Przechowywanie dokumentów księgowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Obowiązujące zasady i terminy reguluje ustawa o rachunkowości. Osobne prawo reguluje natomiast sposób i okres przechowywania pozostałych dokumentów, między innymi pracowniczych. Niewiedza nie usprawiedliwi przedsiębiorcy, dlatego lepiej zapoznać się ze szczegółami ustawy. Wyjaśniamy, jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów księgowych!

Wiele danych przechowywanych przez przedsiębiorstwa i organizacje, kiedy ich gromadzenie przestaje być konieczne, wymaga profesjonalnego niszczenia, którą to kwestie reguluje polskie prawo. Obecnie chodzi przede wszystkim o dane osobowe, których ochrona jakiś czas temu została wzmocniona ze względu na wejście w życie RODO.

Instrukcje postępowania z dokumentacją dotyczącą organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych oraz niektórych jednostek samorządu terytorialnego. Obejmują one normatywy kancelaryjno-archiwalne, na które składają się trzy części. W oparciu o te instrukcje działają archiwa państwowe. Co dokładnie obejmują normatywy kancelaryjne i archiwalne?

Robotyzacja procesów obejmuje coraz szersze gałęzie biznesu. Do tego rozwiązania przekonują się także kolejne instytucje. Obecnie Robotic Process Automation mocno rozwija się w dziedzinie archiwizacji, gdzie dostrzeżono korzyści wynikające z robotyzacji procesów. Czynności dokonywane dotychczas przez ludzi stają się udziałem pracujących bezbłędnie, nieomylnych i niezawodnych algorytmów.

Firmowe materiały zapisane w formie papierowej lub elektromagnetycznej znajdują się w permanentnym obiegu pomiędzy poszczególnymi sektorami przedsiębiorstwa. Nieodzownym elementem tego cyklu jest konieczność utylizacji niepotrzebnych danych. Warto jednak pamiętać, że bezpieczne niszczenie materiałów regulowane jest odpowiednimi przepisami.

Tajne informacje służbowe zapisywane są w formie elektromagnetycznej oraz papierowej. Przepisy prawne regulują nie tylko proces ich przechowywania, ale i niszczenia. Warto wiedzieć, w jaki sposób należy likwidować poufne materiały.

Współczesne przedsiębiorstwa oraz instytucje, mimo coraz szerszej informatyzacji wciąż opierają swoją działalność na dokumentach papierowych, co jest w dużej mierze efektem rosnącej liczby przepisów i wymogów prawnych. Wiele z tych dokumentów ma charakter tymczasowy i po spełnieniu swojej funkcji mogą zostać zniszczone. Nazywamy je dokumentacją niearchiwalną. Inne wymagają profesjonalnego zarchiwizowania na wynikający z prawa okres lub wieczyście. Tego typu dokumenty stanowią dokumentację archiwalną.