Aktotwórca

W archiwistyce bardzo popularnym i często spotykanym pojęciem jest aktotwórca. Definicja tego pojęcia jest bardzo prosta. Czym zajmuje się aktotwórca i jak inaczej możemy go nazwać? jakie podmioty i osoby mogą być w świetle prawa aktotwórcami?

Kim jest aktotwórca?

Definicja pojęcia aktotwórca nie jest zbyt skomplikowana. W najprostszym ujęciu aktotwórca to po prostu podmiot, instytucja lub osoba zajmująca się tworzeniem akt. Inaczej instytucje lub osobę, która pełni tę rolę nazywamy twórcą zespołu. Definicji nie należy traktować dosłownie. Nie odpowiada ona bowiem za to, kto fizycznie zajmuje się tworzenie dokumentów, z których składają się akta, lecz kto jest aktotwórcą formalnie w świetle obowiązującego prawa lub przyjętych zasad. Takie podejście ma dość istotne znaczenie ze względu na fakt, że obecnie akta, a zwłaszcza prowadzenie archiwów, należą do zadań wykonywanych przez wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Jednak nawet, jeśli dokumenty znajdują się w archiwum zewnętrznym, w firmie odpowiadającej za ich przechowywanie, albo na przykład digitalizację, aktotwórcą wciąż pozostaje podmiot odpowiedzialny za określone akta.

Kto może być aktotwórcą?

Tak naprawdę, aktotwórcą może być każda osoba lub podmiot prawny, która zajmuje się tworzeniem akt. Zatem aktotwórca to między innymi urząd, przedsiębiorstwo, instytucja, organizacja, a nawet osoba fizyczna, której zadaniem było stworzenie określonych akt. Jak proces ten wygląda w praktyce? Dobrym tego przykładem są między innymi akta personalne, do których wytwarzania i przechowywania zobowiązana jest każda firma lub instytucja będąca pracodawcą. W świetle prawa każdy z pracowników musi mieć indywidualny zbiór akt personalnych, zawierających wszystkie istotne informacje związane z trwającym lub nawet zakończonym już stosunkiem pracy. Wówczas aktotwórca to podmiot będący pracodawcą, nawet w sytuacji, w której za prowadzenie kadr i polityki związanej z zarządzaniem zasobami ludzkimi odpowiada firma zewnętrzna, co jest zresztą dość popularnym rozwiązaniem w małych i średnich przedsiębiorstwach. Aktotwórcami są oczywiście wszystkie urzędy wytwarzające dokumenty związane z konkretnymi sprawami, które następnie łączą się w akta. Jeśli zaś chodzi o akta sądowe, aktotwórcą są oczywiście sądy. Każdy rodzaj akt z natury rzeczy jest wytwarzany przez konkretnych aktotwórców, czyli twórców zespołu. Nawet, jeśli akta trafią do zewnętrznego archiwum, albo ulegną digitalizacji, status aktotwórcy się nie zmienia.

Jakie zadania wykonuje aktotwórca w świetle prawa?

Rolę aktotwórcy można także wyjaśnić, rozszerzając definicję o pozostałe obowiązki i zadania. Aktotwórca w rzeczywistości nie jest bowiem odpowiedzialny jedynie za tworzenie akt, ale również kompleksową działalność z nimi związaną. Do jego zadań należy więc także gromadzenie akt oraz ich archiwizowanie, nawet jeśli zajmuje się tym wyspecjalizowana firma zewnętrzna. W świetle prawa za dokumenty tworzące akta, ich prawidłowość i bezpieczeństwo, wciąż odpowiedzialny pozostaje aktotwórca.

WP Glossary Term Usage

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.