Słownik pojęć archiwalnych

Please select from the menu above

  • Abator

    Abator to aparat do katalitycznego utleniania tlenku etylenu. Przy optymalnej temperaturze i odpowiednim stężeniu, utylizacja sięga prawie 100%, a co za tym idzie emisja tlenku etylenu jest niemal zerowa. Abator powinien być wykorzystywany w zestawie ze sterylizatorem. Utylizuje on bowiem tlenek etylenu, który używany jest właśnie w sterylizacji.

    (więcej…)

  • Adnotacja

    Adnotacja jest bardzo ważnym elementem podlegającym pod opis bibliograficzny. Niekiedy nazywa się ją potocznie „informacją o innej informacji”. Może ona dotyczyć różnych kwestii. Niekiedy w adnotacji zapisuje się uwagi dotyczące tekstu, z kolei w innym przypadku opisywane są cechy formalne. Zazwyczaj jest to właśnie ta druga opcja. Warto również pamiętać, że adnotacja musi być zwięzłym dopiskiem do tekstu głównego.

    (więcej…)

  • Aerator

    Komora do przewietrzania zbiorów

  • Akta

    Akta to jedno z najważniejszych pojęć związanych z archiwizacją dokumentów. Stanowią ich zbiór, który nie jest przypadkowy i w zależności od przeznaczenia można wymienić wiele rodzajów akt, które spełniać muszą jednak pewne wymogi formalne, mimo że najczęściej słowa tego używamy potocznie w sposób intuicyjny.

    (więcej…)

  • Akta specyficzne

    Dokumentację i tworzące ją akta można podzielić według wielu klasyfikacji. Jednym z ważniejszych podziałów funkcjonującym w jednostkach organizacyjnych jest podział dokumentacji na akta typowe i akta specyficzne. Tym razem zajmiemy się drugą kategorią. W jaki sposób akta specyficzne różnią się od typowych? Gdzie możemy je spotkać? Jak odbywa się klasyfikacja tego rodzaju akt? (więcej…)

  • Akta sprawy

    Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

    (więcej…)

  • Akta wieczyste

    akta kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj, oznaczone symbolem A

  • Aktotwórca

    W archiwistyce bardzo popularnym i często spotykanym pojęciem jest aktotwórca. Definicja tego pojęcia jest bardzo prosta. Czym zajmuje się aktotwórca i jak inaczej możemy go nazwać? jakie podmioty i osoby mogą być w świetle prawa aktotwórcami?

    (więcej…)

  • Algorytm kryptograficzny

    Algorytm kryptograficzny to metoda polegająca na przekształceniu pewnych danych w taki sposób, by ukryć ich zawartość informacyjną. Algorytm pomaga także w dekodowaniu dokumentów. Osoba, która ma kodować dane zostaje wyposażona w swego rodzaju listę poszczególnych czynności, mających na celu przemianę danych pierwotnych w zaszyfrowane.

    (więcej…)

  • Aneks

    Zdarza się, że dokumenty, w szczególności umowy, ważne w świetle prawa, wymagają pewnej modyfikacji, choć zdecydowana większość ich postanowień pozostaje aktualna. Wówczas autor dokumentu lub częściej dwie strony, które wiąże umowa, sporządzają stosowny aneks. Czym dokładnie jest aneks? W jakich przypadkach należy sporządzić aneks? Jaką moc prawną miewają aneksy? (więcej…)

  • Aprobata

    Słowo aprobata jest mocno zakorzenione w języku polskim i wciąż bardzo często używane. Każdy intuicyjnie zna jego znaczenie, nawet jeśli nie zapoznał się ze ścisłą definicję tego słowa. Termin aprobata występuje również w archiwistyce jako nauce, gdzie stanowi jedno z podstawowych pojęć archiwistycznych. Jego znaczenie jest zbieżne z używanym na co dzień. Czym dokładnie jest aprobata z punktu widzenia archiwistyki jako nauki? (więcej…)

  • Archiwa państwowe

    Rząd i inne instytucje państwowe produkują wiele dokumentów. Oczywiście wszystkie one wymagają archiwizacji. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych to instytucja centralna,  której obszarem działalności są właśnie archiwa państwowe, za zarządzanie którymi jest odpowiedzialna. Czym dokładnie są archiwa państwowe? W jaki sposób można je podzielić? Jak reguluje ich kwestie polskie prawo? (więcej…)

  • Archiwa państwowe wyodrębnione

    W Polsce archiwa państwowe funkcjonują w ścisłym porządku prawnym. Za zarządzanie nimi odpowiada Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, która podlega Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jednak w tym zakresie istnieją również wyjątki. Chodzi o archiwa państwowe wyodrębnione, które nie podlegają tej instytucji, chociaż należą do państwowej sieci archiwalnej. Czym dokładnie są archiwa państwowe wyodrębnione? Jakie instytucje zajmują się ich prowadzeniem? W jaki sposób powstają? (więcej…)

  • Archiwa zakładowe samorządowe

    archiwa urzędów i organów samorządu terytorialnego wszystkich szczebli oraz ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe

  • Archiwista

    pracownik realizujący zadania z zakresu kształtowania narastającego zasobu w składnicy akt bądź w archiwum zakładowym

  • Archiwistyka

    całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne. dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych

  • Archiwoznawstwo

    dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów (zbiorów) archiwalnych z uwzględnieniem ich zawartości treściowej

  • Archiwum

    Instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki; Komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji; Gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum

  • Archiwum prywatne

    [glossaryzespół archiwalny[/glossary] powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania

  • Archiwum przejściowe

    archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie

  • Archiwum zakładowe

    wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A” plus kat. „B”) jednostki organizacyjnej  uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych

  • Brakowanie dokumentacji

    Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa. (więcej…)

  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    polega na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę

  • Brulion

    koncepcja pisma, wszelki brudnopis przygotowany dla sporządzenia z niego wersji czystopisowej

  • Czystopis

    tekst dokumentu, pisma urzędowego lub opracowania w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę

  • Dekretacja

    odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej, wskazująca komórkę organizacyjną lub referenta, który ma załatwić sprawę, ewentualnie sposób jej załatwienia albo zawierająca decyzję

  • Dokument

    akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim faktów i zdarzeń bądź danych

  • Dokumentacja

    zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. – niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy fotografie, taśmy magnetofonowe

  • Dokumentacja archiwalna

    Patrz: Materiały archiwalne

  • Dokumentacja audiowizualna

    utrwalona na takich nośnikach mechanicznych, jak fotografie, filmy, obrazy, nagrania telewizyjne i radiowe

  • Dokumentacja budowy

    obejmuje pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne, książkę obmiarów i dziennik montażu

  • Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna

    zbiór map oraz materiałów fotogrametrycznych, teledetecyjnych, rejestrów, wykazów, katalogów danych geodezyjnych i innych opracowań powstałych w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych

  • Dokumentacja inwestycyjna

    ogół dokumentów niezbędnych do realizacji zamierzonej inwestycji

  • Dokumentacja jawna

    dokumentacja nie zawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami

  • Dokumentacja konstrukcyjna

    ogół dokumentów, określających jednoznacznie wyrób (urządzenie), jego części składowe oraz wymagania jakościowe dotyczące wykonania i działania

  • Dokumentacja księgowa

    ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych a niekiedy także pisemne zlecenia dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operacji gospodarczych

  • Dokumentacja niearchiwalna

    dokumentacja mająca tylko czasowe, praktyczne znaczenie dla jej twórcy i podlegająca wybrakowaniu po upływie określonych przepisami okresów jej przechowywania

  • Dokumentacja niejawna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, chroniona stosownymi klauzulami tajności

  • Dokumentacja poufna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, objęta klauzulą „poufne”

  • Dokumentacja powykonawcza

    obejmuje dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi

  • Dokumentacja tajna i ściśle tajna

    Dla wielu osób przechowywanie dokumentacji tajnej jest bardzo kłopotliwe. Proces ten wymaga znajomości ustawy z 2010 roku, która dotyczy szeroko pojętej ochrony informacji niejawnych (najczęściej tajemnic państwowych czy służbowych). Dokumenty mogą mieć różną formę, zarówno papierową, jak również audio czy video. Polskie prawo przewiduje nie tylko sposób ich archiwizowania, ale też okres, przez jaki podlegają ochronie. (więcej…)

  • Dokumentacja techniczna

    Dokumentacja techniczna w formie papierowej i elektronicznej wymaga odpowiedniej archiwizacji. Wiele przedsiębiorstw zleca to zadanie firmom zewnętrznym, na zasadzie outsourcingu. Pozwala to na staranne kategoryzowanie plików, zgodnie z zakresem rzeczowym oraz przepisami polskiego prawa. Zastosowanie mają tu zarówno regulacje dotyczące archiwizacji, jak i ochrony danych osobowych. (więcej…)

  • Dokumentacja technologiczna

    Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików. (więcej…)

  • Dokumentacja zastrzeżona

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczona klauzulą „zastrzeżone”

  • Działalność archiwalna

    Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów. (więcej…)

  • Dziedziczenie materiałów archiwalnych

    przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora

  • Dziennik podawczy

    księga kancelaryjna służąca do rejestrowania w układzie chronologiczno-numerycznym pism wpływających i pism wychodzących oraz do kontroli ich obiegu

  • Ekspedycja

    wysyłka przez kancelarię lub sekretariat korespondencji i innych przesyłek

  • Ekspertyza archiwalna

    badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego w celu oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej

  • Ewidencjonowanie

    rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism

  • Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny stanowi jedną z części narodowego zespołu archiwalnego. Obejmuje on wszystkie materiały archiwalne, których formalnymi właścicielami są jednostki państwowe. Jego uzupełnieniem są zespół państwowy ewidencjonowany i nieewidencjonowany oraz zespół państwowy nieewidencjonowany. Wspólnie tworzą one dokumentację zakwalifikowaną do wieczystego przechowywania w archiwach. (więcej…)

  • Granice zespołu archiwalnego

    Gromadzenie materiałów archiwalnych w określonej jednostce organizacyjnej jest regulowane konkretnymi przepisami. Wyznaczają one nie tylko sposoby zbierania, opracowywania czy klasyfikowania dokumentów. Wskazują też, które materiały mogę się znaleźć w konkretnym archiwum. Zakres takich akt jest określany jako granice zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Gromadzenie zasobu archiwalnego

    Archiwum stanowi nieodłączną część niemal każdej instytucji, przedsiębiorstwa, organu samorządowego, a często jego twórcą jest osoba fizyczna. Wyodrębnienie takiej jednostki ma na celu zbieranie i zabezpieczanie materiałów oraz dokumentacji, która ma wartość historyczną. Gromadzenie zasobu archiwalnego jest procesem bezpośrednio związanym z istnieniem i działalnością jego twórcy. (więcej…)

  • Inne komórki

    Tworzenie zasobu archiwum zakładowego z przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji wiąże się z określenie zasad organizacji gromadzenia i opracowywania oraz przechowywania dokumentów. Regulamin, jakim kieruje się aktotwórca, określa też charakter komórek organizacyjnych, w tym komórki merytorycznej. Pojawia się w nim również pojęcie „inne komórki”. Co ono oznacza? (więcej…)

  • Instrukcja archiwalna

    Prowadzenie archiwum zakładowego w dowolnym przedsiębiorstwie, placówce edukacyjnej czy innej jednostce wymaga stosowania precyzyjnie określonych zasad, pozostających w zgodzie z ogólnymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentów. Zasady te określa instrukcja archiwalna – akt normatywny stanowiący zbiór przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce. (więcej…)

  • Instrukcja kancelaryjna

    Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna. (więcej…)

  • Inwentarz kartkowy

    Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w archiwum wymaga stosowania odpowiedniego systemu klasyfikacji. Pozwala ona na szybkie odnalezienie danego materiału, również w bardzo bogatych i rozbudowanych zbiorach. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów precyzyjnie określają, jak należy je klasyfikować. Jedną z form niższego poziomu jest tzw. inwentarz kartkowy. (więcej…)

  • Inwentarz zespołu archiwalnego

    Rozbudowane zbiory archiwalne mogą liczyć nawet wiele milionów jednostek inwentarzowych. Poszukiwanie tej właściwej, w celu jej udostępnienia, przekazania czy przekwalifikowania, bez odpowiednich narzędzi pomocniczych byłoby niezwykle czasochłonne. Pomocą archiwalną, która pozwala przyspieszyć i usprawnić tę czynność, jest inwentarz zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Jednolity rzeczowy wykaz akt

    Przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu. Dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze. W celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową. (więcej…)

  • Jednostka archiwalna

    Jednostką archiwalną nazywamy pewną grupę materiałów archiwalnych. Mianem tym określa się także jednostkowy materiał archiwalny – plakaty, pieczęcie, zdjęcia, filmy czy mapy.

    (więcej…)

  • Kancelaria

    Pojęcie kancelarii jest szeroko stosowane w odniesieniu do różnych form działalności, które wiążą się z przygotowywaniem, przetwarzaniem lub przesyłaniem dokumentów. Do najczęściej spotykanych zaliczają się kancelarie prawne, notarialne czy komornicze oferujące usługi z zakresu różnych dziedzin prawa i obsługi prawnej klientów fizycznych, firm i instytucji. Podobnie jest definiowana kancelaria w archiwistyce. (więcej…)

  • Kancelaria tajna

    Przetwarzanie, przechowywanie czy przesyłanie dokumentów, które zawierają tzw. treści niejawne, wymaga stosowania specjalnych zasad. Mają one na celu ograniczenie do minimum ryzyka wydostania się danych i wykorzystania ich w celach przestępczych. Jedną z form takiej ochrony jest wyodrębniona komórka organizacyjna, określana jako kancelaria tajna. (więcej…)

  • Klasyfikacja

    podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt prze nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych

  • Klucze kryptograficzne

    ciąg symboli, od którego w sposób istotny zależy wynik działania algorytmu kryptograficznego

  • Komórka merytoryczna

    właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, do zadań której – zgodnie z regulaminem organizacyjnym – należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów (akt) w tym zakresie

  • Komórka organizacyjna

    departament, biuro, zespół, wydział, referat lub inna komórka wewnętrzna w instytucji

  • Komórka pocztowa

    kancelaria, ekspedycja lub inna komórka odbierająca i wysyłająca przesyłki

  • Konkordancja

    wykaz kolejnych sygnatur jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru) zestawiający sygnatury nowe z dawnymi lub dawne z nowymi

  • Konserwacja materiałów archiwalnych

    ogół czynności zmierzających do zapobiegania ujemnemu oddziaływaniu wpływów atmosferycznych, biologicznych i mechanicznych na materiały archiwalne; w przypadku uszkodzeń, przywracanie im stanu zbliżonego do ich pierwotnej postaci

  • Korespondencja

    każde pismo wpływające do urzędu i instytucji lub przez nie wysłane

  • Księga

    grupa dokumentów zszyta i ujęta w trwałą oprawę

  • Księga nabytków i ubytków

    księga, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum lub wyłączone na stałe z zasobu archiwum

  • Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego

    oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów archiwalnych o wartości historycznej

  • Kwalifikacja archiwalna

    ocena wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych

  • Kwerenda archiwalna

    Kwerenda archiwalna poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych. (więcej…)

  • Lustracja

    forma kontroli archiwalnej dokonywanej przez archiwum państwowe w celu sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych tegoż archiwum przez nadzorowaną jednostkę organizacyjną

  • Luzy

    luźne, nie uporządkowane i najczęściej chaotycznie rozproszone pojedyncze dokumenty

  • Mapa

    graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru

  • Materiały archiwalne

    przekazy źródłowe określonych twórców zespołów archiwalnych mające znaczenie historyczne i z tego tytułu wieczyście przechowywane najpierw u ich twórców, później w archiwach państwowych

  • Metodyka archiwalna

    dział archiwistyki zajmujący się ustalaniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostępniania i konserwacji materiałów archiwalnych

  • Metr bieżący

    jednostka miary używana do obliczenia ilości akt na półkach w magazynie

  • Obieg pism

    obieg pism w urzędzie (instytucji) od momentu ich otrzymania lub sporządzenia, przechodzących przez niezbędne punkty zatrzymania, do momentu załatwienia sprawy lub wysłania pisma do adresata

  • Ocena wartości dokumentacji

    Patrz: Ekspertyza archiwalna

  • Operat ewidencyjny

    zbiór złożony z map, rejestrów, zestawień gruntów, spisów alfabetycznych, skorowidzów, działek oraz dokumentów uzasadniających wpisy do rejestrów dotyczy jednego obrębu

  • Opis jednostki archiwalnej

    informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentaryzacji archiwalnej

  • Opisanie materiałów archiwalnych

    polega na umieszczeniu na każdej teczce aktowej: nazwy jednostki organizacyjnej, w której dane materiały powstały; symbolu klasyfikacyjnego i kwalifikacyjnego według wykazu akt; tytułu teczki tożsamego z hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt; rocznych dat krańcowych; sygnatury teczki; liczby stron w teczce

  • Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego

    dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych

  • Państwowy zasób archiwalny

    obejmuje materiały archiwalne stanowiące zasób archiwów państwowych, przechowywane w archiwach państwowych wyodrębnionych, w archiwach zakładowych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz przejmowane przez archiwa państwowe od niepaństwowych jednostek organizacyjnych w momencie ustania ich działalności, a także materiały archiwalne wybitnych osób fizycznych oraz znaczących dla historii Polski rodzin i rodów, uzyskiwane w drodze kupna lub darowizn

  • Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

    składa się z zasobu centralnego i zasobów wojewódzkich, stanowi własność Skarbu Państwa i jest gromadzony w ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej

  • Pertynencja

    zasada przynależności terytorialnej nakazująca ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały

  • Pieczęć

    stempel lub jego wizerunek na nośniku elektronicznym; nagłówkowa, stanowiskowa, wpływu itp

  • Pieczęć urzędowa

    pieczęć okrągła z wizerunkiem herbu państwa lub gminy pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym

  • Pion ochrony

    wyodrębniona, wyspecjalizowana komórka organizacyjna do spraw ochrony informacji niejawnych, kierowana przez pełnomocnika ochrony

  • Pismo

    pisemna forma wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy

  • Pismo okólne

    pismo oficjalne identycznej treści skierowane do większej ilości adresatów

  • Pismo przewodnie

    pismo informujące adresata o przesłaniu załączonych do tego pisma dokumentów

  • Pismo urzędowe

    pismo sporządzone w urzędzie (instytucji) z zachowaniem ustalonych form uwierzytelniających pismo

  • Pismo wychodzące

    pismo oficjalne skierowane do adresata (odbiorcy)

  • Plik

    kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego

  • Podteczki

    teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej

  • Pomoce kancelaryjne

    księgi, repertoria, kartoteki, spisy, rejestry, skorowidze służące w kancelarii lub registraturze do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu dokumentacji

  • Poprzedniki

    akta lub pisma poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie

  • Porządkowanie materiałów archiwalnych

    polega na prawidłowym ich ułożeniu wewnątrz teczek aktowych, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu

  • Poszyt

    grupa akt zszyta i oprawiona zazwyczaj w półsztywny karton, będąca najczęściej jednostką archiwalną lub jej częścią

  • Prawo archiwalne

    zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją oraz określający system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie

  • Proweniencja

    zasada przynależności zespołowej nakazująca ścisły związek materiałów archiwalnych tworzących zespół archiwalny z jego twórcą

  • Przesyłka

    pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy

  • Przetwarzanie danych osobowych

    jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych

  • Punkt zatrzymania

    każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem

  • Referent

    pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę lub przygotowujący wnioski do decyzji przełożonych

  • Registratura

    miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

  • Rejestr kancelaryjny

    zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny

  • Rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego

    ewidencja materiałów archiwalnych ważnych instytucjonalnie niepaństwowych jednostek organizacyjnych, prowadzony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i podległe mu archiwa

  • Rejestracja pism

    wpisywanie do dziennika podawczego pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru

  • Rejestracja spraw

    wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy

  • Repertorium

    pomoc kancelaryjna, najczęściej w sądzie, notariacie i hipotece, zbliżona do dziennika podawczego, zawierająca zwięzłe adnotacje o rozpatrywanych sprawach, nazwiska stron, datę itp., stanowiąca jednocześnie podstawę do nadania aktom spraw właściwego układu

  • Reprografia

    ogół technik do sporządzania kopii (wtórników)

  • Rewers

    wypełniony blankiet stwierdzający wypożyczenie określonej dokumentacji poza archiwum lub składnicę akt

  • Rewindykacja materiałów archiwalnych

    odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywiezionych poza granice państwa

  • Roczne daty krańcowe

    daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w danej teczce aktowej, umieszczane pod tytułem teczki

  • Rozsyp

    akta poza teczkami, segregatorami i poszytami, rozsypane, nieuporządkowane

  • Scalanie

    łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych

  • Segregacja materiałów archiwalnych

    podział materiałów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespoły archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne

  • Sekretariat

    stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownika jednostki organizacyjnej, wykonujące niekiedy także czynności kancelaryjne

  • Selekcja (archiwalna) twórców zespołów

    dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania, wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych

  • Seria

    szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów

  • Sieć archiwalna

    organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej

  • Sieć teleinformatyczna

    organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych wraz z łączącymi je urządzeniami i liniami telekomunikacyjnymi

  • Składnica akt

    komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców

  • Skontrum

    kontrola stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegająca na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi

  • Skorowidz

    pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczny spis nazwisk, nazw miejscowości, terminów i innych haseł rzeczowych występujących w określonym zespole lub zbiorze archiwalnym, z podaniem stron, na których każde hasło spisu można znaleźć

  • Spis spraw

    formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

  • Spis zdawczo-odbiorczy akt

    formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego bądź składnicy akt, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

  • Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych

    polega na zarejestrowaniu ich w stosownym spisie zdawczo-odbiorczym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem

  • Sprawa

    zdarzenie lub stan rzeczy; podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych

  • Spuścizna archiwalna

    termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza się do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny

  • Stempel wpływu

    datownik wraz z nazwą bądź skrótem komórki organizacyjnej, odciśnięty mechanicznie na dokumencie wpływającym

  • Sukcesja bierna

    przejęta przez sukcesora dokumentacja, która obejmuje tylko sprawy zamknięte, już niepotrzebne do jego bieżącej działalności

  • Sukcesja czynna

    dokumentacja spraw niezakończonych przez sukcesodawcę przejęta przez sukcesora, nieodzowna do jego dalszej bieżącej działalności

  • Sukcesodawca

    aktotwórca przekazujący swoją dokumentację sukcesorowi

  • Sukcesor

    aktotwórca przejmujący dokumentację sukcesodawcy

  • Sumariusz

    zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym

  • Sygnatura archiwalna

    Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. (więcej…)

  • Symbol klasyfikacyjny

    oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt

  • Symbol kwalifikacyjny

    oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Bc” dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt

  • System kancelaryjny bezdziennikowy

    system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy, a nie pojedyncze pisma

  • System kancelaryjny dziennikowy

    system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu wszystkich pism w dzienniku podawczym według kolejnej liczby dziennika

  • System kancelaryjny mieszany

    system kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacji, raz pojedynczych pism w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat i drugi raz w spisie spraw prowadzonym przez referentów

  • System teleinformatyczny

    system, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w celu wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji

  • Teczka spraw (aktowa)

    teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną

  • Twórca zespołu

    jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego

  • Tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej)

    wyraz lub szereg wyrazów stanowiących nazwę lub określających zawartość treściową a także rodzaj materiałów danej jednostki


Wszystkie pojęcia:

  • Abator

    Abator to aparat do katalitycznego utleniania tlenku etylenu. Przy optymalnej temperaturze i odpowiednim stężeniu, utylizacja sięga prawie 100%, a co za tym idzie emisja tlenku etylenu jest niemal zerowa. Abator powinien być wykorzystywany w zestawie ze sterylizatorem. Utylizuje on bowiem tlenek etylenu, który używany jest właśnie w sterylizacji.

    (więcej…)

  • Adnotacja

    Adnotacja jest bardzo ważnym elementem podlegającym pod opis bibliograficzny. Niekiedy nazywa się ją potocznie „informacją o innej informacji”. Może ona dotyczyć różnych kwestii. Niekiedy w adnotacji zapisuje się uwagi dotyczące tekstu, z kolei w innym przypadku opisywane są cechy formalne. Zazwyczaj jest to właśnie ta druga opcja. Warto również pamiętać, że adnotacja musi być zwięzłym dopiskiem do tekstu głównego.

    (więcej…)

  • Aerator

    Komora do przewietrzania zbiorów

  • Akta

    Akta to jedno z najważniejszych pojęć związanych z archiwizacją dokumentów. Stanowią ich zbiór, który nie jest przypadkowy i w zależności od przeznaczenia można wymienić wiele rodzajów akt, które spełniać muszą jednak pewne wymogi formalne, mimo że najczęściej słowa tego używamy potocznie w sposób intuicyjny.

    (więcej…)

  • Akta specyficzne

    Dokumentację i tworzące ją akta można podzielić według wielu klasyfikacji. Jednym z ważniejszych podziałów funkcjonującym w jednostkach organizacyjnych jest podział dokumentacji na akta typowe i akta specyficzne. Tym razem zajmiemy się drugą kategorią. W jaki sposób akta specyficzne różnią się od typowych? Gdzie możemy je spotkać? Jak odbywa się klasyfikacja tego rodzaju akt? (więcej…)

  • Akta sprawy

    Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

    (więcej…)

  • Akta wieczyste

    akta kwalifikujące się do trwałego przechowywania, bez względu na ich rodzaj, oznaczone symbolem A

  • Aktotwórca

    W archiwistyce bardzo popularnym i często spotykanym pojęciem jest aktotwórca. Definicja tego pojęcia jest bardzo prosta. Czym zajmuje się aktotwórca i jak inaczej możemy go nazwać? jakie podmioty i osoby mogą być w świetle prawa aktotwórcami?

    (więcej…)

  • Algorytm kryptograficzny

    Algorytm kryptograficzny to metoda polegająca na przekształceniu pewnych danych w taki sposób, by ukryć ich zawartość informacyjną. Algorytm pomaga także w dekodowaniu dokumentów. Osoba, która ma kodować dane zostaje wyposażona w swego rodzaju listę poszczególnych czynności, mających na celu przemianę danych pierwotnych w zaszyfrowane.

    (więcej…)

  • Aneks

    Zdarza się, że dokumenty, w szczególności umowy, ważne w świetle prawa, wymagają pewnej modyfikacji, choć zdecydowana większość ich postanowień pozostaje aktualna. Wówczas autor dokumentu lub częściej dwie strony, które wiąże umowa, sporządzają stosowny aneks. Czym dokładnie jest aneks? W jakich przypadkach należy sporządzić aneks? Jaką moc prawną miewają aneksy? (więcej…)

  • Aprobata

    Słowo aprobata jest mocno zakorzenione w języku polskim i wciąż bardzo często używane. Każdy intuicyjnie zna jego znaczenie, nawet jeśli nie zapoznał się ze ścisłą definicję tego słowa. Termin aprobata występuje również w archiwistyce jako nauce, gdzie stanowi jedno z podstawowych pojęć archiwistycznych. Jego znaczenie jest zbieżne z używanym na co dzień. Czym dokładnie jest aprobata z punktu widzenia archiwistyki jako nauki? (więcej…)

  • Archiwa państwowe

    Rząd i inne instytucje państwowe produkują wiele dokumentów. Oczywiście wszystkie one wymagają archiwizacji. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych to instytucja centralna,  której obszarem działalności są właśnie archiwa państwowe, za zarządzanie którymi jest odpowiedzialna. Czym dokładnie są archiwa państwowe? W jaki sposób można je podzielić? Jak reguluje ich kwestie polskie prawo? (więcej…)

  • Archiwa państwowe wyodrębnione

    W Polsce archiwa państwowe funkcjonują w ścisłym porządku prawnym. Za zarządzanie nimi odpowiada Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, która podlega Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jednak w tym zakresie istnieją również wyjątki. Chodzi o archiwa państwowe wyodrębnione, które nie podlegają tej instytucji, chociaż należą do państwowej sieci archiwalnej. Czym dokładnie są archiwa państwowe wyodrębnione? Jakie instytucje zajmują się ich prowadzeniem? W jaki sposób powstają? (więcej…)

  • Archiwa zakładowe samorządowe

    archiwa urzędów i organów samorządu terytorialnego wszystkich szczebli oraz ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe

  • Archiwista

    pracownik realizujący zadania z zakresu kształtowania narastającego zasobu w składnicy akt bądź w archiwum zakładowym

  • Archiwistyka

    całokształt działalności, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne. dyscyplina naukowa, której przedmiotem są archiwa oraz materiały archiwalne rozpatrywane z punktu widzenia zachodzących pomiędzy nimi związków powstających w trakcie procesów archiwotwórczych

  • Archiwoznawstwo

    dział archiwistyki zajmujący się badaniem historii i organizacji archiwów oraz historii zespołów (zbiorów) archiwalnych z uwzględnieniem ich zawartości treściowej

  • Archiwum

    Instytucja o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej oraz placówki naukowej powołana do kształtowania, zabezpieczania, gromadzenia, opracowywania oraz trwałego przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych, uprawniona do wydawania z nich uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii, a także do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki; Komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji; Gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum

  • Archiwum prywatne

    [glossaryzespół archiwalny[/glossary] powstały na skutek działalności instytucji prywatnej lub osób fizycznych, rodzin, rodów niezależnie od aktualnego miejsca, jego przechowywania

  • Archiwum przejściowe

    archiwum powołane do czasowego przechowywania materiałów archiwalnych i przekazujące materiały archiwalne o wartości historycznej do właściwego archiwum na trwałe przechowywanie

  • Archiwum zakładowe

    wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A” plus kat. „B”) jednostki organizacyjnej  uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych

  • Brakowanie dokumentacji

    Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa. (więcej…)

  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    polega na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę

  • Brulion

    koncepcja pisma, wszelki brudnopis przygotowany dla sporządzenia z niego wersji czystopisowej

  • Czystopis

    tekst dokumentu, pisma urzędowego lub opracowania w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę

  • Dekretacja

    odręczna adnotacja osoby upoważnionej na korespondencji wpływającej, wskazująca komórkę organizacyjną lub referenta, który ma załatwić sprawę, ewentualnie sposób jej załatwienia albo zawierająca decyzję

  • Dokument

    akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim faktów i zdarzeń bądź danych

  • Dokumentacja

    zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. – niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy fotografie, taśmy magnetofonowe

  • Dokumentacja budowy

    obejmuje pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, operaty geodezyjne, książkę obmiarów i dziennik montażu

  • Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna

    zbiór map oraz materiałów fotogrametrycznych, teledetecyjnych, rejestrów, wykazów, katalogów danych geodezyjnych i innych opracowań powstałych w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych

  • Dokumentacja konstrukcyjna

    ogół dokumentów, określających jednoznacznie wyrób (urządzenie), jego części składowe oraz wymagania jakościowe dotyczące wykonania i działania

  • Dokumentacja księgowa

    ogół dokumentów wyrażających przebieg lub skutek zleconych albo dokonanych operacji gospodarczych a niekiedy także pisemne zlecenia dokonania zapisów księgowych nie wyrażające operacji gospodarczych

  • Dokumentacja poufna

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, objęta klauzulą „poufne”

  • Dokumentacja powykonawcza

    obejmuje dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi

  • Dokumentacja tajna i ściśle tajna

    Dla wielu osób przechowywanie dokumentacji tajnej jest bardzo kłopotliwe. Proces ten wymaga znajomości ustawy z 2010 roku, która dotyczy szeroko pojętej ochrony informacji niejawnych (najczęściej tajemnic państwowych czy służbowych). Dokumenty mogą mieć różną formę, zarówno papierową, jak również audio czy video. Polskie prawo przewiduje nie tylko sposób ich archiwizowania, ale też okres, przez jaki podlegają ochronie. (więcej…)

  • Dokumentacja techniczna

    Dokumentacja techniczna w formie papierowej i elektronicznej wymaga odpowiedniej archiwizacji. Wiele przedsiębiorstw zleca to zadanie firmom zewnętrznym, na zasadzie outsourcingu. Pozwala to na staranne kategoryzowanie plików, zgodnie z zakresem rzeczowym oraz przepisami polskiego prawa. Zastosowanie mają tu zarówno regulacje dotyczące archiwizacji, jak i ochrony danych osobowych. (więcej…)

  • Dokumentacja technologiczna

    Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików. (więcej…)

  • Dokumentacja zastrzeżona

    dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczona klauzulą „zastrzeżone”

  • Działalność archiwalna

    Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów. (więcej…)

  • Dziedziczenie materiałów archiwalnych

    przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora

  • Dziennik podawczy

    księga kancelaryjna służąca do rejestrowania w układzie chronologiczno-numerycznym pism wpływających i pism wychodzących oraz do kontroli ich obiegu

  • Ekspedycja

    wysyłka przez kancelarię lub sekretariat korespondencji i innych przesyłek

  • Ekspertyza archiwalna

    badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego w celu oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej

  • Ewidencjonowanie

    rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism

  • Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny

    Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny stanowi jedną z części narodowego zespołu archiwalnego. Obejmuje on wszystkie materiały archiwalne, których formalnymi właścicielami są jednostki państwowe. Jego uzupełnieniem są zespół państwowy ewidencjonowany i nieewidencjonowany oraz zespół państwowy nieewidencjonowany. Wspólnie tworzą one dokumentację zakwalifikowaną do wieczystego przechowywania w archiwach. (więcej…)

  • Granice zespołu archiwalnego

    Gromadzenie materiałów archiwalnych w określonej jednostce organizacyjnej jest regulowane konkretnymi przepisami. Wyznaczają one nie tylko sposoby zbierania, opracowywania czy klasyfikowania dokumentów. Wskazują też, które materiały mogę się znaleźć w konkretnym archiwum. Zakres takich akt jest określany jako granice zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Gromadzenie zasobu archiwalnego

    Archiwum stanowi nieodłączną część niemal każdej instytucji, przedsiębiorstwa, organu samorządowego, a często jego twórcą jest osoba fizyczna. Wyodrębnienie takiej jednostki ma na celu zbieranie i zabezpieczanie materiałów oraz dokumentacji, która ma wartość historyczną. Gromadzenie zasobu archiwalnego jest procesem bezpośrednio związanym z istnieniem i działalnością jego twórcy. (więcej…)

  • Inne komórki

    Tworzenie zasobu archiwum zakładowego z przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji wiąże się z określenie zasad organizacji gromadzenia i opracowywania oraz przechowywania dokumentów. Regulamin, jakim kieruje się aktotwórca, określa też charakter komórek organizacyjnych, w tym komórki merytorycznej. Pojawia się w nim również pojęcie „inne komórki”. Co ono oznacza? (więcej…)

  • Instrukcja archiwalna

    Prowadzenie archiwum zakładowego w dowolnym przedsiębiorstwie, placówce edukacyjnej czy innej jednostce wymaga stosowania precyzyjnie określonych zasad, pozostających w zgodzie z ogólnymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentów. Zasady te określa instrukcja archiwalna – akt normatywny stanowiący zbiór przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce. (więcej…)

  • Instrukcja kancelaryjna

    Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna. (więcej…)

  • Inwentarz kartkowy

    Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w archiwum wymaga stosowania odpowiedniego systemu klasyfikacji. Pozwala ona na szybkie odnalezienie danego materiału, również w bardzo bogatych i rozbudowanych zbiorach. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów precyzyjnie określają, jak należy je klasyfikować. Jedną z form niższego poziomu jest tzw. inwentarz kartkowy. (więcej…)

  • Inwentarz zespołu archiwalnego

    Rozbudowane zbiory archiwalne mogą liczyć nawet wiele milionów jednostek inwentarzowych. Poszukiwanie tej właściwej, w celu jej udostępnienia, przekazania czy przekwalifikowania, bez odpowiednich narzędzi pomocniczych byłoby niezwykle czasochłonne. Pomocą archiwalną, która pozwala przyspieszyć i usprawnić tę czynność, jest inwentarz zespołu archiwalnego. (więcej…)

  • Jednolity rzeczowy wykaz akt

    Przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu. Dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze. W celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową. (więcej…)

  • Jednostka archiwalna

    Jednostką archiwalną nazywamy pewną grupę materiałów archiwalnych. Mianem tym określa się także jednostkowy materiał archiwalny – plakaty, pieczęcie, zdjęcia, filmy czy mapy.

    (więcej…)

  • Kancelaria

    Pojęcie kancelarii jest szeroko stosowane w odniesieniu do różnych form działalności, które wiążą się z przygotowywaniem, przetwarzaniem lub przesyłaniem dokumentów. Do najczęściej spotykanych zaliczają się kancelarie prawne, notarialne czy komornicze oferujące usługi z zakresu różnych dziedzin prawa i obsługi prawnej klientów fizycznych, firm i instytucji. Podobnie jest definiowana kancelaria w archiwistyce. (więcej…)

  • Kancelaria tajna

    Przetwarzanie, przechowywanie czy przesyłanie dokumentów, które zawierają tzw. treści niejawne, wymaga stosowania specjalnych zasad. Mają one na celu ograniczenie do minimum ryzyka wydostania się danych i wykorzystania ich w celach przestępczych. Jedną z form takiej ochrony jest wyodrębniona komórka organizacyjna, określana jako kancelaria tajna. (więcej…)

  • Klasyfikacja

    podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt prze nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych

  • Klucze kryptograficzne

    ciąg symboli, od którego w sposób istotny zależy wynik działania algorytmu kryptograficznego

  • Komórka merytoryczna

    właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, do zadań której – zgodnie z regulaminem organizacyjnym – należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów (akt) w tym zakresie

  • Komórka organizacyjna

    departament, biuro, zespół, wydział, referat lub inna komórka wewnętrzna w instytucji

  • Kwerenda archiwalna

    Kwerenda archiwalna poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych. (więcej…)

  • Lustracja

    forma kontroli archiwalnej dokonywanej przez archiwum państwowe w celu sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych tegoż archiwum przez nadzorowaną jednostkę organizacyjną

  • Luzy

    luźne, nie uporządkowane i najczęściej chaotycznie rozproszone pojedyncze dokumenty

  • Mapa

    graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru

  • Materiały archiwalne

    przekazy źródłowe określonych twórców zespołów archiwalnych mające znaczenie historyczne i z tego tytułu wieczyście przechowywane najpierw u ich twórców, później w archiwach państwowych

  • Metodyka archiwalna

    dział archiwistyki zajmujący się ustalaniem metod pracy w archiwum w zakresie kształtowania, gromadzenia, opracowywania, udostępniania i konserwacji materiałów archiwalnych

  • Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu

    polega na ułożeniu teczek spraw zgodnie ze struktura organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt

  • Narodowy zasób archiwalny

    całość materiałów archiwalnych, niezależnie od tego kiedy, przez kogo i gdzie została wytworzona oraz gdzie jest aktualnie przechowywana – u wytwórcy tych materiałów, innego ich posiadacza czy już w archiwum państwowym

  • Nośnik informatyczny

    dyskietka, płyta CD, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu

  • Nośnik papierowy

    zgodny z Polskimi Normami arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, opracowania itp.

  • Operat ewidencyjny

    zbiór złożony z map, rejestrów, zestawień gruntów, spisów alfabetycznych, skorowidzów, działek oraz dokumentów uzasadniających wpisy do rejestrów dotyczy jednego obrębu

  • Opis jednostki archiwalnej

    informacja o sygnaturze, treści i formie jednostki archiwalnej sporządzona dla celów inwentaryzacji archiwalnej

  • Opisanie materiałów archiwalnych

    polega na umieszczeniu na każdej teczce aktowej: nazwy jednostki organizacyjnej, w której dane materiały powstały; symbolu klasyfikacyjnego i kwalifikacyjnego według wykazu akt; tytułu teczki tożsamego z hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt; rocznych dat krańcowych; sygnatury teczki; liczby stron w teczce

  • Opracowanie zespołu (zbioru) archiwalnego

    dokonywanie czynności wchodzących w zakres porządkowania zespołu (zbioru) oraz sporządzanie do niego inwentarza ze wstępem, a niekiedy także innych pomocy archiwalnych

  • Państwowy zasób archiwalny

    obejmuje materiały archiwalne stanowiące zasób archiwów państwowych, przechowywane w archiwach państwowych wyodrębnionych, w archiwach zakładowych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych oraz przejmowane przez archiwa państwowe od niepaństwowych jednostek organizacyjnych w momencie ustania ich działalności, a także materiały archiwalne wybitnych osób fizycznych oraz znaczących dla historii Polski rodzin i rodów, uzyskiwane w drodze kupna lub darowizn

  • Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny

    składa się z zasobu centralnego i zasobów wojewódzkich, stanowi własność Skarbu Państwa i jest gromadzony w ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej

  • Pertynencja

    zasada przynależności terytorialnej nakazująca ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały

  • Pieczęć

    stempel lub jego wizerunek na nośniku elektronicznym; nagłówkowa, stanowiskowa, wpływu itp

  • Pismo

    pisemna forma wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy

  • Pismo okólne

    pismo oficjalne identycznej treści skierowane do większej ilości adresatów

  • Pismo przewodnie

    pismo informujące adresata o przesłaniu załączonych do tego pisma dokumentów

  • Pismo urzędowe

    pismo sporządzone w urzędzie (instytucji) z zachowaniem ustalonych form uwierzytelniających pismo

  • Pismo wychodzące

    pismo oficjalne skierowane do adresata (odbiorcy)

  • Plik

    kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego

  • Podteczki

    teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej

  • Pomoce kancelaryjne

    księgi, repertoria, kartoteki, spisy, rejestry, skorowidze służące w kancelarii lub registraturze do rejestracji, wyszukiwania i kontroli obiegu dokumentacji

  • Poszyt

    grupa akt zszyta i oprawiona zazwyczaj w półsztywny karton, będąca najczęściej jednostką archiwalną lub jej częścią

  • Prawo archiwalne

    zespół norm prawnych regulujących zasady i tryb postępowania z dokumentacją oraz określający system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje organów administracji rządowej w tym zakresie

  • Proweniencja

    zasada przynależności zespołowej nakazująca ścisły związek materiałów archiwalnych tworzących zespół archiwalny z jego twórcą

  • Przesyłka

    pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy

  • Przetwarzanie danych osobowych

    jakiekolwiek operacje wykonywane na tych danych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych

  • Punkt zatrzymania

    każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem

  • Referent

    pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę lub przygotowujący wnioski do decyzji przełożonych

  • Registratura

    miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

  • Rejestr kancelaryjny

    zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny

  • Rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego

    ewidencja materiałów archiwalnych ważnych instytucjonalnie niepaństwowych jednostek organizacyjnych, prowadzony przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i podległe mu archiwa

  • Rejestracja pism

    wpisywanie do dziennika podawczego pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru

  • Rejestracja spraw

    wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy

  • Repertorium

    pomoc kancelaryjna, najczęściej w sądzie, notariacie i hipotece, zbliżona do dziennika podawczego, zawierająca zwięzłe adnotacje o rozpatrywanych sprawach, nazwiska stron, datę itp., stanowiąca jednocześnie podstawę do nadania aktom spraw właściwego układu

  • Reprografia

    ogół technik do sporządzania kopii (wtórników)

  • Rewers

    wypełniony blankiet stwierdzający wypożyczenie określonej dokumentacji poza archiwum lub składnicę akt

  • Rewindykacja materiałów archiwalnych

    odzyskanie na podstawie międzynarodowych umów materiałów archiwalnych wywiezionych poza granice państwa

  • Roczne daty krańcowe

    daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w danej teczce aktowej, umieszczane pod tytułem teczki

  • Rozsyp

    akta poza teczkami, segregatorami i poszytami, rozsypane, nieuporządkowane

  • Scalanie

    łączenie z zespołem archiwalnym lub z jednostką archiwalną w zespole w sposób realny (fizyczny) lub idealny (poprzez inwentarz archiwalny) odłączonych od danego zespołu lub danej jednostki materiałów archiwalnych

  • Segregacja materiałów archiwalnych

    podział materiałów archiwalnych w toku ich porządkowania na zespoły archiwalne a w obrębie zespołu na komórki organizacyjne

  • Sekretariat

    stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna kierownika jednostki organizacyjnej, wykonujące niekiedy także czynności kancelaryjne

  • Selekcja (archiwalna) twórców zespołów

    dokonywanie w oparciu o określone kryteria wartościowania, wyboru twórców zespołów, których materiały archiwalne zasługują na trwałe przechowywanie a ich twórcy objęci są specjalnym nadzorem archiwów państwowych

  • Seria

    szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów

  • Sieć archiwalna

    organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej

  • Sieć teleinformatyczna

    organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych wraz z łączącymi je urządzeniami i liniami telekomunikacyjnymi

  • Składnica akt

    komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców

  • Skontrum

    kontrola stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegająca na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi

  • Skorowidz

    pomoc archiwalna zawierająca alfabetyczny spis nazwisk, nazw miejscowości, terminów i innych haseł rzeczowych występujących w określonym zespole lub zbiorze archiwalnym, z podaniem stron, na których każde hasło spisu można znaleźć

  • Spis spraw

    formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt

  • Spis zdawczo-odbiorczy akt

    formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego bądź składnicy akt, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

  • Spuścizna archiwalna

    termin stosowany na oznaczenie zespołu archiwalnego wytworzonego przez osobę (lub osoby) fizyczną. W praktyce włącza się do spuścizny także zbiory archiwalne powstałe z zainteresowań kolekcjonerskich twórcy spuścizny

  • Stempel wpływu

    datownik wraz z nazwą bądź skrótem komórki organizacyjnej, odciśnięty mechanicznie na dokumencie wpływającym

  • Sukcesja bierna

    przejęta przez sukcesora dokumentacja, która obejmuje tylko sprawy zamknięte, już niepotrzebne do jego bieżącej działalności

  • Sukcesja czynna

    dokumentacja spraw niezakończonych przez sukcesodawcę przejęta przez sukcesora, nieodzowna do jego dalszej bieżącej działalności

  • Sumariusz

    zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części sporządzone w układzie chronologicznym, tematycznym lub geograficznym

  • Sygnatura archiwalna

    Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. (więcej…)

  • Symbol klasyfikacyjny

    oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt

  • Symbol kwalifikacyjny

    oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A” dla materiałów archiwalnych oraz „B” i „BE” z dodaniem cyfr arabskich, a także „Bc” dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt

  • System kancelaryjny mieszany

    system kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacji, raz pojedynczych pism w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat i drugi raz w spisie spraw prowadzonym przez referentów

  • System teleinformatyczny

    system, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w celu wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji

  • Teczka spraw (aktowa)

    teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną rzeczowym wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną

  • Twórca zespołu

    jednostka organizacyjna (urząd, instytucja, przedsiębiorstwo, organizacja społeczna) posiadająca określony zakres działania i samodzielność organizacyjną, działająca z reguły w oparciu o właściwe dla siebie normy prawne, lub osoba fizyczna (osoby fizyczne) przejawiająca działalność w określonych dziedzinach życia społecznego

  • Usuwanie danych osobowych

    zniszczenie takich danych lub taka ich modyfikacja, która nie pozwala na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą

  • Wydzielanie materiałów archiwalnych

    wyłączanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych kategorii A celem przekazania ich do archiwum państwowego; wyłączanie z zespołu archiwalnego wybrakowanych materiałów archiwalnych kat. B, których termin przechowywania upłynął, celem przekazania ich na zniszczenie

  • Zespół archiwalny złożony

    zespół o układzie powikłanym w wyniku istnienia w strukturze jego twórcy kilku samodzielnych, zazwyczaj równorzędnych kancelarii

  • Znak akt

    zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt