Elektroniczny obieg dokumentów

Firmy i instytucje coraz częściej decydują się na elektroniczny obieg dokumentów. Według prawa obowiązującego w Polsce wiele rodzajów dokumentacji nie musi mieć formy papierowej, a wystarczą ich elektroniczne odpowiedniki. Takie podejście niesie za sobą szereg korzyści, a oszczędzanie papieru i troska o ekologię to tylko jedna z nich. Jak wygląda kwestia elektronicznego obiegu dokumentów według polskiego prawa? Co zyskujemy korzystając z dokumentów w formie elektronicznej?

Utylizacja dokumentów

Przedsiębiorstwa i instytucje to miejsca, przez które każdego dnia przewija się niezliczona ilość dokumentów. W przypadku bardziej rozbudowanych placówek, o szeroko zakrojonej działalności, konieczne jest wdrożenie odpowiedniego systemu dotyczącego zarządzania dokumentami z uwzględnieniem ochrony danych wrażliwych, których ochrona jest to coraz bardziej istotne. Zasadna jest więc m.in. uważna utylizacja dokumentów, zapobiegająca wyciekom informacji.

Dostęp do dokumentów w firmie

Kontrola dostępu do dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe jest bardzo istotna. W świetle przepisów RODO należy zwracać szczególną uwagę na to, kto uzyskuje dostęp do danych osobowych oraz w jakich okolicznościach się to odbywa. Dostęp do danych osobowych otwarty jest jedynie dla pracowników przetwarzających dane osobowe w imieniu podmiotu gospodarczego, osoby uprawnione do kontroli bezpieczeństwa danych osobowych oraz dla osób mających stosowne pełnomocnictwa wydane przez administratorów danych osobowych.

Przechowywanie dokumentów papierowych w firmie

Doskonale są znane liczne sposoby przechowywania dokumentacji papierowej. Często spotkać się wciąż można z nieuszanowaniem danych osobowych oraz niedbałym zachowywaniem się w trakcie ich przetwarzania lub przechowywania. Jednym z najpoważniejszych uchybień w przetwarzaniu danych osobowych jest bez wątpienia nieprawidłowe składowanie i niszczenie dokumentów. Przyjrzymy się zatem praktykom pozwalającym na skuteczne zabezpieczenie dokumentacji przed dostępem osób trzecich lub ich utratą.

Ochrona danych osobowych w obrocie dokumentów RODO

Rozporządzanie o Ochronie Danych Osobowych Unii Europejskiej, które weszło w życie 25 maja 2018 roku nakłada na administratorów i podmioty przetwarzające dane osobowe dodatkowe obowiązki. Mają one na celu zagwarantowanie pełnego bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz udzielać właścicielom danych osobowych specjalnych praw, między innymi tak zwanego prawa do zapomnienia. Przyjrzymy się zatem, jak realizowana powinna być ochrona danych osobowych w oparciu o RODO, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji papierowej.

Dokumenty księgowe

Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Obowiązujące zasady i terminy reguluje ustawa o rachunkowości. Osobne prawo reguluje natomiast sposób i okres przechowywania pozostałych dokumentów, między innymi pracowniczych. Niewiedza nie usprawiedliwi przedsiębiorcy, dlatego lepiej zapoznać się ze szczegółami ustawy.

przechowywanie dokumentów

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą musisz zdawać sobie sprawę, jak bardzo ważne jest przechowywanie dokumentów twojej firmy. Większość dokumentów księgowych należy przechowywać przez okres pięciu lat począwszy od końca roku, w którym podatek został faktycznie zapłacony. Jednak przepis ten nie obowiązuje w przypadku całej firmowej dokumentacji. Dziś przedstawiamy siedem kategorii dokumentów, które jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany przechowywać.