Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

To procedura polegająca na ocenianiu przydatności poszczególnych materiałów i akt. Te, które zostaną uznane za nieprzydatne i nieaktualne mogą zostać zniszczone, czyli przekazane na makulaturę. Mówimy wówczas o brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, która odbywa się na wniosek kierownika jednostki (dwa wnioski są składane, gdy mamy do czynienia z dokumentacją własną i odziedziczoną). Zgodę na realizację musi wydać dyrektor właściwej jednostki archiwum państwowego.

Procedury dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Obowiązujące procedury ściśle regulują zakres informacji, które powinny znaleźć się w rzeczonym wniosku. To m.in. nazwa organu wnioskującego, powód postępowania, dokładne określenie, jakich dokumentów ma dotyczyć brakowanie (zakres dat, rodzaj i rozmiar dokumentacji), dane na temat tego, kiedy upływa ustawowy termin jej przechowywania.

Wraz z wnioskiem do właściwej jednostki przekazywany jest spis dokumentacji niearchiwalnej. Aby cała procedura dotycząca brakowania dokumentów ruszyła, potrzebne jest zgromadzenie potrzebnych wniosków i poprawne ich wypełnienie. W przeciwnym razie nie będą one rozpatrywane.

Szczegółowe informacje na temat procedury brakowania – jej kwalifikowania, oceniania przydatności, samego przebiegu niszczenia regulują obowiązujące w Polsce przepisy. Zastosowanie mają art. 5 ust. 1, 1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej ustawą archiwalną (Dz. U. Nr z 2019 r. poz. 553), a także § 9-12 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019 poz 246).

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.