Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

To procedura polegająca na ocenianiu przydatności poszczególnych materiałów i akt. Te, które zostaną uznane za nieprzydatne i nieaktualne mogą zostać zniszczone, czyli przekazane na makulaturę. Mówimy wówczas o brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, która odbywa się na wniosek kierownika jednostki (dwa wnioski są składane, gdy mamy do czynienia z dokumentacją własną i odziedziczoną). Zgodę na realizację musi wydać dyrektor właściwej jednostki archiwum państwowego.

Procedury dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Obowiązujące procedury ściśle regulują zakres informacji, które powinny znaleźć się w rzeczonym wniosku. To m.in. nazwa organu wnioskującego, powód postępowania, dokładne określenie, jakich dokumentów ma dotyczyć brakowanie (zakres dat, rodzaj i rozmiar dokumentacji), dane na temat tego, kiedy upływa ustawowy termin jej przechowywania.

Wraz z wnioskiem do właściwej jednostki przekazywany jest spis dokumentacji niearchiwalnej. Aby cała procedura dotycząca brakowania dokumentów ruszyła, potrzebne jest zgromadzenie potrzebnych wniosków i poprawne ich wypełnienie. W przeciwnym razie nie będą one rozpatrywane.

Szczegółowe informacje na temat procedury brakowania – jej kwalifikowania, oceniania przydatności, samego przebiegu niszczenia regulują obowiązujące w Polsce przepisy. Zastosowanie mają art. 5 ust. 1, 1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej ustawą archiwalną (Dz. U. Nr z 2019 r. poz. 553), a także § 9-12 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019 poz 246).