Digitalizowanie dokumentów – co warto wiedzieć

Digitalizacja dokumentów, czyli tak zwana cyfryzacja, polega na wprowadzaniu dokumentów istniejących w formie papierowej do systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskuje się elektroniczną wersję dokumentów tradycyjnych, co jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Czym jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizowanie dokumentów nie jest tożsame z ich archiwizacją, która z kolei jest obowiązkowa zależnie od kategorii oraz rodzaju dokumentów. Przekształcanie analogowych dokumentów w elektroniczne odpowiedniki ma sporo zalet. Nawet jeśli dokumenty przechowuje się w tradycyjny sposób, posiadanie cyfrowej kopii przynosi wiele dodatkowych korzyści.

Po co digitalizować dokumenty?

Profesjonalne i bezpieczne przechowywanie dokumentów wymaga dodatkowego miejsca, czyli większej powierzchni. Wiąże się też z większą ilością pracy. Zdigitalizowane dokumenty znajdujące się w systemie informatycznym danej firmy, mogą być obsługiwane i przetwarzane przez programy komputerowe, co odciąża pracowników i znacznie eliminuje ewentualne pomyłki. Dzięki digitalizacji również wszyscy w firmie mają łatwy i szybki dostęp do dokumentów.

Proces digitalizacji dokumentów poprawia ich obieg w firmie, znacznie upraszcza pracownikom realizację obowiązków i przyczynia się do zmniejszania kosztów pracy oraz nakładów na tradycyjne przechowywanie papierów. Łatwy i szybki dostęp do potrzebnych danych czy informacji, bez przeglądania setek papierków, to duża zaleta digitalizacji, oszczędność czasu i środków finansowych. Można wykonać dużo więcej pracy w takim samym czasie, jest ona również znacznie usprawniona, a dokumenty można dużo lepiej i w szerszym zakresie analizować dzięki programom komputerowym.

Digitalizowanie dokumentów umożliwia również ich uporządkowanie i umieszczenie w odpowiednim miejscu, zgodnie z metodami i kryteriami obowiązującymi w danej firmie. Cyfryzacja sprawia również, że pracownicy mają dostęp do dokumentów wszędzie tam gdzie są oraz chroni je przed zgubieniem lub zniszczeniem. Jej zaletą jest również znaczna oszczędność miejsca w biurze, w którym nie trzeba już wyodrębniać specjalnego miejsca na dokumenty.

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Cyfryzacja każdego roku ewoluuje, coraz więcej ludzi oraz firm zaczyna z niej korzystać. Jak digitalizować dokumenty firmowe? Potrzebne jest dobre narzędzie do skanowania, należy też wybrać odpowiedni system bądź program do obróbki, przetwarzania i przechowywania dokumentów. Najlepiej skorzystać z usług profesjonalnej firmy zajmującej się digitalizacją dokumentów, która doradzi w wyborze odpowiednich rozwiązań oraz sprawnie i fachowo przeprowadzi cały proces z zachowaniem poufności.

Takie firmy mają profesjonalne urządzenia do skanowania masowego, co zapewnia szybką realizację oraz najwyższą jakość. Technologie i procedury są dobrze dopracowane, a oprogramowanie może być całkowicie dostosowane do indywidualnych potrzeb firm zlecających digitalizację dokumentów.

Jak digitalizować dokumenty firmowe? Przy digitalizacji ważna jest właściwa forma zachowania dokumentów oraz procedury. Profesjonalna firma digitalizacyjna z pewnością o to zadba, jak również o rozwiązania dotyczące właściwej kategoryzacji. Ze względu na ochronę danych osobowych należy też wiedzieć, które tradycyjne materiały można przechować w wersji cyfrowej.

Digitalizacja dokumentów – co warto wiedzieć

W dzisiejszych czasach ilość danych i dokumentów firmowych stale wzrasta. Zdarzają się sytuacje, gdy potrzebny jest szybki wgląd do dokumentów czy informacji, nawet jeśli pracownik akurat nie jest w biurze. Firmy nie chcą pozwolić sobie na jakiekolwiek niedociągnięcia w obsłudze czy kontakcie z klientami. Jest to ważne, ponieważ w większości branż panuje ogromna konkurencja. Do dokumentów zdigitalizowanych można mieć szybki dostęp nawet na urządzeniach mobilnych, co ułatwia kontakt zarówno między pracownikami, jak też z klientami czy kontrahentami. Może to wpływać na poprawę wizerunku firmy, lepszy sposób działania oraz jej szybszy rozwój.

Digitalizacja i archiwizacja

Dlatego digitalizacja dokumentów, ale również tworzenie archiwum elektronicznych dokumentów, jest nowoczesnym i sprawnym rozwiązaniem dla profesjonalnych firm. Dzięki temu tradycyjną formę przechowywania koniecznych dokumentów w wersji papierowej można zlecić zewnętrznej firmie, która się w tym specjalizuje. Jest to duża oszczędność miejsca w biurach, a digitalizowanie dokumentów nie wymagających archiwizacji pozwala z kolei na zmniejszenie kosztów zakupu materiałów biurowych.

Przy tworzeniu elektronicznych archiwów dokumentów ich digitalizacja jest niezbędna. Korzyścią jest możliwość uporządkowania dokumentów, danych i informacji zgodnie z dowolnymi kryteriami. Są one również dobrze chronione, gdyż dostęp do nich mogą mieć tylko upoważnione osoby.

Archiwizacja, digitalizacja i niszczenie dokumentów powinny być wykonane fachowo, dlatego najlepiej zlecić je profesjonalnej firmie.

Proces digitalizacji dokumentów – jakie są jego zalety?

Kolejnym aspektem, na którym niewątpliwie powinniśmy zwrócić naszą uwagę jest to, jakie zalety tak właściwie niesie za sobą digitalizacja dokumentów, a trzeba uczciwie zauważyć, że tych zalet jest naprawdę sporo. Po pierwsze przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej orz elektroniczny obieg dokumentów, a także proces digitalizacji archiwum pozwalają na zaoszczędzenie przestrzeni biurowej. Innymi słowy przedsiębiorstwo nie jest zmuszone do przystosowania danego pomieszczenia na przechowywalnie dokumentów w firmie. Ponadto technologia pozwala zorganizować digitalizację dokumentów według schematów i kryteriów indywidualnie wybranych przez dany zakład pracy etc. Innymi słowy proces wyszukiwania potrzebnych papierów jest znacznie mniej czasochłonny i nie odciąga pracowników od codziennej pracy. Kolejną zaletą nowych technologii jest to, że cyfrowe archiwum zasadniczo pozwala na jego modyfikacje czy przeglądanie zasadniczo o każdej porze dnia i nocy z każdego miejsca na Ziemi. Ponadto warto zauważyć, że przedsiębiorcy którzy zdecydowali się na nowoczesne rozwiązania informatyczne w formie digitalizacji dokumentów w znacznie bardziej efektywny sposób wykorzystują je w swojej firmie. Innymi słowy dzięki digitalizacji doszło do znacznego przyśpieszenia pracy. Wiele badań zwraca uwagę również na to, że digitalizacja dokumentów w bezpośredni sposób wpływa na redukcję kosztów pracy. Chociażby dlatego, że cyfryzacja dokumentów niweluje chociażby koszty papieru etc. które są ściśle powiązane z dokumentami, które zapisane są w tradycyjnej formie. Należy również zauważyć, że dokumenty przechowywane w formie elektronicznej są znacznie mniej narażone na zniszczenie niż ich papierowe odpowiedniki. Jak widać zalety digitalizacji dokumentów są niezwykle liczne. Trudno więc się dziwić, że digitalizacja dokumentów zyskuje na popularności wśród wielu firm zarówno w Polsce jak i na świecie i ty również powinieneś wykorzystać ją w twojej firmie. Dzięki digitalizacji dokumentów zyskujesz naprawdę wiele: szybszy obieg dokumentów, dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca na Ziemi, łatwy dostęp do dokumentów, możliwość przejścia na pracę zdalną, uporządkowanie danych i ich proste przechowywanie w pamięci komputera. Są to zalety digitalizacji dokumentów obok których nie sposób przejść obojętnie.

Optical Character Recognition (OCR) – nowoczesne rozwiązania informatyczne w procesie digitalizacji dokumentów

Kolejnym ciekawym elementem, na który należy zwrócić uwagę w niniejszym artykule o digitalizacji dokumentów jest technologia OCR czyli Optical Character Recognition, co tłumaczy się na optyczne rozpoznawanie znaków. Co to jednak oznacza w praktyce? OCR pozwala na konwersję zeskanowanych obrazów dokumentów w edytowalny tekst, z którego można korzystać tak jak z pliku od początku stworzonego digitalowo. Podsumowując, dokumenty są nie tylko dostępne w wersji elektronicznej, ale również system ten pozwala na bardzo szybkie wyszukanie potrzebnych informacji. Warto również zauważyć, że OCR pozwala na przesyłanie danych do systemów usprawniając w ten sposób Elektroniczny obieg dokumentów.

Digitalizacja dokumentów a bezpieczeństwo danych zapisanych w wersji cyfrowej

Warto zauważyć, że jedną z najważniejszych zalet digitalizacji dokumentów jest jej niebagatelny wpływ na bezpieczeństwo wrażliwych danych. Bezpieczeństwo danych w formie elektronicznej należy rozważać w dwóch aspektach. Po pierwsze dokumenty w formie cyfrowej są znacznie mniej narażone na zalanie bądź pożar archiwum w porównaniu do papierowych odpowiedników. Po drugie digitalizacja zmniejsza ryzyko wycieku danych. Oczywiście mogą się podnieść głosy, że do komputerów można się włamać, bądź mogą one być zainfekowane przez wirusy. Rzeczywiście jest to prawda, nie mniej jednak odpowiednio zabezpieczony sprzęt komputerowy zapewni należyte bezpieczeństwo zapisanych danych.

Implementacja digitalizacji dokumentów w firmie

Sama implementacja digitalizacji dokumentów w przedsiębiorstwie nie jest tak trudna jak mogłoby się wydawać. Zanim jednak zdecydujemy się na wdrożenie digitalizacji dokumentów w firmie, to musimy najpierw zdecydować czy digitalizujemy wszystkie dokumenty czy jedynie konkretne obszary. Najważniejszym elementem w całym procesie jest implementacja odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli nie tylko na skanowanie dokumentów papierowych, ale również na katalogowanie, wyszukiwanie i udostępnianie potrzebnych informacji.

Podsumowując digitalizacja dokumentacji jest w współczesnym biznesie, nie tyle nowoczesnym rozwiązaniem co koniecznością z której korzystać musi każde przedsiębiorstwo, które chce usprawnić procesy związane z obiegiem i archiwizacją dokumentów.

Zasadniczo są to wszystkie informacje, które chcieliśmy przekazać w tym artykule związanym z archiwizacją i digitalizacją dokumentacji. Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania to zapraszamy serdecznie do kontaktu z nami. Z przyjemnością udzielimy odpowiedzi na wszystkie nurtujące kwestie.