Jednostka archiwalna

Jednostką archiwalną nazywamy pewną grupę materiałów archiwalnych. Mianem tym określa się także jednostkowy materiał archiwalny – plakaty, pieczęcie, zdjęcia, filmy czy mapy.

Rodzaje jednostek archiwalnych

Jednostką archiwalną możemy nazwać:

  • poszyt, czyli akta połączone ze sobą i oprawione w półsztywną okładkę,
  • księgę, to znaczy dokumenty zszyte i włożone w twardą oprawę,
  • dokumentację audiowizualną, do której zaliczają się wszelkiego rodzaju filmy, a także zdjęcia i obrazy,
  • dokumentację dźwiękową – nagrania dźwięku na różnego rodzaju nośnikach, w tym płytach i taśmach.

Opracowanie zbiorów

Wszystkie materiały archiwalne powinny być odpowiednio opracowane. To proces polegający głównie na zebraniu i segregacji dokumentów. Zasób archiwalny składa się z zespołu archiwalnego, a ten z kolei z poszczególnych jednostek. Każda jednostka archiwalna jest wpisana do ewidencji i specjalnych rejestrów, dzięki czemu później bez trudu można odnaleźć dokumenty. Pomaga to nie tylko w zarządzaniu, ale także zabezpieczeniu zasobu.

W sytuacjach, w których z jakiegoś powodu nie można odnaleźć danej jednostki archiwalnej konieczne będzie  wykonanie tak zwanego skontrum. Jest to dokładna ewidencja stanu faktycznego archiwizowanej dokumentacji. W tym celu porównuje się jednostki archiwalne z zapisem w inwentarzu.

Prawidłowy opis

Każda jednostka archiwalna jest opisywana. W tym celu wykorzystuje się sygnaturę czyli numer, który jest wyznaczany cyframi arabskimi. Nie znajdziemy tam innych oznaczeń. Co ważne, sygnatury nie można zmieniać – raz nadana zostaje przypisana do danego dokumentu na stałe. Specjalny numer jest też nadawany dokumentom elektronicznym. W przypadku gdy z jakichś powodów dane treści zostaną usunięte z archiwum, ich sygnatura nie może zostać ponownie użyta.

Oprócz sygnatury dokumentacji nadawany jest także tytuł. Powinien on być zwięzły, najlepiej by odzwierciedlał treść jednostki archiwalnej. Jeśli mamy do czynienia z kilkoma częściami danego dokumentu, tytuł powinien zostać taki sam, a dodatkowo powinien się przy nim znaleźć numer kolejnego tomu. Nie można także zapominać o rozwinięciu wszystkich skrótów, pełną nazwę trzeba zawrzeć w nawiasie kwadratowym.

Kolejnymi elementami niezbędnymi przy opisywaniu jednostki archiwalnej są daty skrajne (najwcześniejszy i najpóźniejszy dokument będący częścią jednostki archiwalnej), a także język w jakim treści zostały napisane. Hasłowo opisana powinna zostać treść oraz forma zewnętrzna i wewnętrzna. Forma wewnętrzna to na przykład: wydruk lub rękopis, z kolei zewnętrzna – poszyt bądź księga.

W opisie podawany jest także format (na przykład kartka A4, czy plik mp3), znak kancelaryjny, sygnatura dawna, stan fizyczny (określony zwięźle jako dobry, dostateczny itd.), dane dotyczące możliwości udostępniania dokumentu – tu możliwości są trzy: tak, nie lub po spełnieniu określonych warunków. W razie uwag, osoba zajmująca się archiwizacją dokumentu również powinna zamieścić je w napisie. Pod hasłem „uwagi” kryją się wszystkie elementy niepasujące do wyżej opisanych.

Artur

This information box about the author only appears if the author has biographical information. Otherwise there is not author box shown. Follow YOOtheme on Twitter or read the blog.