Doskonale są znane liczne sposoby na przechowywanie dokumentów papierowych. Często spotkać się wciąż można z nieuszanowaniem danych osobowych oraz niedbałym zachowywaniem się w trakcie ich przetwarzania lub przechowywania. Jednym z najpoważniejszych uchybień w przetwarzaniu danych osobowych jest bez wątpienia nieprawidłowe składowanie i niszczenie dokumentów. Przyjrzymy się zatem praktykom pozwalającym na skuteczne zabezpieczenie dokumentacji przed dostępem osób trzecich lub ich utratą.

Przepisy Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych wydane przez Unię Europejską w dniu 25 maja 2018 roku nakładają szczególne wymagania na osoby przetwarzające lub administrujące danymi osobowymi. Na łańcuch przetwarzania danych osobowych składa się wiele czynności – jedną z nich jest rzecz jasna przechowywanie danych – niezwykle często z zachowaniem formy papierowej. Przyjrzyjmy się więc dokładnie, jak wyglądają kwestie zgodnego z RODO i właściwego przechowywania dokumentacji papierowej.

Podstawowe zasady bezpiecznego obchodzenia się z dokumentami

Dane osobowe są szczególnym zasobem, który wymaga ochrony. Niezwykle powszechne jest utrwalanie ich, a więc i przetwarzanie w formie papierowej. Jest to w chwili obecnej archaiczna metoda przechowywania danych osobowych, co jednak nie ma specjalnego znaczenia w kontekście kryteriów zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych. Punkty krytyczne w łańcuchu przetwarzania danych osobowych w przedsiębiorstwach zachowanych w formie papierowej często są obiektem strukturalnych analiz ryzyka. Do czasu RODO analizą ryzyka w zarządzaniu danymi osobowymi zajmowały się jedynie podmioty administracji publicznej. W chwili obecnej ten obowiązek zaczyna dotyczyć praktycznie wszystkich podmiotów gospodarczych zajmujących się administracją oraz przetwarzaniem danych osobowych. Właściwe podejście do tego zagadnienia wymaga wdrożenia kompleksowej archiwizacji dokumentów, która uwzględnia zarówno wymogi RODO, jak i zasady bezpiecznego przechowywania dokumentacji papierowej.

Punkty krytyczne w przechowywaniu dokumentacji papierowej

Analiza ryzyka precyzyjnie nam określa, jakie są punkty krytyczne w łańcuchu przetwarzania informacji w formie papierowej. Szczególnie dużo uwagi trzeba na pewno zwrócić na sposób składowania dokumentacji, miejsce przetwarzania informacji oraz dostęp poszczególnych osób do dokumentacji papierowej. Zgodnie z RODO pomieszczenia, w których przechowywane są dane osobowe powinny być zamknięte, a dostęp do nich ograniczony. Osoby postronne np. personel sprzątający powinien mieć prawo do wejścia do pomieszczenia jedynie w obecności osoby uprawnionej do przetwarzania danych osobowych i mającej narzędzia do ochrony integralności i poufności wszelkich informacji w formie papierowej. Dokumenty przechowywane powinny być w zamykanych szafach, a sposób oznaczeń szuflad nie powinien pozwalać na łatwą identyfikację potencjalnych zbiorów danych przez osoby postronne. W firmach produkcyjnych, handlowych i logistycznych szczególnego znaczenia nabiera archiwizacja dokumentów magazynowych dla firm, ponieważ dokumenty przyjęć, wydań, przesunięć magazynowych czy protokoły mogą zawierać informacje wymagające uporządkowanego i bezpiecznego przechowywania.

Podobnie tyczy się to również kodowania teczek z informacjami, które nie powinno bezpośrednio wskazywać na zawartość – szczególnie gdy znajdują się tam dane osobowe.

Jak widać, kwestie związane z przechowywaniem dokumentacji są bardzo skomplikowane. Niesamowicie ważne jest zapoznanie się dokładnie z przepisami RODO i wdrażanie zaleceń zgodnie z najlepszą praktyką oraz analizując indywidualne ryzyko dla bezpieczeństwa danych osobowych w obrębie danego podmiotu.