Symbol kwalifikacyjny

Dokumenty gromadzone w lokalnych archiwach zakładowych, należących do organizacji czy instytucji, mają różną wartość historyczną, społeczną, kulturalną itp. Jedne z nich są znaczące tylko w krótkim czasie i tylko dla danego aktotwórcy. Inne mają wartość ogólnonarodową i wymagają zabezpieczenia oraz przechowywania w czasie nieograniczonym. Do rozróżniania tych typów dokumentów stosuje się symbol kwalifikacyjny, który wraz z symbolem klasyfikacyjnym tworzy unikalny kod dla danej jednostki archiwalnej.

Jaką formę ma symbol kwalifikacyjny?

Symbol kwalifikacyjny jest literą – jedną w przypadku oznaczania głównych kategorii lub dwiema, gdy w ramach kategorii trzeba wyznaczyć podkategorie. Ogólny podział wszystkich dokumentów składowanych w archiwach wyróżnia dwa rodzaje materiałów:

  • A – tą literą oznacza się materiały archiwalne, czyli takie, które mają wartość historyczną nie tylko dla samego aktotwórcy, ale również dla społeczeństwa. Są one przechowywane w zbiorach Centralnego Archiwum Państwowego przez czas nieograniczony czy też do chwili, w której utracą wartość lub zostaną zniszczone,
  • B – tą literą oznacza się materiały niearchiwalne, czyli takie, które mają wartość wyłącznie dla aktotwórcy, a po określonym czasie przechowywania są brakowane. Do materiałów niearchiwalnych zaliczają się między innymi dokumenty kadrowo-płacowe oraz protokoły egzaminacyjne.

Kwalifikacja materiałów niearchiwalnych

Materiały niearchiwalne stanowią szeroką grupę akt, które mają różną wartość dla aktotwórcy. Jedne są potrzebne w czasie wskazanym przepisami. Inne są wartościowe, np. tylko w okresie wykorzystywania danej technologii czy produkcji konkretnego wyrobu. Aby usprawnić rozróżnianie tych grup dokumentów, symbol kwalifikacyjny rozszerza się o dodatkowe litery i cyfry:

  • B + cyfra arabska – oznacza materiały archiwalne oraz czas ich obowiązkowego przechowywania. Np. B30 oznacza, że dokument może być brakowany po 30 latach,
  • BE + cyfra arabska – oznacza dokument, który po upływie wskazanego cyfrą okresu, musi zostać poddany ekspertyzie. Dokonuje się jej na wniosek danej jednostki organizacyjnej,
  • Bc – oznacza akta o krótkim terminie ważności. Są to tzw. akta manipulacyjne, które mogą być zniszczone po wykorzystaniu.

Symbol kwalifikacyjny zwykle występuje z symbolem klasyfikacyjnym, tworząc zespół liter i cyfr o przykładowym układzie: BE10 1203. Wskazuje on na dokument niearchiwalny, który po 10 latach powinien zostać poddany ocenie pod kątem jego wartości archiwalnej i jest zaklasyfikowany do 3 klasy czwartego poziomu.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.