a także udostępnianie całości zbioru dokumentacji – zarówno tej skategoryzowanej jako „A”, jak również z grupy „B”. Ponadto zajmują się okresowym typowaniem dokumentów do brakowania. (więcej…)

  • Brakowanie dokumentacji

    Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa. (więcej…)

  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    To procedura polegająca na ocenianiu przydatności poszczególnych materiałów i akt. Te, które zostaną uznane za nieprzydatne i nieaktualne mogą zostać zniszczone, czyli przekazane na makulaturę. Mówimy wówczas o brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, która odbywa się na wniosek kierownika jednostki (dwa wnioski są składane, gdy mamy do czynienia z dokumentacją własną i odziedziczoną). Zgodę na realizację musi wydać dyrektor właściwej jednostki archiwum państwowego. (więcej…)

  • Brulion

    Rozmaite wnioski, referaty, opracowania zanim nabiorą ostatecznej formy i brzmienia, zazwyczaj spisywane są na brudno. Dotyczy to sytuacji, w której szkic pisma umieszcza się w tzw. brulionie. (więcej…)

  • Czystopis

    W każdym biurze, kancelarii, w dziale księgowości czy archiwistyce operuje się dokumentami – albo sporządzanymi w tradycyjnej wersji papierowej, albo w formie elektronicznej. Przed wykonaniem właściwego pisma przygotowuje się jego projekt, który powinien zawierać określone instrukcją elementy. Stanowi on punkt wyjścia do stworzenia czystopisu, profesjonalnie określanego też jako mundum. Jest to tekst pisma urzędowego lub innego dokumentu, który ma postać przygotowaną do uwierzytelnienia, po którego dokonania może być wręczony odbiorcy. (więcej…)

  • Dekretacja

    Dekretacja jest ogólnym pojęciem, związanym z obiegiem dokumentów w firmie. Dotyczy ono różnych dokumentów i pism, jakimi operuje się w poszczególnych instytucjach. Mogą to być pisma sądowe, dokumenty księgowe, archiwalne itp. Przez dekretację rozumie się zarządzenie osoby odpowiedzialnej i wykonanie przez nią adnotacji na wpływającym piśmie, która wskazuje referenta czy komórkę organizacyjną odpowiedzialną za załatwienie sprawy. Niekiedy adnotacja jest uzupełniona o wskazówkę dotyczącą sposobu postępowania i terminu załatwienia sprawy.

    (więcej…)

  • Dokument

    Dokument jest pismem, zapisem elektronicznym, wideo, przedmiotem itp., który stanowi świadectwo zaistnienia jakiegoś faktu. Jest to pojęcie bardzo szerokie, gdyż odnosi się do rozmaitych zdarzeń zachodzących na przestrzeni czasu, zarówno w odległej przeszłości, jak i współcześnie. Dokument może też przyjąć różną formę, począwszy od papierowej (pismo, list, książka, broszura, pamiętnik, wykaz itp.), przez rzeczową, po elektroniczną. Dokument w formie pisanej powinien być sporządzony z zachowaniem zasad i form obowiązujących w danej epoce oraz uwierzytelniony, dzięki czemu można mu przypisać określony stan prawny. (więcej…)

  • Dokumentacja

    Dokumentacja to pojęcie bardzo ogólne, mające szerokie zastosowanie w każdej dziedzinie działalności. W ujęciu ogólnym jest to zbiór pojedynczych dokumentów, które przedstawiają, a jednocześnie poświadczają sposób załatwienia sprawy czy realizacji inwestycji. Dokumentacja jest podstawą do wnoszenia roszczeń i wyciągania konsekwencji w przypadku awarii, wypadku, negatywnego rozwiązania problemu, czy też potrzeby dokonania zmian w danym obszarze.

    (więcej…)

  • Dokumentacja archiwalna

    Patrz: Materiały archiwalne

  • Dokumentacja audiowizualna

    Pod pojęciem dokumentacja audiowizualna kryje się szereg rozwiązań technologicznych, które doprowadziły do utrwalania danych na nośnikach cyfrowych. Mowa tu o filmach, fotografiach, obrazach, nagraniach telewizyjnych oraz radiowych. (więcej…)

  • Dokumentacja budowy

    Dokumentacja budowy to zbiór dokumentów, które opisują i poświadczają sposób realizacji oraz efekty każdego etapu inwestycji. Celem jej sporządzania jest zapewnienie dostępu do konkretnych informacji w przypadku, gdy dojdzie do wykrycia nieprawidłowości, awarii, wypadku czy też pojawi się potrzeba zmiany lub rozbudowy obiektu. Dokumentacja budowy jest gromadzona przez cały okres jej trwania i systematycznie wzbogacana o nowe pozycje. Potrzeba jej tworzenia i przechowywania wynika z ustawy Prawo budowlane. (więcej…)

  • Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna

    Wszelkie regulacje związane z tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji geodezyjno-kartograficznej są regulowane przez Dz.U.1995.25.133 – Rozporządzenie Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 21 lutego 1995 r. w sprawie rodzaju i zakresu opracowań geodezyjno-kartograficznych oraz czynności geodezyjnych obowiązujących w budownictwie. (więcej…)

  • Dokumentacja inwestycyjna

    Przygotowania do podjęcia prac budowlanych, związanych z modernizacją terenu, przebudową obiektu, modernizacją w obrębie linii energetycznych czy sieci irygacyjnej, a także uzbrojenie działek i wiele innych czynności terenowych, wymaga opracowania dokumentacji inwestycyjnej. (więcej…)

  • Dokumentacja jawna

    Dokumentacja jawna to dokumentacja niezawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami. Jest to jedna z klas dokumentów określająca stopień ich ochrony w zakresie dostępu. (więcej…)

  • Dokumentacja konstrukcyjna

    Dokumentację konstrukcyjną tworzy zbiór dokumentów, które precyzyjnie i jednoznacznie charakteryzują dany produkt. Często jest nim maszyna, linia technologiczna, sprzęt AGD czy pojazd.  Dokumentacja jest źródłem informacji w sytuacji, gdy dojdzie do awarii czy uszkodzenia i konieczne rozebranie urządzenia lub wymiana części. Dokumentacja konstrukcyjna jest też niezbędna podczas rozruchu i wdrażania pracowników w obsługę. Dostarcza wskazówek na temat sposobów postępowania podczas konserwacji czy zasad eksploatacji. (więcej…)

  • Dokumentacja księgowa

    Dokumentacja księgowa jest zbiorem dokumentów, które poświadczają przeprowadzenie różnych operacji gospodarczych. Są to np. zakupy surowców i materiałów, wpływy wynikające ze sprzedaży, inwestycje, kredyty i pożyczki czy wydatki związane z obowiązkiem podatkowym i utrzymaniem pracowników. Tworzące ją dokumenty księgowe są nazywane dowodami księgowymi lub dowodami źródłowymi. Sposoby tworzenia dokumentacji księgowej oraz jej zawartość szczegółowo określa art. 10 ust. 1 Ustawy o rachunkowości. (więcej…)

  • Dokumentacja niearchiwalna

    Dokumentacja gromadzona i przechowywana w archiwum podmiotu gospodarczego, instytucji, organizacji czy organu samorządowego może mieć wartość trwałą lub tymczasową. W tym drugim przypadku jest ona cenna i przydatna tylko w określonym czasie, np. na etapie realizowania konkretnego zamówienia czy prowadzenia określonej akcji społecznej. Po zakończeniu działań przestaje ona mieć znaczenie zarówno dla teraźniejszej, jak i dla przyszłej pracy podmiotu. Jest to dokumentacja niearchiwalna. (więcej…)

  • Dokumentacja niejawna

    Pojęcie dokumentacji niejawnej dotyczy tych dokumentów, które zawierają informacje niejawne, zdefiniowane w Ustawie o ochronie informacji niejawnych z 5 sierpnia 2010 roku. Są takie informacje, które zostały uznane za tajemnicę państwową lub służbową, z uwagi na ich szkodliwość dla Rzeczypospolitej Polskiej lub jej interesów. W związku z tym są opatrzone odpowiednią klauzulą tajności i podlegają specjalnej ochronie. Dokumentacja niejawna jest też przechowywana i przetwarzana na ściśle określonych zasadach. (więcej…)

  • Dokumentacja poufna

    Do klasyfikacji materiałów uznanych za niejawne, zawierających informacje strzeżone wykorzystuje się oznaczenie „tajne”. Dokumentacja poufna to jedna z klauzul stosowana w archiwizacji dla określenia ważności i tajności akt. Obok niej znajdują się takie pojęcia jak „ściśle tajne”, „tajne” oraz „zastrzeżone”. (więcej…)

  • Dokumentacja powykonawcza

    Zakończenie każdej inwestycji budowlanej wiąże się z koniecznością zebrania dokumentacji powykonawczej, skompletowania jej, właściwego skategoryzowania oraz przekazania właścicielowi nieruchomości lub jej zarządcy. To zadanie spoczywa na kierowniku budowy. Jest on zobligowany do rzetelnego przygotowania dokumentacji powykonawczej wraz ze zmianami, jakie były nanoszone w trakcie prac oraz pomiarami geodezyjnymi. (więcej…)

  • Dokumentacja tajna i ściśle tajna

    Dla wielu osób przechowywanie dokumentacji tajnej jest bardzo kłopotliwe. Proces ten wymaga znajomości ustawy z 2010 roku, która dotyczy szeroko pojętej ochrony informacji niejawnych (najczęściej tajemnic państwowych czy służbowych). Dokumenty mogą mieć różną formę, zarówno papierową, jak również audio czy video. Polskie prawo przewiduje nie tylko sposób ich archiwizowania, ale też okres, przez jaki podlegają ochronie. (więcej…)

  • Dokumentacja techniczna

    Dokumentacja techniczna w formie papierowej i elektronicznej wymaga odpowiedniej archiwizacji. Wiele przedsiębiorstw zleca to zadanie firmom zewnętrznym, na zasadzie outsourcingu. Pozwala to na staranne kategoryzowanie plików, zgodnie z zakresem rzeczowym oraz przepisami polskiego prawa. Zastosowanie mają tu zarówno regulacje dotyczące archiwizacji, jak i ochrony danych osobowych. (więcej…)

  • Dokumentacja technologiczna

    Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików. (więcej…)

  • Dokumentacja zastrzeżona

    Są takie akta i materiały, które zawierają informacje wrażliwe, nieprzeznaczone dla osób nieuprawnionych. W ramach dokumentacji zastrzeżonej znajdują się np. wszelkie informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą „zastrzeżone”. (więcej…)

  • Działalność archiwalna

    Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów. (więcej…)

  • Dziedziczenie materiałów archiwalnych

    Dziedziczenie materiałów archiwalnych jest też określane terminem „sukcesja”. W archiwistyce odnosi się do sytuacji, w której wszelkie zgromadzone zasoby archiwalne danego podmiotu (sukcesodawcy, twórcy jednostki archiwum) są przejmowane przez inną jednostkę organizacyjną. Przejęcie może być całkowite i obejmować pełne zbiory, jak i częściowe, co wynika z określonych kompetencji merytorycznych czy terytorialnych sukcesora. (więcej…)

  • Dziennik podawczy

    Dziennik podawczy jest księgą powszechnie stosowaną w systemie kancelaryjnym dziennikowym. Stanowi pomoc w prowadzeniu ewidencji dokumentów, które wpłynęły lub zostały wysłane z danej jednostki organizacyjnej. Ewidencjonowanie korespondencji odbywa się na określonych zasadach. W systemie dziennikowym stosuje się formowanie tzw. jednostek aktowych, których podstawę stanowi numer ewidencyjny zapisany w dzienniku podawczym. System ten ma charakter chronologiczno-numerowy co oznacza, że poszczególne dokumenty są numerowane w kolejności ich napływania lub wysyłania. (więcej…)

  • Ekspedycja

    Pojęcie ekspedycji kojarzy się przede wszystkim z wysyłaniem różnych przesyłek. Jest ono bardzo szerokie i dotyczy wszystkich typów materiałów luzem, paczek, palet, żywych zwierząt i roślin oraz wielu innych przedmiotów. W biurach, urzędach, kancelariach i innych organach administracyjnych ekspedycja dotyczy również dokumentów.  Nie odbywa się ona na przypadkowych zasadach, lecz jest objęta procedurą zapisaną w instrukcji kancelaryjnej. Pozwala ona na zachowanie kontroli nad obiegiem dokumentów oraz wymianą korespondencji dotyczącej konkretnej sprawy. (więcej…)

  • Ekspertyza archiwalna

    Pod pojęciem ekspertyzy archiwalnej kryje się badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego. Wykonuje się je po to, aby ocenić wartość oraz ustalić, jak należy prawidłowo zakwalifikować znajdujące się w nim materiały. (więcej…)

  • Ewidencjonowanie

    Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością gromadzenia dokumentacji i przechowywania jej we właściwy sposób. Muszą one być odpowiednio oznaczone i posegregowane, aby zachować ciągłość danych bieżących i archiwalnych. Ewidencjonowanie dokumentów to proces, który polega na nadaniu pismom identyfikatorów i przechowywaniu ich według określonej instrukcji. (więcej…)

  • Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny stanowi jedną z części narodowego zespołu archiwalnego. Obejmuje on wszystkie materiały archiwalne, których formalnymi właścicielami są jednostki państwowe. Jego uzupełnieniem są zespół państwowy ewidencjonowany i nieewidencjonowany oraz zespół państwowy nieewidencjonowany. Wspólnie tworzą one dokumentację zakwalifikowaną do wieczystego przechowywania w archiwach. (więcej…)

  • Granice zespołu archiwalnego

    Gromadzenie materiałów archiwalnych w określonej jednostce organizacyjnej jest regulowane konkretnymi przepisami. Wyznaczają one nie tylko sposoby zbierania, opracowywania czy klasyfikowania dokumentów. Wskazują też, które materiały mogę się znaleźć w konkretnym archiwum. Zakres takich akt jest określany jako granice zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Gromadzenie zasobu archiwalnego

    Archiwum stanowi nieodłączną część niemal każdej instytucji, przedsiębiorstwa, organu samorządowego, a często jego twórcą jest osoba fizyczna. Wyodrębnienie takiej jednostki ma na celu zbieranie i zabezpieczanie materiałów oraz dokumentacji, która ma wartość historyczną. Gromadzenie zasobu archiwalnego jest procesem bezpośrednio związanym z istnieniem i działalnością jego twórcy. (więcej…)

  • Inne komórki

    Tworzenie zasobu archiwum zakładowego z przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji wiąże się z określenie zasad organizacji gromadzenia i opracowywania oraz przechowywania dokumentów. Regulamin, jakim kieruje się aktotwórca, określa też charakter komórek organizacyjnych, w tym komórki merytorycznej. Pojawia się w nim również pojęcie „inne komórki”. Co ono oznacza? (więcej…)

  • Instrukcja archiwalna

    Prowadzenie archiwum zakładowego w dowolnym przedsiębiorstwie, placówce edukacyjnej czy innej jednostce wymaga stosowania precyzyjnie określonych zasad, pozostających w zgodzie z ogólnymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentów. Zasady te określa instrukcja archiwalna – akt normatywny stanowiący zbiór przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce. (więcej…)

  • Instrukcja kancelaryjna

    Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna. (więcej…)

  • Inwentarz kartkowy

    Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w archiwum wymaga stosowania odpowiedniego systemu klasyfikacji. Pozwala ona na szybkie odnalezienie danego materiału, również w bardzo bogatych i rozbudowanych zbiorach. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów precyzyjnie określają, jak należy je klasyfikować. Jedną z form niższego poziomu jest tzw. inwentarz kartkowy. (więcej…)

  • Inwentarz zespołu archiwalnego

    Rozbudowane zbiory archiwalne mogą liczyć nawet wiele milionów jednostek inwentarzowych. Poszukiwanie tej właściwej, w celu jej udostępnienia, przekazania czy przekwalifikowania, bez odpowiednich narzędzi pomocniczych byłoby niezwykle czasochłonne. Pomocą archiwalną, która pozwala przyspieszyć i usprawnić tę czynność, jest inwentarz zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Jednolity rzeczowy wykaz akt

    Przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu. Dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze. W celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową. (więcej…)

  • Jednostka archiwalna

    Jednostką archiwalną nazywamy pewną grupę materiałów archiwalnych. Mianem tym określa się także jednostkowy materiał archiwalny – plakaty, pieczęcie, zdjęcia, filmy czy mapy.

    (więcej…)

  • Kancelaria

    Pojęcie kancelarii jest szeroko stosowane w odniesieniu do różnych form działalności, które wiążą się z przygotowywaniem, przetwarzaniem lub przesyłaniem dokumentów. Do najczęściej spotykanych zaliczają się kancelarie prawne, notarialne czy komornicze oferujące usługi z zakresu różnych dziedzin prawa i obsługi prawnej klientów fizycznych, firm i instytucji. Podobnie jest definiowana kancelaria w archiwistyce. (więcej…)

  • Kancelaria tajna

    Przetwarzanie, przechowywanie czy przesyłanie dokumentów, które zawierają tzw. treści niejawne, wymaga stosowania specjalnych zasad. Mają one na celu ograniczenie do minimum ryzyka wydostania się danych i wykorzystania ich w celach przestępczych. Jedną z form takiej ochrony jest wyodrębniona komórka organizacyjna, określana jako kancelaria tajna. (więcej…)

  • Klasyfikacja

    Klasyfikacja jest terminem o bardzo szerokim znaczeniu, stosowanym w niemal każdej dziedzinie nauki i działalności człowieka. Pozwala ona na uporządkowanie dużej ilości przedmiotów materialnych, niematerialnych, ożywionych czy nieożywionych w klasy określone za pomocą konkretnego kryterium. Klasyfikację stosuje się też w archiwistyce, do porządkowania i szeregowania jednostek czy zbiorów.

    (więcej…)

  • Klucze kryptograficzne

    Gromadzenie i archiwizowanie dokumentów często wiąże się z koniecznością zabezpieczenia ich zawartości przed dostępem osób niepowołanych. Znajdujące się w nich informacje mogą być objęte ustawą o ochronie danych osobowych czy tajemnicą przedsiębiorstwa. W tym celu stosuje się różne metody i narzędzia. Zaliczają się do nich również klucze kryptograficzne.

    (więcej…)

  • Komórka merytoryczna

    Podstawowym elementem struktury każdego przedsiębiorstwa czy instytucji jest komórka organizacyjna. Im większe są podmiot i liczba pracowników, tym bardziej rozbudowany jest ich system. Poszczególne komórki nie tylko łączą się w piony, ale też pełnią ściśle określone funkcje. Wyznaczają one ich specjalizację i określają miejsce procesie realizacji zadań. Jedną z nich jest komórka merytoryczna.

    (więcej…)

  • Komórka organizacyjna

    Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa czy instytucji wymaga odpowiedniej organizacji. Dzięki niej jest możliwe przydzielanie zadań i rozliczenie z nich. Pozwala ona też na przypisanie odpowiedzialności za przebieg i zakończenie określonych spraw, przechowywanie dokumentów oraz za obsługę korespondencji. Podstawowym elementem takiej struktury jest komórka organizacyjna.

    (więcej…)

  • Komórka pocztowa

    Jedną z czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa czy instytucji jest obsługa korespondencji. Odbieranie listów i przesyłek napływających do firmy oraz wysyłanie ich do podmiotów zewnętrznych to zadania, które wymagają redagowania pism oraz prowadzenia specjalnej ewidencji. Jednostką pełniącą te funkcje jest samodzielna komórka pocztowa.

    (więcej…)

  • Konkordancja

    Dokonywanie zmian w oznaczaniu poszczególnych jednostek czy zbiorów archiwalnych wymaga odnotowania ich w odpowiednim wykazie. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie materiału, także włączonego do archiwum przed wielu laty i funkcjonującego w niektórych zapisach jeszcze z dawną sygnaturą. Spisy i wykazy tego typu są określane mianem konkordancji.

    (więcej…)

  • Konserwacja materiałów archiwalnych

    Nabywanie materiałów archiwalnych wiąże się z koniecznością ich zabezpieczenia przed zniszczeniem. Tylko wtedy dokumenty przechowywane w archiwum będą miały wartość dla przyszłych pokoleń. Pozyskiwane dokumenty nie zawsze też są w dobrym stanie, a często nie kwalifikują się do archiwizacji bez wykonania odpowiednich czynności. Są one określane jako konserwacja materiałów archiwalnych.

    (więcej…)

  • Korespondencja

    Sposób komunikowania się i wymiany informacji pomiędzy dwiema osobami, określa się mianem korespondencji. Może ona przybierać różne formy i odbywać się w sposób listowny, telefoniczny lub mailowy. W firmach i instytucjach publicznych obowiązują określone instrukcje prowadzenia i zarządzania korespondencją. Dokumenty muszą być sporządzone z zachowaniem zasad formalnych, a ich obieg i przechowywanie odbywać się we właściwy sposób. (więcej…)

  • Księga

    Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji firmowej, musi odbywać się w określony sposób. Pisma mogą być obsługiwane w formie elektronicznej lub tradycyjnej, a jedną z form archiwizacji jest księga. To zbiór dokumentów zszytych i ujętych w twardą oprawę, które dotyczą danej sprawy. Księgi muszą być prowadzone według zasad instrukcji kancelaryjnej, a zawarte w niej pisma odpowiednio oznaczone. (więcej…)

  • Księga nabytków i ubytków

    Ewidencja materiałów archiwalnych jest jednym z obowiązków jednostki odpowiedzialnej za gromadzenie i przechowywanie zbiorów. Pozwala ona na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w bogatej kolekcji. Jednocześnie tworzy obraz całej zawartości archiwum. Wśród niezbędnych dokumentów ewidencyjnych istotną rolę odgrywa również księga nabytków i ubytków.

    (więcej…)

  • Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego

    Tworzenie archiwum ma na celu zachowanie dla potomności materiałów o wartości historycznej, które są gromadzone w danej jednostce organizacyjnej. Rozbudowywanie zbioru ma charakter subiektywny, gdyż nadawanie wartości materiałom może wynikać ze stosowania indywidualnych kryteriów. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego jest sposobem na ujednolicenie tych kryteriów i podniesienie wartości zbiorów.

    (więcej…)

  • Kwalifikacja archiwalna

    Archiwum jest miejscem gromadzenia i przechowywania zbiorów, złożonych z rozmaitych jednostek archiwalnych. Poszczególne dokumenty – akty, nagrania dźwiękowe i wideo, broszury, zdjęcia, publikacje itp. – nie zawsze mają tę samą wartość historyczną. Do jej określenia służy tzw. kwalifikacja archiwalna, która stanowi podstawę przydzielenia materiałowi określonego symbolu oznaczenia.

    (więcej…)

  • Kwerenda archiwalna

    Kwerenda archiwalna poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych. (więcej…)

  • Lustracja

    Lustracja jest jedną z czynności sprawdzających przeprowadzanych w organizacjach, zakładach pracy, organach samorządowych czy instytucjach. Podstawę do jej wykonania stanowi odpowiedni akt prawny, a za realizację jest odpowiedzialny organ nadrzędny. W archiwistyce lustrację przeprowadza się z ramienia dyrektora archiwum państwowego. Kontroli podlegają jednostki organizacyjne.

    (więcej…)

  • Luzy

    Materiały, które trafiają do archiwum, muszą być odpowiednio uporządkowane i przygotowane do archiwizacji. Oprócz nadania im odpowiedniej kategorii i sklasyfikowania w zbiorach archiwalnych, powinny być także ułożone w sposób rzeczowo-chronologiczny. Dokumenty, które są chaotycznie rozproszone nazywa się luzami. Zanim trafią do archiwizacji należy je opracować, aby tworzyły układ, który został im pierwotnie nadany. (więcej…)

  • Mapa

    Mapa to graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru. Mapy zaliczają się do dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, która podlega określonym zasadom ewidencjonowania i archiwizacji. W zależności od rodzaju i przeznaczenia, mogą zawierać takie informacje jak pomiary geodezyjne, opracowania techniczne czy zdjęcia wytyczonego obszaru. (więcej…)

  • Materiały archiwalne

    Każdy zakład pracy czy organizacja ma obowiązek prowadzić archiwum lub przekazywać dokumentację do jednostki wskazanej przez dyrektora archiwum państwowego. Materiały te w większości są cenne jedynie dla twórców zbioru i stają się zbędne po kilkunastu latach. Część dokumentów może jednak mieć wartość historyczną, dzięki której kwalifikują się one do wieczystego przechowywania. Są to materiały archiwalne.

    (więcej…)

  • Metodyka archiwalna

    Metodyka archiwalna stanowi jedną z trzech części archiwistyki. Wraz z teorią archiwalną i archiwoznawstwem tworzy dyscyplinę naukową, która zajmuje się badaniami, gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów, szczególnie tych o wartości historycznej (archiwów).  Metodyka jest dziedziną czynną – dostarcza narzędzi niezbędnych do prawidłowego tworzenia, opisywania i przechowywania zbiorów archiwalnych. (więcej…)

  • Metr bieżący

    Metr bieżący to jedno ze specyficznych pojęć archiwistycznych. W ten sposób określa się ilość akt. Jeden metr bieżący oznacza dokładnie taką ilość dokumentów (w teczkach), jaka mieści się na półce o długości 1 m. (więcej…)

  • Nabytki archiwalne

    W archiwum przechowuje się głównie dokumenty, które zostały przekazane do zarchiwizowania przez firmy i instytucje państwowe. Mają one zostać zgromadzone i sklasyfikowane według ustalonych instrukcji przez okres wyznaczony przez przepisy prawa. Do zasobów mogą zostać włączone także materiały, które zostały przekazane w sposób dobrowolny, które są wartościowe dla archiwum. Nabytki archiwalne to materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu archiwum w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych. (więcej…)

  • Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu

    W firmach i instytucjach stosuje się instrukcję kancelaryjną, która określa, w jaki sposób mają być znakowane i ewidencjonowane dokumenty. Procedury te są ujednolicone dla administracji publicznej i zawierają wykaz symboli, według których nadaje się pismom identyfikator. Podobne zasady obowiązują podczas archiwizacji poszczególnych zbiorów. (więcej…)

  • Narodowy zasób archiwalny

    W archiwach przechowuje się dokumentację firmową i urzędową, która podlega określonym procedurom archiwizacji. Stosuje się do nich przepisy prawa, które precyzują, w jaki sposób i jak długo mają zostać włączone do zbiorów archiwalnych. Istnieją jednak materiały, które podlegają szczególnej ochronie i stosuje się do nich odrębne instrukcje. Są one skategoryzowane jako narodowy zasób archiwalny i obejmują dokumenty oraz akta, które mają wartość historyczną. (więcej…)

  • Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    Materiały, które wchodzą w skład zasobów archiwalnych, klasyfikuje się według źródła ich pochodzenia, rodzaju czy zawartości. Mogą one zostać przekazane dobrowolnie lub ustawowo, jeżeli należą do własności państwa i mają znaczenie dla historii narodu. Wśród nich wyróżnia się także nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, który podlega szczególnym procedurom klasyfikacji i przechowywania. (więcej…)

  • Niepaństwowy zasób archiwalny

    W zbiorach archiwów mogą być przechowywane materiały, które stanowią własność państwa lub osób prywatnych czy instytucji. Są one klasyfikowane i ewidencjonowane według określonych zasad, które uwzględniają ich rodzaj czy przynależność do danej kategorii archiwów. Niepaństwowy zasób archiwalny to zbiór materiałów, które nie wchodzą w skład państwowych archiwów. Mogą więc należeć zarówno do osób fizycznych, jak i innych podmiotów. (więcej…)

  • Nośnik informatyczny

    Obecnie większość danych przechowywanych jest w formie elektronicznej. Wszelkie dokumenty oraz informacje są gromadzone i przekazywane poprzez wykorzystanie specjalnych nośników informatycznych. Wykorzystywane są one w firmach, instytucjach, a nawet archiwach, gdzie zasoby ewidencjonowane są w formatach cyfrowych. Wprowadzenie takiego systemu obiegu informacji miało za zadanie usprawnienie komunikacji oraz poprawę efektywności pracy instytucji i podmiotów gospodarczych. (więcej…)

  • Nośnik papierowy

    Nośnik papierowy to w archiwistyce określenie arkusza papieru, na którym sporządzono zapis, tworząc formalny dokument. Aby papier z zapisem stał się nim, musi spełnić kilka wymogów. Jednym z nich jest zgodność arkusza z Polskimi Normami. Konieczne jest też sporządzenie zapisu w określonej formie, układzie, z odpowiednimi pieczęciami lub podpisami – wymaganymi przepisami lub instrukcjami. W archiwistyce nośnik papierowy odgrywa istotną rolę i wymaga specjalnych zasad postępowania przy opisywaniu i przechowywaniu. (więcej…)

  • Obieg pism

    W każdej jednostce organizacyjnej przez obieg pism rozumie się drogę, jaką pokonuje notatka, przesyłka i czy inny dokument od momentu wpłynięcia do chwili zakończenia sprawy. Droga ta obejmuje wszystkie pośrednie jednostki, przez które musi przejść dokument zgodnie z obowiązującymi w danej firmie czy instytucji przepisami. (więcej…)

  • Ocena wartości dokumentacji

    Patrz: Ekspertyza archiwalna

  • Operat ewidencyjny

    Operat ewidencyjny jest terminem, który łączy archiwistykę z geodezją. Z jednej strony odnosi się on do zbioru dokumentów o określonej wartości. Z drugiej – jest wykorzystywany do sporządzania nowych planów, map geodezyjnych, dokumentacji związanej z podziałem gruntów czy inwestycjami lub wykonywanej do celów prawno-sądowych. Czy więc jest operat ewidencyjny? W ujęciu formalnym tworzy go zbiór dokumentów precyzyjnie opisujących dany obręb gruntów, wraz z naniesieniami. (więcej…)

  • Opis jednostki archiwalnej

    Gromadzenie dokumentów archiwalnych i tworzenie zbiorów wiążą się z koniecznością ich opisywania. Pozwala to w przyszłości szybko odnaleźć potrzebny materiał w spisie ewidencyjnym oraz na półce regału. Aby było to możliwe, dokument powinien być oznaczony zgodnie z ustalonymi procedurami i musi zawierać określone przepisami sygnatury. Informacja o tej sygnaturze, a także o treści i formie konkretnej jednostki archiwalnej jest określana jako opis jednostki archiwalnej. (więcej…)

  • Opisanie materiałów archiwalnych

    Opisanie materiałów archiwalnych jest czynnością najczęściej wykonywaną w sytuacji, gdy dany zbiór jest przygotowywany do przekazania do archiwów państwowych. Może to nastąpić wówczas, gdy zostaną spełnione warunki wymienione w art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173). Aby archiwum centralne przejęło materiały, muszą one być odpowiednio uporządkowane i właściwie opisane. (więcej…)

  • Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego

    Przez opracowanie zespołu bądź zbioru archiwalnego rozumie się szereg czynności, których celami są uporządkowanie oraz sporządzenie inwentarza ze wstępem. Różnice pomiędzy zespołem i zbiorem sprowadzają się do wielkości i zakresu tematycznego. Zespół tworzą organiczne materiały archiwalne wytworzone oraz zgromadzone na skutek działalności osoby fizycznej lub instytucji.  Natomiast zbiór archiwalny jest tworzony w ujęciu subiektywnym, zazwyczaj przez osoby fizyczne lub podrzędne jednostki organizacyjne takie jak archiwum zakładu czy organizacji. (więcej…)

  • Państwowy zasób archiwalny

    Państwowy zasób archiwalny jest zbiorem wszelkiego typu materiałów, które mają wartość historyczną, społeczną, kulturalną, polityczną, gospodarczą lub naukową. Zakres i rodzaj tych materiałów oraz sposób ich gromadzenia czy przechowywania reguluje Rozporządzenie
    Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego. (więcej…)

  • Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

    Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny (PZGiK) gromadzi materiały związane z ukształtowaniem i zagospodarowaniem terenu, dokumentujące efekty przeprowadzonych prac geodezyjnych i kartograficznych. Zbiory służą zarówno gospodarce narodowej, jak i potrzebom obywateli. Są przeznaczone m.in. do celów związanych z obronnością kraju, nauką, kulturą, ochroną porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz ochroną przyrody. (więcej…)

  • Pertynencja

    Pertynencja to zasada przynależności terytorialnej, która nakazuje ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały. W praktyce oznacza to, że archiwalia należą do jednostki terytorialnej, w której powstały. To jedna z podstawowych zasad archiwistyki, która była stosowana nawet przed jej oficjalnym wprowadzeniem. Nie oznacza to jednak, że nie stwarza ona problemów interpretacyjnych.

    (więcej…)

  • Pieczęć

    Pojęcie pieczęci funkcjonuje już od wielu stuleci. W ujęciu historycznym jest utożsamiane ze specjalnym znakiem odciskanym różnymi metodami na dokumencie lub korespondencji, w celu podkreślenia własności lub autorstwa i nadania im ważności prawnej. W tym rozumieniu pieczęć była uznawana za tzw. znak własnościowy, umożliwiający rozpoznanie osoby fizycznej lub instytucji. W przeszłości pieczęcie odciskano w wosku lub lace. Obecnie znaki są odbijane za pomocą tuszu. Coraz częściej też charakterystyczne herby zastępuje się tekstem. (więcej…)

  • Pieczęć urzędowa

    Pieczęć urzędowa jest specjalnym znakiem odciskanym na dokumencie przy pomocy stempla lub pieczątki w celu podniesienia jego wagi prawnej. Najczęściej jest ona wykonana z metalu metodą tłoczenia, ma okrągły kształt, a w części środkowej zawiera wizerunek polskiego orła. Na obwodzie jest umieszczana nazwa organu samorządowego, instytucji czy organizacji. (więcej…)

  • Pion ochrony

    Pion ochrony jest komórką organizacyjną, tworzoną na potrzeby ochrony informacji niejawnych. Polskie prawo obejmuje tym terminem wszelkie informacje, które w przypadku nieuprawnionego ujawnienia mogłyby negatywnie wpłynąć na interesy Rzeczypospolitej Polskiej lub spowodować inne szkody na jej rzecz. Jednocześnie szkody te mogłyby powstać niezależnie od sposobu ich wyrażania. (więcej…)

  • Pismo

    Pismo jest rodzajem dokumentu lub wypowiedzi sporządzonej przez osobę fizyczną, lub urzędnika na nośniku papierowym w określonym celu. Może nim być chęć utrwalenia wypowiedzi, uzyskania potwierdzenia złożenia wniosku czy prośby lub wystosowania odpowiedzi, jako gwarancji rozpatrzenia sprawy.  Pismo jest też wypowiedzią utrwalającą czynność urzędową z możliwością zarchiwizowania zarówno jej przebiegu, jak i podjętych decyzji. (więcej…)

  • Pismo okólne

    Pismo okólne jest też nazywane pismem obiegowym, cyrkularzem, kurendą lub okólnikiem. Jest to rodzaj listu lub dokumentu sporządzanego z przeznaczeniem dla wielu czytelników, których bezpośrednio dotyczy jego treść. Sposób przekazywania pisma może się odbywać na kilka sposobów – przez wykonanie i rozesłanie wielu kopii o tej samej treści, drogą elektroniczną lub metodą przekazywania jednego egzemplarza do kolejnych adresatów. (więcej…)

  • Pismo przewodnie

    Pismo przewodnie jest rodzajem listu wyjaśniającego, dołączanego do jednego lub wielu dokumentów czy materiałów wysyłanych do adresata. Jego zadaniem jest przedstawienie liczby i rodzaju załączników oraz wskazanie ich przeznaczenia. Mogą nim być np. uzupełnienie dokumentacji sądowej, związanej z konkretnym procesem lub korekta faktury za przeprowadzoną transakcję. (więcej…)

  • Pismo urzędowe

    Zgodnie z definicją słownikową, pismo urzędowe jest typem listu pisanego zwięzłym, prostym i jednocześnie formalnym językiem, przedstawiającego konkretny problem. Jego przedmiotem może być prośba, wyjaśnienie, informacja lub inna sprawa, z jaką nadawca zwraca się do urzędu. Prawidłowe sporządzenie takiego pisma ma duże znaczenie dla tempa i sposobu jej załatwienia, dlatego ważne jest, aby miało ono wszystkie istotne cechy. (więcej…)

  • Pismo wychodzące

    Pismo wychodzące jest jednym z dwóch elementów składających się na wymianę korespondencji w danej jednostce – firmie, organizacji, instytucji itp. W przeciwieństwie do pism przychodzących jest listem lub dokumentem, który opuszcza jednostkę w celu przekazania go do innej placówki, urzędu, firmy czy organizacji. Może mieć zarówno formę krótkiej notatki, jak i wielostronicowego dokumentu z licznymi załącznikami. (więcej…)

  • Plik

    Plik jest terminem o podwójnym znaczeniu. W bardziej tradycyjnym ujęciu, odnosi się do większej liczby kartek (banknotów, fotografii itp.) połączonych ze sobą w pakiet za pomocą spinacza lub gumki. Jest on na tyle duży, że bez problemu można go ująć dłonią i przenieść. Od kilkudziesięciu lat stosuje się to pojęcie także w informatyce, do określenia zbioru danych, powiązanych wspólnymi cechami i opatrzonych nazwą. (więcej…)

  • Podteczki

    Podteczki to teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej. Jest to więc sposób na wydzielanie pewnej grupy spraw z danej teczki. (więcej…)

  • Pomoce kancelaryjne

    Wykonywanie prac kancelaryjnych wiąże się z wieloma czynnościami, których celem jest obsługa przepływu dokumentów, korespondencji oraz ich rejestracja i archiwizacja. Im większa jednostka i więcej załatwianych w niej spraw, tym trudniejsze jest porządkowanie szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Pomoce kancelaryjne to środki, które ułatwiają te zadania. (więcej…)

  • Poprzedniki

    Pojęcie poprzedników w archiwistyce wiąże się z dziedziną ewidencjonowania zbiorów. Standardową procedurą, przyjętą przy opisywaniu zespołów (zbiorów) archiwalnych jest umieszczanie na nich tzw. dat skrajnych. Określają one czas wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu w zbiorze (zespole). Poprzedniki, to dokumenty wytworzone wcześniej, przed sporządzeniem pierwszej jednostki archiwalnej zamieszczonej w zbiorze (zespole). (więcej…)

  • Porządkowanie materiałów archiwalnych

    Właściwe zarządzanie archiwum wymaga bieżącego porządkowania materiałów archiwalnych. Zakres czynności, które należy wykonywać z najwyższą starannością, to układanie wewnątrz teczek aktowych, ich opisywanie, nadawanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczanie. (więcej…)

  • Poszyt

    W archiwistyce funkcjonuje wiele pojęć związanych ze sposobem oprawiania lub przechowywania dokumentów. Jednym z nich jest poszyt. Termin ten oznacza grupę akt zszytą nićmi i oprawioną zazwyczaj w półsztywny karton. Taka konstrukcja przypomina zwykły szkolny zeszyt. Jest to określenie używane w odniesieniu do metody oprawiania akt, ale oznacza również jednostkę archiwalną (lub jej część). (więcej…)

  • Prawo archiwalne

    Prawo archiwalne to zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją. Określa ono również system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie. Jest uznawane za dziedzinę prawa administracyjnego, choć obejmuje również elementy cywilnoprawne i karnoprawne. (więcej…)

  • Proweniencja

    Proweniencja to zasada przynależności zespołowej nakazująca ścisły związek materiałów archiwalnych tworzących zespół archiwalny z jego twórcą. Jest to jedna z reguł, które pomagają uregulować i ujednolicić działalność archiwów, a także zasady sporządzania zasobów archiwalnych. Miała ona ogromne znaczenie – szczególnie w czasach kształtowania się archiwistyki w naszym  kraju. Poszanowanie zespołu oraz proweniencja to dwa związane ze sobą pojęcia, które stanowią filary współczesnej archiwistyki.

    (więcej…)

  • Przesyłka

    Jedną z czynności stanowiących stała część pracy biura, kancelarii, sekretariatu lub dowolnej komórki organizacyjnej jest wymiana dokumentów i korespondencji. Odbywa się ona na wiele sposobów, zarówno tradycyjnych, jak i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i narzędzi. Przedmiotem takiej wymiany jest przesyłka opatrzona danymi adresata i nadawcy oraz wyekspediowana jedną z dostępnych metod. (więcej…)

  • Przetwarzanie danych osobowych

    Przetwarzanie danych osobowych jest terminem, który funkcjonuje od niedawna. Pomimo to, czynności wykonywane w jego zakresie nie są nowe, ale obejmują działania stosowane do dziesięcioleci w związku z handlem, usługami czy zatrudnianiem pracowników. Upowszechnienie się tego pojęcia wynika z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych i unijnego rozporządzenia RODO. (więcej…)

  • Punkt zatrzymania

    Mianem punktu zatrzymania jest określane każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem. Pisma czy dokumenty mogą pokonywać krótką lub długą drogę, zanim trafią do właściwej jednostki czy zostaną zarchiwizowane. (więcej…)

  • Referent

    Registratura to miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej. Dokumenty przebywają w niej do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę. Jest to więc niejako „przedsionek” archiwum i komórka, która sprawuje pieczę nad przekazaniem dokumentów we właściwe miejsce. W archiwistyce funkcjonuje przede wszystkim powyższa definicja, jednak słowo ma też wiele innych znaczeń i bywa używane na różne sposoby. (więcej…)

  • Registratura

    miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

  • Rejestr kancelaryjny

    Rejestr kancelaryjny jest zbiorczym wykazem wszystkich jednorodnych dokumentów lub spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej.  Może przyjmować formę papierowej księgi, pliku formularzy o określonej konstrukcji lub elektroniczną. Rejestry zastępują typowe spisy jednorodnych spraw w sytuacji, gdy ich liczba jest duża. Dzięki temu są możliwe ich lepsze usystematyzowanie oraz odszukanie dokumentów sprawy. (więcej…)

  • Rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego

    Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w rozdziale 4 art. 41 wymienia i definiuje niepaństwowy zasób archiwalny. W jego skład wchodzą wszystkie te materiały archiwalne, które nie zostały zakwalifikowane do zbioru państwowego. Zasób ten może być ewidencjonowany lub nieewidencjonowany. W pierwszym wypadku wszystkie jednostki obejmuje rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego. (więcej…)

  • Rejestracja pism

    Rejestracja pism połączonych z pokwitowaniem odbioru jest jednym ze stałych elementów kancelaryjnego systemu dziennikowego. Sprowadza się do wpisywania w specjalnym dzienniku kancelaryjnym każdego pisma, które trafi do danej komórki organizacyjnej oraz nadania mu kolejnego numeru. Rejestracja może się odbywać w jednym lub dwóch dziennikach, zależnie od przyjętego systemu. (więcej…)

  • Rejestracja spraw

    Prowadzenie jakiejkolwiek sprawy w komórce organizacyjnej wymaga precyzyjnego dokumentowania drogi, jaką się toczy. Rozpoczyna się ona w momencie wpływu pisma do jednostki i kończy w miejscu oraz czasie załatwienia. Aby dokumentowanie było możliwe, jest konieczne przypisanie sprawie sygnatury, która pozwoli ją odnaleźć i zidentyfikować na każdym etapie. Służy temu rejestracja spraw. (więcej…)

  • Repertorium

    W opisywaniu zbiorów dokumentów wykorzystuje się różne pomoce archiwalne. Umożliwiają one porządkowanie oraz późniejsze szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu czy teczki z aktami. Wśród pomocy archiwalnych są różne wykazy i spisy, do których zalicza się też repertorium. Zawiera ono charakterystykę archiwaliów zawartych w zbiorze oraz opisujące je dane liczbowe. (więcej…)

  • Reprografia

    Termin reprografii odnosi się do reprodukcji dokumentów, czyli kopiowania materiału tekstowego i graficznego. Jest ona zarówno dziedziną nauki, jak i zespołem metod, technik oraz środków stosowanych do sporządzania takich reprodukcji. Są to zarówno kopie piśmienne, jak i rysunkowe. Natomiast do ich wykonywania stosuje się rozmaite metody mechaniczne oraz elektroniczne. (więcej…)

  • Rewers

    Rewers zazwyczaj kojarzy się z monetą lub medalem, określając wraz z awersem ich strony. Definicja mówi też o innych płaskich przedmiotach, zawierających grafikę, rysunek, malowidło, grawer czy płaskorzeźbę, w stosunku do których używa się tych dwóch określeń. W archiwistyce czy bibliotekoznawstwie rewersem jest specjalny formularz, który potwierdza wypożyczenie dokumentów. (więcej…)

  • Rewindykacja materiałów archiwalnych

    Materiały uznawane za archiwalne na skutek różnych okoliczności w przeszłości mogły zostać wywiezione poza granice kraju. Najczęściej przyczyną takich zdarzeń były zmiany historyczne, polityczne lub geograficzne, na których skutek dochodziło do przesunięcia granic lub przejmowania wpływów politycznych. Powrót takiej dokumentacji do Polski oraz włączenie jej do zbiorów Archiwum Narodowego mogą nastąpić w procesie rewindykacji. (więcej…)

  • Roczne daty krańcowe

    Gromadzenie dużej ilości dokumentów archiwalnych wymaga starannego porządkowania i opisywania zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Pozwala to nie tylko na szybkie dotarcie do potrzebnego dokumentu czy teczki aktowej, ale też dostarcza informacji o tym, jakie materiały zawiera dany zbór czy jednostka archiwalna. Jedną z danych umieszczanych w opisie są roczne daty krańcowe. (więcej…)

  • Rozsyp

    Gromadzenie materiałów archiwalnych wymaga pozyskiwania pojedynczych dokumentów oraz całych jednostek archiwalnych, a nawet zbiorów od ich twórców. Odbywa się to różnymi metodami, począwszy od przejęcia całego zbioru lokalnego archiwum (sukcesja), po otrzymywanie np. w darze od osób prywatnych listów, zaświadczeń czy innych dokumentów. Zdarza się, że te ostatnie są w formie tzw. rozsypu. (więcej…)

  • Scalanie

    Dokumenty archiwalne mogą być tworzone i przechowywane w różnych miejscach, pomimo że dotyczą tego samego twórcy. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy komórka organizacyjna przeniosła się do innej siedziby, pozostawiając część zbioru w pierwotnym archiwum. Połączenie części zbioru w jedną całość z możliwością jego przechowywania w jednym miejscu oznacza scalanie zbioru. (więcej…)

  • Segregacja materiałów archiwalnych

    Segregacja jest pojęciem znanym i stosowanym w wielu dziedzinach działalności oraz codziennego życia. W ujęciu ogólnym odnosi się do podziału przedmiotów, materiałów, surowców, dokumentów czy odpadów, w celu ich łatwiejszego zagospodarowania lub sprawniejszego odnalezienia. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też obniża koszty i usprawnia zarządzanie zasobami. (więcej…)

  • Sekretariat

    Sekretariat jest komórką organizacyjną w firmie lub instytucji, odpowiedzialną za bieżącą obsługę spraw kierowanych i zlecanych przez osobę zajmującą stanowisko kierownicze. Zazwyczaj jest to komórka jednoosobowa, ale tworzy się też sekretariaty zrzeszające kilku pracowników i pełniące funkcje kancelarii ogólnej. Podstawowe zadania wykonywane w takiej komórce mają charakter techniczno-biurowy. (więcej…)

  • Selekcja (archiwalna) twórców zespołów

    Twórca zespołu stanowi istotną część procesu gromadzenia dokumentów archiwalnych. Tym terminem określa się jednostkę, firmę, instytucję, organizację lub inny podmiot, który bezpośrednio przyczynia się do powstawania dokumentów. Nie każdy twórca wnosi do archiwum wkład o takiej samej wartości historycznej. Dlatego jedną z czynności w procesie tworzenia zbiorów jest selekcja twórców zespołów. (więcej…)

  • Seria

    Systematyzacja jednostek archiwalnych stanowi podstawę porządkowania wszystkich archiwaliów w zbiorze czy zasobie. Takie uporządkowanie i opracowanie zgodnie z przyjętymi normami pozwala na szybkie dotarcie do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest też podstawą do tworzenia spisów i wykazów jednostek w zbiorze. Jednym z elementów podziału jest seria. (więcej…)

  • Sieć archiwalna

    organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej

  • Sieć teleinformatyczna

    organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych wraz z łączącymi je urządzeniami i liniami telekomunikacyjnymi

  • Składnica akt

    komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców

  • Skontrum

    kontrola stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegająca na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi

  • Skorowidz

    pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczny spis nazwisk, nazw miejscowości, terminów i innych haseł rzeczowych występujących w określonym zespole lub zbiorze archiwalnym, z podaniem stron, na których każde hasło spisu można znaleźć

  • Spis spraw

    formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

  • Spis zdawczo-odbiorczy akt

    formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego bądź składnicy akt, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

  • Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych

    polega na zarejestrowaniu ich w stosownym spisie zdawczo-odbiorczym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem

  • Sprawa

    zdarzenie lub stan rzeczy; podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych

  • Spuścizna archiwalna

    termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza się do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny

  • Stempel wpływu

    datownik wraz z nazwą bądź skrótem komórki organizacyjnej, odciśnięty mechanicznie na dokumencie wpływającym

  • Sukcesja bierna

    Sukcesja bierna to dokumentacja przejęta przez sukcesora, która obejmuje tylko sprawy zamknięte, już niepotrzebne do jego bieżącej działalności. Sprawy zakwalifikowane do tej kategorii nie mają swojego ciągu dalszego i podlegają zamknięciu bądź przedawnieniu. (więcej…)

  • Sukcesja czynna

    dokumentacja spraw niezakończonych przez sukcesodawcę przejęta przez sukcesora, nieodzowna do jego dalszej bieżącej działalności

  • Sukcesodawca

    aktotwórca przekazujący swoją dokumentację sukcesorowi

  • Sukcesor

    aktotwórca przejmujący dokumentację sukcesodawcy

  • Sumariusz

    zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym

  • Sygnatura archiwalna

    Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. (więcej…)

  • Symbol klasyfikacyjny

    oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt

  • Symbol kwalifikacyjny

    oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Bc” dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt

  • System kancelaryjny bezdziennikowy

    system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy, a nie pojedyncze pisma

  • System kancelaryjny dziennikowy

    system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu wszystkich pism w dzienniku podawczym według kolejnej liczby dziennika

  • System kancelaryjny mieszany

    System kancelaryjny to sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, który ma wpływ na formę akt. W Polsce można stosować różne metody obiegu dokumentów. Jednym z nich jest system kancelaryjny mieszany, który stanowi kombinację pozostałych metod. Jego powstanie miało za zadanie zwiększenie skuteczności oraz zniwelowanie niektórych wad. (więcej…)

  • System teleinformatyczny

    system, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w celu wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji

  • Teczka spraw (aktowa)

    teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną

  • Twórca zespołu

    jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego

  • Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)

    wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki

  • Załącznik

    każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem merytorycznym całość z pismem przewodnim

  • Zbiór dokumentacji

    całość dokumentacji obejmująca zarówno materiały archiwalne, jak dokumentację niearchiwalną

  • Zespół archiwalny

    całość kancelaryjnej produkcji aktowej, niezależnie od jej formy, powstałej w trakcie wykonywania przez jednostkę organizacyjną jej zadań statutowych

  • Zespół archiwalny otwarty

    Zespoły archiwalne można podzielić na otwarte i zamknięte. Ta pierwsza grupa odnosi się do określania zespołu, który stale jest zasilany nowymi dokumentami przeznaczonymi do archiwizacji zgodnie z przyjętymi procedurami. (więcej…)

  • Zespół archiwalny prosty

    zespół wytworzony przez jednego twórcę

  • Zespół archiwalny zamknięty

    zespół, którego twórca zakończył działalność

  • Zespół archiwalny złożony

    zespół o układzie powikłanym w wyniku istnienia w strukturze jego twórcy kilku samodzielnych, zazwyczaj równorzędnych kancelarii

  • Znak akt

    zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt


Wszystkie pojęcia:

  • Abator

    Abator to aparat do katalitycznego utleniania tlenku etylenu. Przy optymalnej temperaturze i odpowiednim stężeniu, utylizacja sięga prawie 100%, a co za tym idzie emisja tlenku etylenu jest niemal zerowa. Abator powinien być wykorzystywany w zestawie ze sterylizatorem. Utylizuje on bowiem tlenek etylenu, który używany jest właśnie w sterylizacji.

    (więcej…)

  • Adnotacja

    Adnotacja jest bardzo ważnym elementem podlegającym pod opis bibliograficzny. Niekiedy nazywa się ją potocznie „informacją o innej informacji”. Może ona dotyczyć różnych kwestii. Niekiedy w adnotacji zapisuje się uwagi dotyczące tekstu, z kolei w innym przypadku opisywane są cechy formalne. Zazwyczaj jest to właśnie ta druga opcja. Warto również pamiętać, że adnotacja musi być zwięzłym dopiskiem do tekstu głównego.

    (więcej…)

  • Aerator

    Wykreowanie i utrzymanie optymalnego mikroklimatu w archiwum to podstawa dla zachowania zbiorów dokumentacji w dobrej kondycji. Często osiągnięcie odpowiednich parametrów jest niemożliwe bez wsparcia dodatkowego sprzętu. Jednym z nich jest aerator, czyli komora do wietrzenia zbiorów. To właśnie prawidłowa wentylacja, obok temperatury, czystości natężenia światła i wilgotności, jest kluczowa dla utrzymania nośników w nienaruszonym stanie. (więcej…)

  • Akta

    Akta to jedno z najważniejszych pojęć związanych z archiwizacją dokumentów. Stanowią ich zbiór, który nie jest przypadkowy i w zależności od przeznaczenia można wymienić wiele rodzajów akt, które spełniać muszą jednak pewne wymogi formalne, mimo że najczęściej słowa tego używamy potocznie w sposób intuicyjny.

    (więcej…)

  • Akta specyficzne

    Dokumentację i tworzące ją akta można podzielić według wielu klasyfikacji. Jednym z ważniejszych podziałów funkcjonującym w jednostkach organizacyjnych jest podział dokumentacji na akta typowe i akta specyficzne. Tym razem zajmiemy się drugą kategorią. W jaki sposób akta specyficzne różnią się od typowych? Gdzie możemy je spotkać? Jak odbywa się klasyfikacja tego rodzaju akt? (więcej…)

  • Akta sprawy

    Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

    (więcej…)

  • Akta wieczyste

    Są takie dokumenty, które nie mogą zostać zniszczone nawet po upływie pewnego czasu. Zalicza się do nich akta wieczyste, czyli materiały oznaczone symbolem „A”. Oznaczenie akt takim symbolem to informacja, że zostały one zakwalifikowane do trwałego przechowywania, ze względu na swoją wartość historyczną czy materialną nie mogą zostać skasowane.

  • Aktotwórca

    W archiwistyce bardzo popularnym i często spotykanym pojęciem jest aktotwórca. Definicja tego pojęcia jest bardzo prosta. Czym zajmuje się aktotwórca i jak inaczej możemy go nazwać? jakie podmioty i osoby mogą być w świetle prawa aktotwórcami?

    (więcej…)

  • Algorytm kryptograficzny

    Algorytm kryptograficzny to metoda polegająca na przekształceniu pewnych danych w taki sposób, by ukryć ich zawartość informacyjną. Algorytm pomaga także w dekodowaniu dokumentów. Osoba, która ma kodować dane zostaje wyposażona w swego rodzaju listę poszczególnych czynności, mających na celu przemianę danych pierwotnych w zaszyfrowane.

    (więcej…)

  • Aneks

    Zdarza się, że dokumenty, w szczególności umowy, ważne w świetle prawa, wymagają pewnej modyfikacji, choć zdecydowana większość ich postanowień pozostaje aktualna. Wówczas autor dokumentu lub częściej dwie strony, które wiąże umowa, sporządzają stosowny aneks. Czym dokładnie jest aneks? W jakich przypadkach należy sporządzić aneks? Jaką moc prawną miewają aneksy? (więcej…)

  • Aprobata

    Słowo aprobata jest mocno zakorzenione w języku polskim i wciąż bardzo często używane. Każdy intuicyjnie zna jego znaczenie, nawet jeśli nie zapoznał się ze ścisłą definicję tego słowa. Termin aprobata występuje również w archiwistyce jako nauce, gdzie stanowi jedno z podstawowych pojęć archiwistycznych. Jego znaczenie jest zbieżne z używanym na co dzień. Czym dokładnie jest aprobata z punktu widzenia archiwistyki jako nauki? (więcej…)

  • Archiwa państwowe

    Rząd i inne instytucje państwowe produkują wiele dokumentów. Oczywiście wszystkie one wymagają archiwizacji. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych to instytucja centralna,  której obszarem działalności są właśnie archiwa państwowe, za zarządzanie którymi jest odpowiedzialna. Czym dokładnie są archiwa państwowe? W jaki sposób można je podzielić? Jak reguluje ich kwestie polskie prawo? (więcej…)

  • Archiwa państwowe wyodrębnione

    W Polsce archiwa państwowe funkcjonują w ścisłym porządku prawnym. Za zarządzanie nimi odpowiada Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, która podlega Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jednak w tym zakresie istnieją również wyjątki. Chodzi o archiwa państwowe wyodrębnione, które nie podlegają tej instytucji, chociaż należą do państwowej sieci archiwalnej. Czym dokładnie są archiwa państwowe wyodrębnione? Jakie instytucje zajmują się ich prowadzeniem? W jaki sposób powstają? (więcej…)

  • Archiwa zakładowe samorządowe

    Do sprawnego i zgodnego z prawem zarządzania jednostką organizacyjną niezbędne jest założenie i rzetelne prowadzenie archiwum zakładowego samorządowego. Konieczność stworzenia takiego ogniwa dotyczy zarówno urzędów, jak i organów samorządu terytorialnego na wszystkich szczeblach, a nawet ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe. Obowiązek kontrolowania pracy archiwum spoczywa na kierowniku lub jego zastępcy. (więcej…)

  • Archiwista

    Praca w archiwum wymaga zaangażowania w kontrolowanie zgromadzonych akt, które przechowywane są w składnicy, bibliotece, muzeum, urzędzie, instytucji lub archiwum zakładowym. W każdym z nich osobą odpowiedzialną za realizowanie tego zadania jest archiwista, czyli pracownik posiadający uprawnienia do sprawowania nadzoru nad powierzonymi zasobami. Uzyskuje je w wyniku ukończenia studiów na uczelni wyższej, technikum o odpowiedniej specjalizacji czy kursów organizowanych np. przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. (więcej…)

  • Archiwistyka

    Ta humanistyczna dyscyplina naukowa zajmuje się szeroko rozumianymi zagadnieniami dotyczącymi archiwów oraz materiałów archiwalnych. Jest powiązana z informacją naukową oraz bibliotekoznawstwem, a wywodzi się z historii. (więcej…)

  • Archiwoznawstwo

    Tym mianem określamy dział archiwistyki, który bada historię archiwów, a także ich organizację z uwzględnieniem zawartych treści. Bezpośrednio wiąże się z historią administracji, głównie pod kątem stosowanych metod badawczych. Dzięki prowadzonym badaniom i analizom procesów (kształtowania, organizowania archiwum) jest wykorzystywana jako narzędzie do doskonalenia opisu przechowywanych zasobów. (więcej…)

  • Archiwum

    Nazwa „archiwum” wywodzi się z łacińskiego słowa archīvum i służy do określania instytucji, która zajmuje się gromadzeniem, zabezpieczaniem, kształtowaniem, opracowywaniem, trwałym przechowywaniem oraz udostępnianiem zgromadzonych materiałów archiwalnych. Jest też uprawniona do wydawania uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii oraz do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki. (więcej…)

  • Archiwum prywatne

    Tuż obok zawodowych archiwów państwowych, należących do zakładów pracy, bibliotek, uczelni czy jednostek samorządowych i instytucji funkcjonują archiwa prywatne. Są one zakładane i prowadzone przez osoby będące hobbystami, które interesują się gromadzeniem i katalogowaniem dokumentów. (więcej…)

  • Archiwum przejściowe

    Mianem archiwum przejściowego określamy miejsce lub sytuację, w której konkretny zbiór zostaje zakwalifikowany do przechowywania tylko przez pewien czas. (więcej…)

  • Archiwum zakładowe

    Przy organizacji struktury przedsiębiorstwa można spotkać się z określeniem archiwum zakładowe. Używamy go, żeby nazwać wewnętrzną komórkę w ramach danej jednostki organizacyjnej (np. państwowej). Pracownicy w niej zatrudnieni są odpowiedzialni za gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie, a także udostępnianie całości zbioru dokumentacji – zarówno tej skategoryzowanej jako „A”, jak również z grupy „B”. Ponadto zajmują się okresowym typowaniem dokumentów do brakowania. (więcej…)

  • Brakowanie dokumentacji

    Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa. (więcej…)

  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    To procedura polegająca na ocenianiu przydatności poszczególnych materiałów i akt. Te, które zostaną uznane za nieprzydatne i nieaktualne mogą zostać zniszczone, czyli przekazane na makulaturę. Mówimy wówczas o brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, która odbywa się na wniosek kierownika jednostki (dwa wnioski są składane, gdy mamy do czynienia z dokumentacją własną i odziedziczoną). Zgodę na realizację musi wydać dyrektor właściwej jednostki archiwum państwowego. (więcej…)

  • Brulion

    Rozmaite wnioski, referaty, opracowania zanim nabiorą ostatecznej formy i brzmienia, zazwyczaj spisywane są na brudno. Dotyczy to sytuacji, w której szkic pisma umieszcza się w tzw. brulionie. (więcej…)

  • Czystopis

    W każdym biurze, kancelarii, w dziale księgowości czy archiwistyce operuje się dokumentami – albo sporządzanymi w tradycyjnej wersji papierowej, albo w formie elektronicznej. Przed wykonaniem właściwego pisma przygotowuje się jego projekt, który powinien zawierać określone instrukcją elementy. Stanowi on punkt wyjścia do stworzenia czystopisu, profesjonalnie określanego też jako mundum. Jest to tekst pisma urzędowego lub innego dokumentu, który ma postać przygotowaną do uwierzytelnienia, po którego dokonania może być wręczony odbiorcy. (więcej…)

  • Dekretacja

    Dekretacja jest ogólnym pojęciem, związanym z obiegiem dokumentów w firmie. Dotyczy ono różnych dokumentów i pism, jakimi operuje się w poszczególnych instytucjach. Mogą to być pisma sądowe, dokumenty księgowe, archiwalne itp. Przez dekretację rozumie się zarządzenie osoby odpowiedzialnej i wykonanie przez nią adnotacji na wpływającym piśmie, która wskazuje referenta czy komórkę organizacyjną odpowiedzialną za załatwienie sprawy. Niekiedy adnotacja jest uzupełniona o wskazówkę dotyczącą sposobu postępowania i terminu załatwienia sprawy.

    (więcej…)

  • Dokument

    Dokument jest pismem, zapisem elektronicznym, wideo, przedmiotem itp., który stanowi świadectwo zaistnienia jakiegoś faktu. Jest to pojęcie bardzo szerokie, gdyż odnosi się do rozmaitych zdarzeń zachodzących na przestrzeni czasu, zarówno w odległej przeszłości, jak i współcześnie. Dokument może też przyjąć różną formę, począwszy od papierowej (pismo, list, książka, broszura, pamiętnik, wykaz itp.), przez rzeczową, po elektroniczną. Dokument w formie pisanej powinien być sporządzony z zachowaniem zasad i form obowiązujących w danej epoce oraz uwierzytelniony, dzięki czemu można mu przypisać określony stan prawny. (więcej…)

  • Dokumentacja

    Dokumentacja to pojęcie bardzo ogólne, mające szerokie zastosowanie w każdej dziedzinie działalności. W ujęciu ogólnym jest to zbiór pojedynczych dokumentów, które przedstawiają, a jednocześnie poświadczają sposób załatwienia sprawy czy realizacji inwestycji. Dokumentacja jest podstawą do wnoszenia roszczeń i wyciągania konsekwencji w przypadku awarii, wypadku, negatywnego rozwiązania problemu, czy też potrzeby dokonania zmian w danym obszarze.

    (więcej…)

  • Dokumentacja budowy

    Dokumentacja budowy to zbiór dokumentów, które opisują i poświadczają sposób realizacji oraz efekty każdego etapu inwestycji. Celem jej sporządzania jest zapewnienie dostępu do konkretnych informacji w przypadku, gdy dojdzie do wykrycia nieprawidłowości, awarii, wypadku czy też pojawi się potrzeba zmiany lub rozbudowy obiektu. Dokumentacja budowy jest gromadzona przez cały okres jej trwania i systematycznie wzbogacana o nowe pozycje. Potrzeba jej tworzenia i przechowywania wynika z ustawy Prawo budowlane. (więcej…)

  • Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna

    Wszelkie regulacje związane z tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji geodezyjno-kartograficznej są regulowane przez Dz.U.1995.25.133 – Rozporządzenie Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 21 lutego 1995 r. w sprawie rodzaju i zakresu opracowań geodezyjno-kartograficznych oraz czynności geodezyjnych obowiązujących w budownictwie. (więcej…)

  • Dokumentacja inwestycyjna

    Przygotowania do podjęcia prac budowlanych, związanych z modernizacją terenu, przebudową obiektu, modernizacją w obrębie linii energetycznych czy sieci irygacyjnej, a także uzbrojenie działek i wiele innych czynności terenowych, wymaga opracowania dokumentacji inwestycyjnej. (więcej…)

  • Dokumentacja jawna

    Dokumentacja jawna to dokumentacja niezawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami. Jest to jedna z klas dokumentów określająca stopień ich ochrony w zakresie dostępu. (więcej…)

  • Dokumentacja konstrukcyjna

    Dokumentację konstrukcyjną tworzy zbiór dokumentów, które precyzyjnie i jednoznacznie charakteryzują dany produkt. Często jest nim maszyna, linia technologiczna, sprzęt AGD czy pojazd.  Dokumentacja jest źródłem informacji w sytuacji, gdy dojdzie do awarii czy uszkodzenia i konieczne rozebranie urządzenia lub wymiana części. Dokumentacja konstrukcyjna jest też niezbędna podczas rozruchu i wdrażania pracowników w obsługę. Dostarcza wskazówek na temat sposobów postępowania podczas konserwacji czy zasad eksploatacji. (więcej…)

  • Dokumentacja księgowa

    Dokumentacja księgowa jest zbiorem dokumentów, które poświadczają przeprowadzenie różnych operacji gospodarczych. Są to np. zakupy surowców i materiałów, wpływy wynikające ze sprzedaży, inwestycje, kredyty i pożyczki czy wydatki związane z obowiązkiem podatkowym i utrzymaniem pracowników. Tworzące ją dokumenty księgowe są nazywane dowodami księgowymi lub dowodami źródłowymi. Sposoby tworzenia dokumentacji księgowej oraz jej zawartość szczegółowo określa art. 10 ust. 1 Ustawy o rachunkowości. (więcej…)

  • Dokumentacja niearchiwalna

    Dokumentacja gromadzona i przechowywana w archiwum podmiotu gospodarczego, instytucji, organizacji czy organu samorządowego może mieć wartość trwałą lub tymczasową. W tym drugim przypadku jest ona cenna i przydatna tylko w określonym czasie, np. na etapie realizowania konkretnego zamówienia czy prowadzenia określonej akcji społecznej. Po zakończeniu działań przestaje ona mieć znaczenie zarówno dla teraźniejszej, jak i dla przyszłej pracy podmiotu. Jest to dokumentacja niearchiwalna. (więcej…)

  • Dokumentacja niejawna

    Pojęcie dokumentacji niejawnej dotyczy tych dokumentów, które zawierają informacje niejawne, zdefiniowane w Ustawie o ochronie informacji niejawnych z 5 sierpnia 2010 roku. Są takie informacje, które zostały uznane za tajemnicę państwową lub służbową, z uwagi na ich szkodliwość dla Rzeczypospolitej Polskiej lub jej interesów. W związku z tym są opatrzone odpowiednią klauzulą tajności i podlegają specjalnej ochronie. Dokumentacja niejawna jest też przechowywana i przetwarzana na ściśle określonych zasadach. (więcej…)

  • Dokumentacja poufna

    Do klasyfikacji materiałów uznanych za niejawne, zawierających informacje strzeżone wykorzystuje się oznaczenie „tajne”. Dokumentacja poufna to jedna z klauzul stosowana w archiwizacji dla określenia ważności i tajności akt. Obok niej znajdują się takie pojęcia jak „ściśle tajne”, „tajne” oraz „zastrzeżone”. (więcej…)

  • Dokumentacja powykonawcza

    Zakończenie każdej inwestycji budowlanej wiąże się z koniecznością zebrania dokumentacji powykonawczej, skompletowania jej, właściwego skategoryzowania oraz przekazania właścicielowi nieruchomości lub jej zarządcy. To zadanie spoczywa na kierowniku budowy. Jest on zobligowany do rzetelnego przygotowania dokumentacji powykonawczej wraz ze zmianami, jakie były nanoszone w trakcie prac oraz pomiarami geodezyjnymi. (więcej…)

  • Dokumentacja tajna i ściśle tajna

    Dla wielu osób przechowywanie dokumentacji tajnej jest bardzo kłopotliwe. Proces ten wymaga znajomości ustawy z 2010 roku, która dotyczy szeroko pojętej ochrony informacji niejawnych (najczęściej tajemnic państwowych czy służbowych). Dokumenty mogą mieć różną formę, zarówno papierową, jak również audio czy video. Polskie prawo przewiduje nie tylko sposób ich archiwizowania, ale też okres, przez jaki podlegają ochronie. (więcej…)

  • Dokumentacja techniczna

    Dokumentacja techniczna w formie papierowej i elektronicznej wymaga odpowiedniej archiwizacji. Wiele przedsiębiorstw zleca to zadanie firmom zewnętrznym, na zasadzie outsourcingu. Pozwala to na staranne kategoryzowanie plików, zgodnie z zakresem rzeczowym oraz przepisami polskiego prawa. Zastosowanie mają tu zarówno regulacje dotyczące archiwizacji, jak i ochrony danych osobowych. (więcej…)

  • Dokumentacja technologiczna

    Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików. (więcej…)

  • Dokumentacja zastrzeżona

    Są takie akta i materiały, które zawierają informacje wrażliwe, nieprzeznaczone dla osób nieuprawnionych. W ramach dokumentacji zastrzeżonej znajdują się np. wszelkie informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą „zastrzeżone”. (więcej…)

  • Działalność archiwalna

    Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów. (więcej…)

  • Dziedziczenie materiałów archiwalnych

    Dziedziczenie materiałów archiwalnych jest też określane terminem „sukcesja”. W archiwistyce odnosi się do sytuacji, w której wszelkie zgromadzone zasoby archiwalne danego podmiotu (sukcesodawcy, twórcy jednostki archiwum) są przejmowane przez inną jednostkę organizacyjną. Przejęcie może być całkowite i obejmować pełne zbiory, jak i częściowe, co wynika z określonych kompetencji merytorycznych czy terytorialnych sukcesora. (więcej…)

  • Dziennik podawczy

    Dziennik podawczy jest księgą powszechnie stosowaną w systemie kancelaryjnym dziennikowym. Stanowi pomoc w prowadzeniu ewidencji dokumentów, które wpłynęły lub zostały wysłane z danej jednostki organizacyjnej. Ewidencjonowanie korespondencji odbywa się na określonych zasadach. W systemie dziennikowym stosuje się formowanie tzw. jednostek aktowych, których podstawę stanowi numer ewidencyjny zapisany w dzienniku podawczym. System ten ma charakter chronologiczno-numerowy co oznacza, że poszczególne dokumenty są numerowane w kolejności ich napływania lub wysyłania. (więcej…)

  • Ekspedycja

    Pojęcie ekspedycji kojarzy się przede wszystkim z wysyłaniem różnych przesyłek. Jest ono bardzo szerokie i dotyczy wszystkich typów materiałów luzem, paczek, palet, żywych zwierząt i roślin oraz wielu innych przedmiotów. W biurach, urzędach, kancelariach i innych organach administracyjnych ekspedycja dotyczy również dokumentów.  Nie odbywa się ona na przypadkowych zasadach, lecz jest objęta procedurą zapisaną w instrukcji kancelaryjnej. Pozwala ona na zachowanie kontroli nad obiegiem dokumentów oraz wymianą korespondencji dotyczącej konkretnej sprawy. (więcej…)

  • Ekspertyza archiwalna

    Pod pojęciem ekspertyzy archiwalnej kryje się badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego. Wykonuje się je po to, aby ocenić wartość oraz ustalić, jak należy prawidłowo zakwalifikować znajdujące się w nim materiały. (więcej…)

  • Ewidencjonowanie

    Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością gromadzenia dokumentacji i przechowywania jej we właściwy sposób. Muszą one być odpowiednio oznaczone i posegregowane, aby zachować ciągłość danych bieżących i archiwalnych. Ewidencjonowanie dokumentów to proces, który polega na nadaniu pismom identyfikatorów i przechowywaniu ich według określonej instrukcji. (więcej…)

  • Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny stanowi jedną z części narodowego zespołu archiwalnego. Obejmuje on wszystkie materiały archiwalne, których formalnymi właścicielami są jednostki państwowe. Jego uzupełnieniem są zespół państwowy ewidencjonowany i nieewidencjonowany oraz zespół państwowy nieewidencjonowany. Wspólnie tworzą one dokumentację zakwalifikowaną do wieczystego przechowywania w archiwach. (więcej…)

  • Granice zespołu archiwalnego

    Gromadzenie materiałów archiwalnych w określonej jednostce organizacyjnej jest regulowane konkretnymi przepisami. Wyznaczają one nie tylko sposoby zbierania, opracowywania czy klasyfikowania dokumentów. Wskazują też, które materiały mogę się znaleźć w konkretnym archiwum. Zakres takich akt jest określany jako granice zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Gromadzenie zasobu archiwalnego

    Archiwum stanowi nieodłączną część niemal każdej instytucji, przedsiębiorstwa, organu samorządowego, a często jego twórcą jest osoba fizyczna. Wyodrębnienie takiej jednostki ma na celu zbieranie i zabezpieczanie materiałów oraz dokumentacji, która ma wartość historyczną. Gromadzenie zasobu archiwalnego jest procesem bezpośrednio związanym z istnieniem i działalnością jego twórcy. (więcej…)

  • Inne komórki

    Tworzenie zasobu archiwum zakładowego z przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji wiąże się z określenie zasad organizacji gromadzenia i opracowywania oraz przechowywania dokumentów. Regulamin, jakim kieruje się aktotwórca, określa też charakter komórek organizacyjnych, w tym komórki merytorycznej. Pojawia się w nim również pojęcie „inne komórki”. Co ono oznacza? (więcej…)

  • Instrukcja archiwalna

    Prowadzenie archiwum zakładowego w dowolnym przedsiębiorstwie, placówce edukacyjnej czy innej jednostce wymaga stosowania precyzyjnie określonych zasad, pozostających w zgodzie z ogólnymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentów. Zasady te określa instrukcja archiwalna – akt normatywny stanowiący zbiór przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce. (więcej…)

  • Instrukcja kancelaryjna

    Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna. (więcej…)

  • Inwentarz kartkowy

    Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w archiwum wymaga stosowania odpowiedniego systemu klasyfikacji. Pozwala ona na szybkie odnalezienie danego materiału, również w bardzo bogatych i rozbudowanych zbiorach. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów precyzyjnie określają, jak należy je klasyfikować. Jedną z form niższego poziomu jest tzw. inwentarz kartkowy. (więcej…)

  • Inwentarz zespołu archiwalnego

    Rozbudowane zbiory archiwalne mogą liczyć nawet wiele milionów jednostek inwentarzowych. Poszukiwanie tej właściwej, w celu jej udostępnienia, przekazania czy przekwalifikowania, bez odpowiednich narzędzi pomocniczych byłoby niezwykle czasochłonne. Pomocą archiwalną, która pozwala przyspieszyć i usprawnić tę czynność, jest inwentarz zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Jednolity rzeczowy wykaz akt

    Przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu. Dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze. W celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową. (więcej…)

  • Jednostka archiwalna

    Jednostką archiwalną nazywamy pewną grupę materiałów archiwalnych. Mianem tym określa się także jednostkowy materiał archiwalny – plakaty, pieczęcie, zdjęcia, filmy czy mapy.

    (więcej…)

  • Kancelaria

    Pojęcie kancelarii jest szeroko stosowane w odniesieniu do różnych form działalności, które wiążą się z przygotowywaniem, przetwarzaniem lub przesyłaniem dokumentów. Do najczęściej spotykanych zaliczają się kancelarie prawne, notarialne czy komornicze oferujące usługi z zakresu różnych dziedzin prawa i obsługi prawnej klientów fizycznych, firm i instytucji. Podobnie jest definiowana kancelaria w archiwistyce. (więcej…)

  • Kancelaria tajna

    Przetwarzanie, przechowywanie czy przesyłanie dokumentów, które zawierają tzw. treści niejawne, wymaga stosowania specjalnych zasad. Mają one na celu ograniczenie do minimum ryzyka wydostania się danych i wykorzystania ich w celach przestępczych. Jedną z form takiej ochrony jest wyodrębniona komórka organizacyjna, określana jako kancelaria tajna. (więcej…)

  • Klasyfikacja

    Klasyfikacja jest terminem o bardzo szerokim znaczeniu, stosowanym w niemal każdej dziedzinie nauki i działalności człowieka. Pozwala ona na uporządkowanie dużej ilości przedmiotów materialnych, niematerialnych, ożywionych czy nieożywionych w klasy określone za pomocą konkretnego kryterium. Klasyfikację stosuje się też w archiwistyce, do porządkowania i szeregowania jednostek czy zbiorów.

    (więcej…)

  • Klucze kryptograficzne

    Gromadzenie i archiwizowanie dokumentów często wiąże się z koniecznością zabezpieczenia ich zawartości przed dostępem osób niepowołanych. Znajdujące się w nich informacje mogą być objęte ustawą o ochronie danych osobowych czy tajemnicą przedsiębiorstwa. W tym celu stosuje się różne metody i narzędzia. Zaliczają się do nich również klucze kryptograficzne.

    (więcej…)

  • Komórka merytoryczna

    Podstawowym elementem struktury każdego przedsiębiorstwa czy instytucji jest komórka organizacyjna. Im większe są podmiot i liczba pracowników, tym bardziej rozbudowany jest ich system. Poszczególne komórki nie tylko łączą się w piony, ale też pełnią ściśle określone funkcje. Wyznaczają one ich specjalizację i określają miejsce procesie realizacji zadań. Jedną z nich jest komórka merytoryczna.

    (więcej…)

  • Komórka organizacyjna

    Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa czy instytucji wymaga odpowiedniej organizacji. Dzięki niej jest możliwe przydzielanie zadań i rozliczenie z nich. Pozwala ona też na przypisanie odpowiedzialności za przebieg i zakończenie określonych spraw, przechowywanie dokumentów oraz za obsługę korespondencji. Podstawowym elementem takiej struktury jest komórka organizacyjna.

    (więcej…)

  • Komórka pocztowa

    Jedną z czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa czy instytucji jest obsługa korespondencji. Odbieranie listów i przesyłek napływających do firmy oraz wysyłanie ich do podmiotów zewnętrznych to zadania, które wymagają redagowania pism oraz prowadzenia specjalnej ewidencji. Jednostką pełniącą te funkcje jest samodzielna komórka pocztowa.

    (więcej…)

  • Konkordancja

    Dokonywanie zmian w oznaczaniu poszczególnych jednostek czy zbiorów archiwalnych wymaga odnotowania ich w odpowiednim wykazie. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie materiału, także włączonego do archiwum przed wielu laty i funkcjonującego w niektórych zapisach jeszcze z dawną sygnaturą. Spisy i wykazy tego typu są określane mianem konkordancji.

    (więcej…)

  • Konserwacja materiałów archiwalnych

    Nabywanie materiałów archiwalnych wiąże się z koniecznością ich zabezpieczenia przed zniszczeniem. Tylko wtedy dokumenty przechowywane w archiwum będą miały wartość dla przyszłych pokoleń. Pozyskiwane dokumenty nie zawsze też są w dobrym stanie, a często nie kwalifikują się do archiwizacji bez wykonania odpowiednich czynności. Są one określane jako konserwacja materiałów archiwalnych.

    (więcej…)

  • Korespondencja

    Sposób komunikowania się i wymiany informacji pomiędzy dwiema osobami, określa się mianem korespondencji. Może ona przybierać różne formy i odbywać się w sposób listowny, telefoniczny lub mailowy. W firmach i instytucjach publicznych obowiązują określone instrukcje prowadzenia i zarządzania korespondencją. Dokumenty muszą być sporządzone z zachowaniem zasad formalnych, a ich obieg i przechowywanie odbywać się we właściwy sposób. (więcej…)

  • Księga

    Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji firmowej, musi odbywać się w określony sposób. Pisma mogą być obsługiwane w formie elektronicznej lub tradycyjnej, a jedną z form archiwizacji jest księga. To zbiór dokumentów zszytych i ujętych w twardą oprawę, które dotyczą danej sprawy. Księgi muszą być prowadzone według zasad instrukcji kancelaryjnej, a zawarte w niej pisma odpowiednio oznaczone. (więcej…)

  • Księga nabytków i ubytków

    Ewidencja materiałów archiwalnych jest jednym z obowiązków jednostki odpowiedzialnej za gromadzenie i przechowywanie zbiorów. Pozwala ona na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w bogatej kolekcji. Jednocześnie tworzy obraz całej zawartości archiwum. Wśród niezbędnych dokumentów ewidencyjnych istotną rolę odgrywa również księga nabytków i ubytków.

    (więcej…)

  • Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego

    Tworzenie archiwum ma na celu zachowanie dla potomności materiałów o wartości historycznej, które są gromadzone w danej jednostce organizacyjnej. Rozbudowywanie zbioru ma charakter subiektywny, gdyż nadawanie wartości materiałom może wynikać ze stosowania indywidualnych kryteriów. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego jest sposobem na ujednolicenie tych kryteriów i podniesienie wartości zbiorów.

    (więcej…)

  • Kwalifikacja archiwalna

    Archiwum jest miejscem gromadzenia i przechowywania zbiorów, złożonych z rozmaitych jednostek archiwalnych. Poszczególne dokumenty – akty, nagrania dźwiękowe i wideo, broszury, zdjęcia, publikacje itp. – nie zawsze mają tę samą wartość historyczną. Do jej określenia służy tzw. kwalifikacja archiwalna, która stanowi podstawę przydzielenia materiałowi określonego symbolu oznaczenia.

    (więcej…)

  • Kwerenda archiwalna

    Kwerenda archiwalna poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych. (więcej…)

  • Lustracja

    Lustracja jest jedną z czynności sprawdzających przeprowadzanych w organizacjach, zakładach pracy, organach samorządowych czy instytucjach. Podstawę do jej wykonania stanowi odpowiedni akt prawny, a za realizację jest odpowiedzialny organ nadrzędny. W archiwistyce lustrację przeprowadza się z ramienia dyrektora archiwum państwowego. Kontroli podlegają jednostki organizacyjne.

    (więcej…)

  • Luzy

    Materiały, które trafiają do archiwum, muszą być odpowiednio uporządkowane i przygotowane do archiwizacji. Oprócz nadania im odpowiedniej kategorii i sklasyfikowania w zbiorach archiwalnych, powinny być także ułożone w sposób rzeczowo-chronologiczny. Dokumenty, które są chaotycznie rozproszone nazywa się luzami. Zanim trafią do archiwizacji należy je opracować, aby tworzyły układ, który został im pierwotnie nadany. (więcej…)

  • Mapa

    Mapa to graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru. Mapy zaliczają się do dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, która podlega określonym zasadom ewidencjonowania i archiwizacji. W zależności od rodzaju i przeznaczenia, mogą zawierać takie informacje jak pomiary geodezyjne, opracowania techniczne czy zdjęcia wytyczonego obszaru. (więcej…)

  • Materiały archiwalne

    Każdy zakład pracy czy organizacja ma obowiązek prowadzić archiwum lub przekazywać dokumentację do jednostki wskazanej przez dyrektora archiwum państwowego. Materiały te w większości są cenne jedynie dla twórców zbioru i stają się zbędne po kilkunastu latach. Część dokumentów może jednak mieć wartość historyczną, dzięki której kwalifikują się one do wieczystego przechowywania. Są to materiały archiwalne.

    (więcej…)

  • Metodyka archiwalna

    Metodyka archiwalna stanowi jedną z trzech części archiwistyki. Wraz z teorią archiwalną i archiwoznawstwem tworzy dyscyplinę naukową, która zajmuje się badaniami, gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów, szczególnie tych o wartości historycznej (archiwów).  Metodyka jest dziedziną czynną – dostarcza narzędzi niezbędnych do prawidłowego tworzenia, opisywania i przechowywania zbiorów archiwalnych. (więcej…)

  • Metr bieżący

    Metr bieżący to jedno ze specyficznych pojęć archiwistycznych. W ten sposób określa się ilość akt. Jeden metr bieżący oznacza dokładnie taką ilość dokumentów (w teczkach), jaka mieści się na półce o długości 1 m. (więcej…)

  • Nabytki archiwalne

    W archiwum przechowuje się głównie dokumenty, które zostały przekazane do zarchiwizowania przez firmy i instytucje państwowe. Mają one zostać zgromadzone i sklasyfikowane według ustalonych instrukcji przez okres wyznaczony przez przepisy prawa. Do zasobów mogą zostać włączone także materiały, które zostały przekazane w sposób dobrowolny, które są wartościowe dla archiwum. Nabytki archiwalne to materiały archiwalne wpływające i włączane do zasobu archiwum w drodze dopływu, kupna, darów lub depozytów wieczystych. (więcej…)

  • Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu

    W firmach i instytucjach stosuje się instrukcję kancelaryjną, która określa, w jaki sposób mają być znakowane i ewidencjonowane dokumenty. Procedury te są ujednolicone dla administracji publicznej i zawierają wykaz symboli, według których nadaje się pismom identyfikator. Podobne zasady obowiązują podczas archiwizacji poszczególnych zbiorów. (więcej…)

  • Narodowy zasób archiwalny

    W archiwach przechowuje się dokumentację firmową i urzędową, która podlega określonym procedurom archiwizacji. Stosuje się do nich przepisy prawa, które precyzują, w jaki sposób i jak długo mają zostać włączone do zbiorów archiwalnych. Istnieją jednak materiały, które podlegają szczególnej ochronie i stosuje się do nich odrębne instrukcje. Są one skategoryzowane jako narodowy zasób archiwalny i obejmują dokumenty oraz akta, które mają wartość historyczną. (więcej…)

  • Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    Materiały, które wchodzą w skład zasobów archiwalnych, klasyfikuje się według źródła ich pochodzenia, rodzaju czy zawartości. Mogą one zostać przekazane dobrowolnie lub ustawowo, jeżeli należą do własności państwa i mają znaczenie dla historii narodu. Wśród nich wyróżnia się także nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, który podlega szczególnym procedurom klasyfikacji i przechowywania. (więcej…)

  • Niepaństwowy zasób archiwalny

    W zbiorach archiwów mogą być przechowywane materiały, które stanowią własność państwa lub osób prywatnych czy instytucji. Są one klasyfikowane i ewidencjonowane według określonych zasad, które uwzględniają ich rodzaj czy przynależność do danej kategorii archiwów. Niepaństwowy zasób archiwalny to zbiór materiałów, które nie wchodzą w skład państwowych archiwów. Mogą więc należeć zarówno do osób fizycznych, jak i innych podmiotów. (więcej…)

  • Nośnik informatyczny

    Obecnie większość danych przechowywanych jest w formie elektronicznej. Wszelkie dokumenty oraz informacje są gromadzone i przekazywane poprzez wykorzystanie specjalnych nośników informatycznych. Wykorzystywane są one w firmach, instytucjach, a nawet archiwach, gdzie zasoby ewidencjonowane są w formatach cyfrowych. Wprowadzenie takiego systemu obiegu informacji miało za zadanie usprawnienie komunikacji oraz poprawę efektywności pracy instytucji i podmiotów gospodarczych. (więcej…)

  • Nośnik papierowy

    Nośnik papierowy to w archiwistyce określenie arkusza papieru, na którym sporządzono zapis, tworząc formalny dokument. Aby papier z zapisem stał się nim, musi spełnić kilka wymogów. Jednym z nich jest zgodność arkusza z Polskimi Normami. Konieczne jest też sporządzenie zapisu w określonej formie, układzie, z odpowiednimi pieczęciami lub podpisami – wymaganymi przepisami lub instrukcjami. W archiwistyce nośnik papierowy odgrywa istotną rolę i wymaga specjalnych zasad postępowania przy opisywaniu i przechowywaniu. (więcej…)

  • Obieg pism

    W każdej jednostce organizacyjnej przez obieg pism rozumie się drogę, jaką pokonuje notatka, przesyłka i czy inny dokument od momentu wpłynięcia do chwili zakończenia sprawy. Droga ta obejmuje wszystkie pośrednie jednostki, przez które musi przejść dokument zgodnie z obowiązującymi w danej firmie czy instytucji przepisami. (więcej…)

  • Ocena wartości dokumentacji

    Patrz: Ekspertyza archiwalna

  • Operat ewidencyjny

    Operat ewidencyjny jest terminem, który łączy archiwistykę z geodezją. Z jednej strony odnosi się on do zbioru dokumentów o określonej wartości. Z drugiej – jest wykorzystywany do sporządzania nowych planów, map geodezyjnych, dokumentacji związanej z podziałem gruntów czy inwestycjami lub wykonywanej do celów prawno-sądowych. Czy więc jest operat ewidencyjny? W ujęciu formalnym tworzy go zbiór dokumentów precyzyjnie opisujących dany obręb gruntów, wraz z naniesieniami. (więcej…)

  • Opis jednostki archiwalnej

    Gromadzenie dokumentów archiwalnych i tworzenie zbiorów wiążą się z koniecznością ich opisywania. Pozwala to w przyszłości szybko odnaleźć potrzebny materiał w spisie ewidencyjnym oraz na półce regału. Aby było to możliwe, dokument powinien być oznaczony zgodnie z ustalonymi procedurami i musi zawierać określone przepisami sygnatury. Informacja o tej sygnaturze, a także o treści i formie konkretnej jednostki archiwalnej jest określana jako opis jednostki archiwalnej. (więcej…)

  • Opisanie materiałów archiwalnych

    Opisanie materiałów archiwalnych jest czynnością najczęściej wykonywaną w sytuacji, gdy dany zbiór jest przygotowywany do przekazania do archiwów państwowych. Może to nastąpić wówczas, gdy zostaną spełnione warunki wymienione w art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173). Aby archiwum centralne przejęło materiały, muszą one być odpowiednio uporządkowane i właściwie opisane. (więcej…)

  • Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego

    Przez opracowanie zespołu bądź zbioru archiwalnego rozumie się szereg czynności, których celami są uporządkowanie oraz sporządzenie inwentarza ze wstępem. Różnice pomiędzy zespołem i zbiorem sprowadzają się do wielkości i zakresu tematycznego. Zespół tworzą organiczne materiały archiwalne wytworzone oraz zgromadzone na skutek działalności osoby fizycznej lub instytucji.  Natomiast zbiór archiwalny jest tworzony w ujęciu subiektywnym, zazwyczaj przez osoby fizyczne lub podrzędne jednostki organizacyjne takie jak archiwum zakładu czy organizacji. (więcej…)

  • Państwowy zasób archiwalny

    Państwowy zasób archiwalny jest zbiorem wszelkiego typu materiałów, które mają wartość historyczną, społeczną, kulturalną, polityczną, gospodarczą lub naukową. Zakres i rodzaj tych materiałów oraz sposób ich gromadzenia czy przechowywania reguluje Rozporządzenie
    Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego. (więcej…)

  • Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

    Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny (PZGiK) gromadzi materiały związane z ukształtowaniem i zagospodarowaniem terenu, dokumentujące efekty przeprowadzonych prac geodezyjnych i kartograficznych. Zbiory służą zarówno gospodarce narodowej, jak i potrzebom obywateli. Są przeznaczone m.in. do celów związanych z obronnością kraju, nauką, kulturą, ochroną porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz ochroną przyrody. (więcej…)

  • Pertynencja

    Pertynencja to zasada przynależności terytorialnej, która nakazuje ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały. W praktyce oznacza to, że archiwalia należą do jednostki terytorialnej, w której powstały. To jedna z podstawowych zasad archiwistyki, która była stosowana nawet przed jej oficjalnym wprowadzeniem. Nie oznacza to jednak, że nie stwarza ona problemów interpretacyjnych.

    (więcej…)

  • Pieczęć

    Pojęcie pieczęci funkcjonuje już od wielu stuleci. W ujęciu historycznym jest utożsamiane ze specjalnym znakiem odciskanym różnymi metodami na dokumencie lub korespondencji, w celu podkreślenia własności lub autorstwa i nadania im ważności prawnej. W tym rozumieniu pieczęć była uznawana za tzw. znak własnościowy, umożliwiający rozpoznanie osoby fizycznej lub instytucji. W przeszłości pieczęcie odciskano w wosku lub lace. Obecnie znaki są odbijane za pomocą tuszu. Coraz częściej też charakterystyczne herby zastępuje się tekstem. (więcej…)

  • Pieczęć urzędowa

    Pieczęć urzędowa jest specjalnym znakiem odciskanym na dokumencie przy pomocy stempla lub pieczątki w celu podniesienia jego wagi prawnej. Najczęściej jest ona wykonana z metalu metodą tłoczenia, ma okrągły kształt, a w części środkowej zawiera wizerunek polskiego orła. Na obwodzie jest umieszczana nazwa organu samorządowego, instytucji czy organizacji. (więcej…)

  • Pion ochrony

    Pion ochrony jest komórką organizacyjną, tworzoną na potrzeby ochrony informacji niejawnych. Polskie prawo obejmuje tym terminem wszelkie informacje, które w przypadku nieuprawnionego ujawnienia mogłyby negatywnie wpłynąć na interesy Rzeczypospolitej Polskiej lub spowodować inne szkody na jej rzecz. Jednocześnie szkody te mogłyby powstać niezależnie od sposobu ich wyrażania. (więcej…)

  • Pismo

    Pismo jest rodzajem dokumentu lub wypowiedzi sporządzonej przez osobę fizyczną, lub urzędnika na nośniku papierowym w określonym celu. Może nim być chęć utrwalenia wypowiedzi, uzyskania potwierdzenia złożenia wniosku czy prośby lub wystosowania odpowiedzi, jako gwarancji rozpatrzenia sprawy.  Pismo jest też wypowiedzią utrwalającą czynność urzędową z możliwością zarchiwizowania zarówno jej przebiegu, jak i podjętych decyzji. (więcej…)

  • Pismo okólne

    Pismo okólne jest też nazywane pismem obiegowym, cyrkularzem, kurendą lub okólnikiem. Jest to rodzaj listu lub dokumentu sporządzanego z przeznaczeniem dla wielu czytelników, których bezpośrednio dotyczy jego treść. Sposób przekazywania pisma może się odbywać na kilka sposobów – przez wykonanie i rozesłanie wielu kopii o tej samej treści, drogą elektroniczną lub metodą przekazywania jednego egzemplarza do kolejnych adresatów. (więcej…)

  • Pismo przewodnie

    Pismo przewodnie jest rodzajem listu wyjaśniającego, dołączanego do jednego lub wielu dokumentów czy materiałów wysyłanych do adresata. Jego zadaniem jest przedstawienie liczby i rodzaju załączników oraz wskazanie ich przeznaczenia. Mogą nim być np. uzupełnienie dokumentacji sądowej, związanej z konkretnym procesem lub korekta faktury za przeprowadzoną transakcję. (więcej…)

  • Pismo urzędowe

    Zgodnie z definicją słownikową, pismo urzędowe jest typem listu pisanego zwięzłym, prostym i jednocześnie formalnym językiem, przedstawiającego konkretny problem. Jego przedmiotem może być prośba, wyjaśnienie, informacja lub inna sprawa, z jaką nadawca zwraca się do urzędu. Prawidłowe sporządzenie takiego pisma ma duże znaczenie dla tempa i sposobu jej załatwienia, dlatego ważne jest, aby miało ono wszystkie istotne cechy. (więcej…)

  • Pismo wychodzące

    Pismo wychodzące jest jednym z dwóch elementów składających się na wymianę korespondencji w danej jednostce – firmie, organizacji, instytucji itp. W przeciwieństwie do pism przychodzących jest listem lub dokumentem, który opuszcza jednostkę w celu przekazania go do innej placówki, urzędu, firmy czy organizacji. Może mieć zarówno formę krótkiej notatki, jak i wielostronicowego dokumentu z licznymi załącznikami. (więcej…)

  • Plik

    Plik jest terminem o podwójnym znaczeniu. W bardziej tradycyjnym ujęciu, odnosi się do większej liczby kartek (banknotów, fotografii itp.) połączonych ze sobą w pakiet za pomocą spinacza lub gumki. Jest on na tyle duży, że bez problemu można go ująć dłonią i przenieść. Od kilkudziesięciu lat stosuje się to pojęcie także w informatyce, do określenia zbioru danych, powiązanych wspólnymi cechami i opatrzonych nazwą. (więcej…)

  • Podteczki

    Podteczki to teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej. Jest to więc sposób na wydzielanie pewnej grupy spraw z danej teczki. (więcej…)

  • Pomoce kancelaryjne

    Wykonywanie prac kancelaryjnych wiąże się z wieloma czynnościami, których celem jest obsługa przepływu dokumentów, korespondencji oraz ich rejestracja i archiwizacja. Im większa jednostka i więcej załatwianych w niej spraw, tym trudniejsze jest porządkowanie szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Pomoce kancelaryjne to środki, które ułatwiają te zadania. (więcej…)

  • Poprzedniki

    Pojęcie poprzedników w archiwistyce wiąże się z dziedziną ewidencjonowania zbiorów. Standardową procedurą, przyjętą przy opisywaniu zespołów (zbiorów) archiwalnych jest umieszczanie na nich tzw. dat skrajnych. Określają one czas wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu w zbiorze (zespole). Poprzedniki, to dokumenty wytworzone wcześniej, przed sporządzeniem pierwszej jednostki archiwalnej zamieszczonej w zbiorze (zespole). (więcej…)

  • Porządkowanie materiałów archiwalnych

    Właściwe zarządzanie archiwum wymaga bieżącego porządkowania materiałów archiwalnych. Zakres czynności, które należy wykonywać z najwyższą starannością, to układanie wewnątrz teczek aktowych, ich opisywanie, nadawanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczanie. (więcej…)

  • Poszyt

    W archiwistyce funkcjonuje wiele pojęć związanych ze sposobem oprawiania lub przechowywania dokumentów. Jednym z nich jest poszyt. Termin ten oznacza grupę akt zszytą nićmi i oprawioną zazwyczaj w półsztywny karton. Taka konstrukcja przypomina zwykły szkolny zeszyt. Jest to określenie używane w odniesieniu do metody oprawiania akt, ale oznacza również jednostkę archiwalną (lub jej część). (więcej…)

  • Prawo archiwalne

    Prawo archiwalne to zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją. Określa ono również system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie. Jest uznawane za dziedzinę prawa administracyjnego, choć obejmuje również elementy cywilnoprawne i karnoprawne. (więcej…)

  • Proweniencja

    Proweniencja to zasada przynależności zespołowej nakazująca ścisły związek materiałów archiwalnych tworzących zespół archiwalny z jego twórcą. Jest to jedna z reguł, które pomagają uregulować i ujednolicić działalność archiwów, a także zasady sporządzania zasobów archiwalnych. Miała ona ogromne znaczenie – szczególnie w czasach kształtowania się archiwistyki w naszym  kraju. Poszanowanie zespołu oraz proweniencja to dwa związane ze sobą pojęcia, które stanowią filary współczesnej archiwistyki.

    (więcej…)

  • Przesyłka

    Jedną z czynności stanowiących stała część pracy biura, kancelarii, sekretariatu lub dowolnej komórki organizacyjnej jest wymiana dokumentów i korespondencji. Odbywa się ona na wiele sposobów, zarówno tradycyjnych, jak i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i narzędzi. Przedmiotem takiej wymiany jest przesyłka opatrzona danymi adresata i nadawcy oraz wyekspediowana jedną z dostępnych metod. (więcej…)

  • Przetwarzanie danych osobowych

    Przetwarzanie danych osobowych jest terminem, który funkcjonuje od niedawna. Pomimo to, czynności wykonywane w jego zakresie nie są nowe, ale obejmują działania stosowane do dziesięcioleci w związku z handlem, usługami czy zatrudnianiem pracowników. Upowszechnienie się tego pojęcia wynika z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych i unijnego rozporządzenia RODO. (więcej…)

  • Punkt zatrzymania

    Mianem punktu zatrzymania jest określane każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem. Pisma czy dokumenty mogą pokonywać krótką lub długą drogę, zanim trafią do właściwej jednostki czy zostaną zarchiwizowane. (więcej…)

  • Referent

    Registratura to miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej. Dokumenty przebywają w niej do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę. Jest to więc niejako „przedsionek” archiwum i komórka, która sprawuje pieczę nad przekazaniem dokumentów we właściwe miejsce. W archiwistyce funkcjonuje przede wszystkim powyższa definicja, jednak słowo ma też wiele innych znaczeń i bywa używane na różne sposoby. (więcej…)

  • Registratura

    miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

  • Rejestr kancelaryjny

    Rejestr kancelaryjny jest zbiorczym wykazem wszystkich jednorodnych dokumentów lub spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej.  Może przyjmować formę papierowej księgi, pliku formularzy o określonej konstrukcji lub elektroniczną. Rejestry zastępują typowe spisy jednorodnych spraw w sytuacji, gdy ich liczba jest duża. Dzięki temu są możliwe ich lepsze usystematyzowanie oraz odszukanie dokumentów sprawy. (więcej…)

  • Rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego

    Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w rozdziale 4 art. 41 wymienia i definiuje niepaństwowy zasób archiwalny. W jego skład wchodzą wszystkie te materiały archiwalne, które nie zostały zakwalifikowane do zbioru państwowego. Zasób ten może być ewidencjonowany lub nieewidencjonowany. W pierwszym wypadku wszystkie jednostki obejmuje rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego. (więcej…)

  • Rejestracja pism

    Rejestracja pism połączonych z pokwitowaniem odbioru jest jednym ze stałych elementów kancelaryjnego systemu dziennikowego. Sprowadza się do wpisywania w specjalnym dzienniku kancelaryjnym każdego pisma, które trafi do danej komórki organizacyjnej oraz nadania mu kolejnego numeru. Rejestracja może się odbywać w jednym lub dwóch dziennikach, zależnie od przyjętego systemu. (więcej…)

  • Rejestracja spraw

    Prowadzenie jakiejkolwiek sprawy w komórce organizacyjnej wymaga precyzyjnego dokumentowania drogi, jaką się toczy. Rozpoczyna się ona w momencie wpływu pisma do jednostki i kończy w miejscu oraz czasie załatwienia. Aby dokumentowanie było możliwe, jest konieczne przypisanie sprawie sygnatury, która pozwoli ją odnaleźć i zidentyfikować na każdym etapie. Służy temu rejestracja spraw. (więcej…)

  • Repertorium

    W opisywaniu zbiorów dokumentów wykorzystuje się różne pomoce archiwalne. Umożliwiają one porządkowanie oraz późniejsze szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu czy teczki z aktami. Wśród pomocy archiwalnych są różne wykazy i spisy, do których zalicza się też repertorium. Zawiera ono charakterystykę archiwaliów zawartych w zbiorze oraz opisujące je dane liczbowe. (więcej…)

  • Reprografia

    Termin reprografii odnosi się do reprodukcji dokumentów, czyli kopiowania materiału tekstowego i graficznego. Jest ona zarówno dziedziną nauki, jak i zespołem metod, technik oraz środków stosowanych do sporządzania takich reprodukcji. Są to zarówno kopie piśmienne, jak i rysunkowe. Natomiast do ich wykonywania stosuje się rozmaite metody mechaniczne oraz elektroniczne. (więcej…)

  • Rewers

    Rewers zazwyczaj kojarzy się z monetą lub medalem, określając wraz z awersem ich strony. Definicja mówi też o innych płaskich przedmiotach, zawierających grafikę, rysunek, malowidło, grawer czy płaskorzeźbę, w stosunku do których używa się tych dwóch określeń. W archiwistyce czy bibliotekoznawstwie rewersem jest specjalny formularz, który potwierdza wypożyczenie dokumentów. (więcej…)

  • Rewindykacja materiałów archiwalnych

    Materiały uznawane za archiwalne na skutek różnych okoliczności w przeszłości mogły zostać wywiezione poza granice kraju. Najczęściej przyczyną takich zdarzeń były zmiany historyczne, polityczne lub geograficzne, na których skutek dochodziło do przesunięcia granic lub przejmowania wpływów politycznych. Powrót takiej dokumentacji do Polski oraz włączenie jej do zbiorów Archiwum Narodowego mogą nastąpić w procesie rewindykacji. (więcej…)

  • Roczne daty krańcowe

    Gromadzenie dużej ilości dokumentów archiwalnych wymaga starannego porządkowania i opisywania zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Pozwala to nie tylko na szybkie dotarcie do potrzebnego dokumentu czy teczki aktowej, ale też dostarcza informacji o tym, jakie materiały zawiera dany zbór czy jednostka archiwalna. Jedną z danych umieszczanych w opisie są roczne daty krańcowe. (więcej…)

  • Rozsyp

    Gromadzenie materiałów archiwalnych wymaga pozyskiwania pojedynczych dokumentów oraz całych jednostek archiwalnych, a nawet zbiorów od ich twórców. Odbywa się to różnymi metodami, począwszy od przejęcia całego zbioru lokalnego archiwum (sukcesja), po otrzymywanie np. w darze od osób prywatnych listów, zaświadczeń czy innych dokumentów. Zdarza się, że te ostatnie są w formie tzw. rozsypu. (więcej…)

  • Scalanie

    Dokumenty archiwalne mogą być tworzone i przechowywane w różnych miejscach, pomimo że dotyczą tego samego twórcy. Taka sytuacja ma miejsce wówczas, gdy komórka organizacyjna przeniosła się do innej siedziby, pozostawiając część zbioru w pierwotnym archiwum. Połączenie części zbioru w jedną całość z możliwością jego przechowywania w jednym miejscu oznacza scalanie zbioru. (więcej…)

  • Segregacja materiałów archiwalnych

    Segregacja jest pojęciem znanym i stosowanym w wielu dziedzinach działalności oraz codziennego życia. W ujęciu ogólnym odnosi się do podziału przedmiotów, materiałów, surowców, dokumentów czy odpadów, w celu ich łatwiejszego zagospodarowania lub sprawniejszego odnalezienia. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też obniża koszty i usprawnia zarządzanie zasobami. (więcej…)

  • Sekretariat

    Sekretariat jest komórką organizacyjną w firmie lub instytucji, odpowiedzialną za bieżącą obsługę spraw kierowanych i zlecanych przez osobę zajmującą stanowisko kierownicze. Zazwyczaj jest to komórka jednoosobowa, ale tworzy się też sekretariaty zrzeszające kilku pracowników i pełniące funkcje kancelarii ogólnej. Podstawowe zadania wykonywane w takiej komórce mają charakter techniczno-biurowy. (więcej…)

  • Selekcja (archiwalna) twórców zespołów

    Twórca zespołu stanowi istotną część procesu gromadzenia dokumentów archiwalnych. Tym terminem określa się jednostkę, firmę, instytucję, organizację lub inny podmiot, który bezpośrednio przyczynia się do powstawania dokumentów. Nie każdy twórca wnosi do archiwum wkład o takiej samej wartości historycznej. Dlatego jedną z czynności w procesie tworzenia zbiorów jest selekcja twórców zespołów. (więcej…)

  • Seria

    Systematyzacja jednostek archiwalnych stanowi podstawę porządkowania wszystkich archiwaliów w zbiorze czy zasobie. Takie uporządkowanie i opracowanie zgodnie z przyjętymi normami pozwala na szybkie dotarcie do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest też podstawą do tworzenia spisów i wykazów jednostek w zbiorze. Jednym z elementów podziału jest seria. (więcej…)

  • Sieć archiwalna

    organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej

  • Sieć teleinformatyczna

    organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych wraz z łączącymi je urządzeniami i liniami telekomunikacyjnymi

  • Składnica akt

    komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców

  • Skontrum

    kontrola stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegająca na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi

  • Skorowidz

    pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczny spis nazwisk, nazw miejscowości, terminów i innych haseł rzeczowych występujących w określonym zespole lub zbiorze archiwalnym, z podaniem stron, na których każde hasło spisu można znaleźć

  • Spis spraw

    formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

  • Spis zdawczo-odbiorczy akt

    formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego bądź składnicy akt, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

  • Spuścizna archiwalna

    termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza się do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny

  • Stempel wpływu

    datownik wraz z nazwą bądź skrótem komórki organizacyjnej, odciśnięty mechanicznie na dokumencie wpływającym

  • Sukcesja bierna

    Sukcesja bierna to dokumentacja przejęta przez sukcesora, która obejmuje tylko sprawy zamknięte, już niepotrzebne do jego bieżącej działalności. Sprawy zakwalifikowane do tej kategorii nie mają swojego ciągu dalszego i podlegają zamknięciu bądź przedawnieniu. (więcej…)

  • Sukcesja czynna

    dokumentacja spraw niezakończonych przez sukcesodawcę przejęta przez sukcesora, nieodzowna do jego dalszej bieżącej działalności

  • Sumariusz

    zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym

  • Sygnatura archiwalna

    Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. (więcej…)

  • Symbol klasyfikacyjny

    oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt

  • Symbol kwalifikacyjny

    oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Bc” dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt

  • System kancelaryjny mieszany

    System kancelaryjny to sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, który ma wpływ na formę akt. W Polsce można stosować różne metody obiegu dokumentów. Jednym z nich jest system kancelaryjny mieszany, który stanowi kombinację pozostałych metod. Jego powstanie miało za zadanie zwiększenie skuteczności oraz zniwelowanie niektórych wad. (więcej…)

  • System teleinformatyczny

    system, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w celu wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji

  • Teczka spraw (aktowa)

    teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną

  • Twórca zespołu

    jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego

  • Usuwanie danych osobowych

    zniszczenie takich danych lub taka ich modyfikacja, która nie pozwala na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą

  • Wydzielanie materiałów archiwalnych

    wyłączanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych kategorii A celem przekazania ich do archiwum państwowego; wyłączanie z zespołu archiwalnego wybrakowanych materiałów archiwalnych kat. B, których termin przechowywania upłynął, celem przekazania ich na zniszczenie

  • Zespół archiwalny

    całość kancelaryjnej produkcji aktowej, niezależnie od jej formy, powstałej w trakcie wykonywania przez jednostkę organizacyjną jej zadań statutowych

  • Zespół archiwalny otwarty

    Zespoły archiwalne można podzielić na otwarte i zamknięte. Ta pierwsza grupa odnosi się do określania zespołu, który stale jest zasilany nowymi dokumentami przeznaczonymi do archiwizacji zgodnie z przyjętymi procedurami. (więcej…)

  • Zespół archiwalny złożony

    zespół o układzie powikłanym w wyniku istnienia w strukturze jego twórcy kilku samodzielnych, zazwyczaj równorzędnych kancelarii

  • Znak akt

    zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt