Wiele danych przechowywanych przez przedsiębiorstwa i organizacje, kiedy ich gromadzenie przestaje być konieczne, wymaga profesjonalnego niszczenia, którą to kwestie reguluje polskie prawo. Obecnie chodzi przede wszystkim o dane osobowe, których ochrona jakiś czas temu została wzmocniona ze względu na wejście w życie RODO.

Tworzenie dokumentacji jest stałym elementem działalności każdej firmy, instytucji, placówki czy organizacji. Często tworzą je również osoby prywatne, zwłaszcza te kolekcjonujące pamiątki rodowe. Zgromadzone zasoby o wysokiej wartości historycznej są przechowywane w celu ich udostępniania zainteresowanym osobom.

Instrukcje postępowania z dokumentacją dotyczącą organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych oraz niektórych jednostek samorządu terytorialnego. Obejmują one normatywy kancelaryjno-archiwalne, na które składają się trzy części. W oparciu o te instrukcje działają archiwa państwowe. Co dokładnie obejmują normatywy kancelaryjne i archiwalne?

Robotyzacja procesów obejmuje coraz szersze gałęzie biznesu. Do tego rozwiązania przekonują się także kolejne instytucje. Obecnie Robotic Process Automation mocno rozwija się w dziedzinie archiwizacji, gdzie dostrzeżono korzyści wynikające z robotyzacji procesów. Czynności dokonywane dotychczas przez ludzi stają się udziałem pracujących bezbłędnie, nieomylnych i niezawodnych algorytmów.

Dokumenty są nieodłącznym elementem prowadzenia jakiejkolwiek działalności. Nawet małe przedsiębiorstwa na bieżąco generują sporo ważnych pism, które muszą być odpowiednio porządkowane, przechowywane, a także udostępniane uprawnionym osobom. Od odpowiedniej organizacji zależy codzienne funkcjonowanie oraz dobro instytucji. Wyjaśniamy, jak wygląda w praktyce zarządzanie dokumentacją!

Digitalizacja dokumentów, czyli tak zwana cyfryzacja, polega na wprowadzaniu dokumentów istniejących w formie papierowej do systemu komputerowego. Dzięki temu uzyskuje się elektroniczną wersję dokumentów tradycyjnych, co jest znacznym ułatwieniem w każdej pracy, firmie czy instytucji. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Firmowe materiały zapisane w formie papierowej lub elektromagnetycznej znajdują się w permanentnym obiegu pomiędzy poszczególnymi sektorami przedsiębiorstwa. Nieodzownym elementem tego cyklu jest konieczność utylizacji niepotrzebnych danych. Warto jednak pamiętać, że bezpieczne niszczenie materiałów regulowane jest odpowiednimi przepisami.