Systematyzacja jednostek archiwalnych stanowi podstawę porządkowania wszystkich archiwaliów w zbiorze czy zasobie. Takie uporządkowanie i opracowanie zgodnie z przyjętymi normami pozwala na szybkie dotarcie do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest też podstawą do tworzenia spisów i wykazów jednostek w zbiorze. Jednym z elementów podziału jest seria.

Czym jest seria w archiwistyce?

Ogólna definicja serii odnosi się do szeregu przedmiotów, produktów, banknotów czy innych elementów o wielu cechach wspólnych, różniących się drobnym elementem. W przypadku banknotów, może nim być kolejny numer serii. Znaczki pocztowe z tej samej serii łączy wspólna tematyka grafiki, a serię koszulek polo – identyczny wzór oraz produkcja w tym samym czasie, w jednym cyklu technologicznym.

Wszystkie wymienione cechy mają też odniesienie do serii jednostek archiwalnych, zgromadzonych w zbiorze lub zespole. Są one:

• usystematyzowane i uporządkowane,
• wspólne pod względem tematycznym,
• połączone konkretnymi związkami – np. pochodzeniem, sposobem wykorzystania, formą czy sposobem zgromadzenia.

Poszczególne jednostki w serii tworzą spójny ciąg. Natomiast serie w zbiorze czy zespole są tworzone po dokonaniu analizy dokumentów i określeniu wyraźnych analogii, możliwych do jednoznacznego zdefiniowania. Przypisywanie do nich archiwaliów może też odbywać się na podstawie kryterium, jakim jest konkretna komórka organizacyjna w firmie – dział, wydział, referat itp. Warto też dodać, że serie mogą być tworzone wieloetapowo, jako jednostki strukturalne pierwszego, drugiego i kolejnych rzędów. Serię najniższego stopnia zazwyczaj nazywa się klasą archiwalną.